슈파카센 금융 그룹의 일원인SV SparkasseVersicherung(독일 슈파카세 보험사, 이하 SV)은 독일에서 가장 큰 보험사 중 하나입니다. SV에는 바덴-뷔르템베르크, 헤센, 튀링겐, 그리고 라인란트-팔츠 일부 지역의 슈파카센 보험 상품들이 모아져 있으며, 약 2천만 명의 사람들이 이 서비스에 속해 있습니다. 현대적인 지역 보험사로서 자리매김한 SV의 특별한 초점은 건물 보험 분야에 있습니다. 이 회사는 바덴-뷔르템베르크주와 헤센주에서 모든 주택의 두 세 세대 이상을 보험에 가입시키고 있습니다.

과거에는 자동화된 아카이빙이 존재하지 않았습니다

SV 그룹은 슈투트가르트 본사를 비롯하여 에르푸르트, 카를스루에, 카셀, 만하임, 비스바덴의 지사 및 약 400개의 자체 영업점에서 현장 및 외부 영업을 통해 활동하는 약 5,000명의 직원을 고용하고 있습니다. 점점 더 진행되는 디지털화가 점점 더 진행되는 상황에서, 이메일은 보험 회사의 직원들 사이의 일상적인 커뮤니케이션에서 결정적인 역할을 합니다. 그러나 SV는 이메일 관리와 아카이빙 분야에서 개선이 필요하다고 판단하였습니다. 예를 들어, 고객 아카이브의 특정 분류 용어에 할당할 수 없는 특별한 이메일을 중앙에 체계적으로 저장하기 위한 통일된 시스템이 없어, 이메일은 사용자가 파일 시스템에 수동으로 저장했습니다. 데이터베이스에 보관된 이메일을 키워드로 검색하고 찾아 복원하는 기능이 개인에게 독립적으로는 존재하지 않았습니다. 이 보험사의 시스템 서비스를 담당하는 회사인 SV Informatik GmbH는SV의 이메일 인프라를 현대화하고 이메일의 아카이빙과 가용성을 위한 대한 현대적이고 효율적인 프로세스를 구현해야 하는 도전에 직면했습니다. 이 IT 서비스 제공업체는 파트너와 함께 SV의 애플리케이션 환경의 안정적이고 경제적인 운영을 담당합니다.

저희에게 매우 중요한 측면은 수신되고 발신되는 이메일이 완전 자동화되고 감사와 법적으로 안전한 아카이빙이었습니다. 직원이 어떤 것도 할 필요 없이 데이터가 중앙 아카이브에 자동으로 저장되는 것을 실현하고 싶었으며, 그와 동시에, 특정한 카테고리에 할당되지 않은 이메일의 체계적인 저장을 위한 확실한 체계를 도입하는 것이 우리의 목표 중 하나였습니다.

EMA가 비교 과정에서 우수함을 입증하였습니다.

SV Informatik GmbH는 이 프로젝트에 대한 다양한 시나리오를 심도 있게 검토했습니다. 이 과정에서 기존의 로터스 노츠(Lotus Notes) 이메일 시스템을 기반으로 한 자체 개발 외에도, 기술적으로 다양한 솔루션을 제공하는 여러 업체의 제품들이 좁은 범위 안에 놓였습니다. 부분적으로 분산된 IT 인프라를 고려할 때, 다양한 환경에서 문제없이 사용할 수 있는 미래 지향적인 시스템이 필요했습니다. 이러한 측면들과 금융 및 보험 분야에서 특히 중요한 역할을 하는 컴플라이언스와 보안 요구 사항을 고려하여, ARTEC IT Solutions의 EMA가 선택되었습니다.

우리는 사전에 몇 가지 기준을 마련했습니다. ARTEC의 솔루션인 EMA는 가성비, 확장성, 사용자 친화성 측면에서 가장 좋은 성과를 보였습니다. 또한, 사용자 관리를 단순화하기 위해 기존의 LDAP 프로토콜에 아카이브 서버를 통합할 수 있는 기능이 중요했습니다. 게다가 메일 애플리케이션의 성능에 부정적인 영향을 끼치지 않아야 했습니다. EMA는 SV에서 하루 내의 작업 시간으로 운영 준비가 완료되어 설치되었으며, 사용자 디렉토리와의 연결도 원활하게 진행되었고, ARTEC IT Solutions와의 워크숍을 통해, 아카이빙 솔루션의 웹 인터페이스에서 필요한 모든 설정을 할 수 있었습니다.

수신된 이메일과 발신된 이메일은 이제 완전히 자동화되어 아카이브되며, 적용되는 법적 규정에 따라 보관됩니다. 예를 들어, 약 10년의 법적 보관 기간이 지난 후에는 개별적으로 부여된 디지털 타임 스탬프로 명확하게 식별되어 해당 이메일의 자동 삭제가 예정됩니다. 예상되는 미래 데이터 성장에 대비하여 전체 시스템을 언제든지, 특히 쉽고 유연하게 확장할 수 있도록, SV는ARTEC의 자체 스토리지 솔루션인 VSTOR Vault의 사용을 동시에 결정하였습니다. VSTOR Vault는 아카이빙 솔루션인 EMA와 함께 작동하기에 최적화되어 있으며, 필요에 따라 모듈식 구조로 확장할 수 있습니다.

노동조합의 참여

개인 정보 보호와 직원의 프라이버시는 특별한 컴플라이언스 설정을 통해 보장됩니다. 프로젝트 초기부터 내부 규정의 구현과 노동조합의 참여는 이 보험사에 중요한 측면이었습니다. 이에 운영 조직의 프로젝트 리더인 Christian Rasmus는 필요한 세심한 주의를 기울이며 회사의 특정 부서와 직원의 특별한 요구 사항을 고려한 해결책을 찾는 데에 큰 중요성을 두었습니다. 예를 들어, 노동조합 구성원, 의사 또는 중독 치료 담당자와 같은 민감한 대상 그룹에 대한 이메일은 아카이빙에서 제외됩니다. 이와 관련하여 제3자가 아카이브 된 이메일에 접근해야 하는 경우, 예를 들어 감사나 법원 명령의 경우에, 노동조합 구성원과 개인정보 보호 담당자의 동의가 모두 필요하며(각각 비밀번호 입력을 통해), 이는 Four-Eyes-Principle을 통해 제3자가 아카이브를 열 수 있도록 합니다.

아카이브에서 이메일을 복원해야 할 경우, 빠르고 효율적인 검색 기능이 이를 지원합니다. 이 기능을 통해 크기가 매우 큰 데이터나 대규모 데이터의 이메일을 신속하게 검색하고 찾을 수 있기 때문에, 데이터의 대규모 증가에도 잘 대응할 수 있습니다. 기술적 관점에서 이러한 장점 외에도, SV의 데이터를 외부 아카이브로 이전하는 것은 주요 IT 인프라의 부담을 줄여주며, 이는 장기적인 비용 감소로 이어질 수 있습니다.

우리는 EMA에 대해 기술적으로 매우 만족하고 있습니다. 왜냐하면 우리가 계획했던 대로 SV를 위한 내부 또는 외부 감사와 법적으로 안전한 이메일 아카이빙을 실현할 수 있었기 때문입니다. 또한, ARTEC IT Solutions의 서포트와 솔루션 능력을 통해 매우 긍정적인 경험을 했습니다.