현대적인 금융 서비스를 지역에서 직접 제공하는 슈파카세 포르츠하임 칼브는 약 110개의 지점과 약 113억 유로의 자산 규모로 독일에서 가장 큰 슈파카세 은행 중에 하나입니다. 약 2,000명의 직원이 포르츠하임 시와 칼브, 엔츠크라이스를 포함하는 노르트베스텐 바덴-뷔르템베르크 지역의 개인 및 상업 고객에게 서비스를 제공하고 있습니다.

1834년에 설립된 슈파카세 포르츠하임에 뿌리를 둔 이 기관은 고객에게 증권 투자에 관한 상담도 제공합니다. 여기에서 슈파카세는 유럽연합의MiFID-II(제2차 금융상품시장지침) 규정을 시행해야 하는 다른 은행들과 같은 도전에 직면했습니다. 2018년 1월에 시행된 이EU의 광범위한 규제 지침은 증권 거래에서 투자자 보호를 강화하기 위한 것으로, 예를 들어, 은행이 증권 거래 영역에서 고객과의 커뮤니케이션 내용을 법 규정에 맞게 아카이브 해야 한다고 요구합니다. 이는 고객이 은행에 증권 상담을 받거나 관련 매수 또는 매도 주문을 하는 등의 전화 통화 녹음과 이메일 등을 포함한다고 슈파카세 포르츠하임 칼브의 IT 시스템 부서장인Christian Glos가 보고합니다:

전화 통화의 녹음은 원칙적으로 이전에도 가능했습니다. 그러나 이는 콜센터 코칭 목적 등의 특별한 요구 사항 없이 주로 내부적으로만 사용되었으며, 단순한 녹음 이상의 전화 통화를 장기간에 걸쳐 법적으로 완벽하게 보관하는 방법은 아직 존재하지 않았습니다.

유니파이드 커뮤니케이션 시스템에 대한 개별 연결

슈파카세 포르츠하임 칼브는 슈파카세 IT 서비스 제공업체인 Finanz Informatik과 협력하고 있지만, 표준화된 전화와 이메일 시스템을 사용하지 않습니다. 따라서 MiFID-II 규정을 시행하기 위해서는 개별적인 솔루션을 찾아야 했으며, 이는 동시에 최적의 시스템을 선택할 수 있는 기회를 의미했습니다. 이는 자체 개발된 유니파이드 커뮤니케이션 시스템이 전화 통신을 제어하는 것과 유지하는 데에 사용되었다는 배경에서도 중요했습니다. 직원들이 가능한 한 쉽게 아카이빙할 수 있도록, 녹음의 시작과 중단이 항상 사용하던 익숙한 인터페이스에서 직접 이루어질 수 있도록 하는 것이 저희의 목표였습니다. 책임자들은 칼스루에에 소재한 IT 파트너인Makro Factory와 함께 아카이빙 시장을 조사하고 전화통화와 이메일 아카이빙을 위한 여러 시스템을 검토했으며, 그 중에는 전화 시스템 공급업체가 선호하는 솔루션도 포함되었습니다. 그러나 2017년 여름, 슈파카세 환경의 참고 고객들과 논의한 후, ARTEC IT Solutions의 EMA에 대한 결정이 명백히 내려졌습니다.

EMA에서 특히 마음에 들었던 점은 전화, 이메일, 파일 등 개별 영역을 위한 별도의 여러 아카이브 솔루션을 운영할 필요가 없으며, 하나의 중앙 시스템으로 모든 것을 커버할 수 있다는 것입니다. 관리 측면에서도 저희의 기대에 정확히 부합했습니다. 가능한 한 적은 수의 아카이브를 관리하고, 개별적인 솔루션들을 만들지 않아야 한다는 저희의 원칙에 완벽하게 맞았습니다.

간단한 통화 녹음

ARTEC의 소프트웨어 개발 키트(SDK, Software Development Kit)를 통해 슈파카세는 기존의 유니파이드 커뮤니케이션 솔루션에 아카이빙 기능을 직접 통합할 수 있었습니다. 권한이 있는 직원들은 이제 전화 통화 녹음을 시작하고 종료하며, 필요에 따라 중지할 수 있는 시작/정지 버튼을 사용할 수 있습니다. 평균적으로 하루에 약 20-60건의 통화가 녹음됩니다.

현재 슈파카세 포르츠하임 칼브에서는 약 400명의 사용자가 증권 상담에 필요한 권한을 가져 녹음과 아카이빙 기능을 사용할 수 있으며, 이는 전화 통화뿐만 아니라 이메일 아카이빙에도 적용됩니다. "온디맨드 방식"에서는 직원이 관련 이메일을 적절히 분류하고 자동화된 프로세스를 통해 MiFID II에 부합하는 저장을 해야 하는 책임이 있습니다. 또한 슈파카세는 파일의 장기 아카이브를 위해서도 EMA 시스템을 사용합니다. 이는 은행이 사용하는 채팅 및 메신저 시스템에서의 대화 기록에 중점을 두며, 실제로 슈파카세의 증권 전문가들이 해당 거래 시스템을 통해 거래 파트너들과 직접 커뮤니케이션하는 데에도 중요합니다.

데이터의 완벽한 보호를 위한 컴플라이언스 규정 준수

MiFID II 규정을 완전히 충족하기 위해서는 아카이빙의 방식이 중요한 역할을 합니다. EMA는 전자 서명과 암호화를 통해 모든 데이터를 후속 조작이나 무단 접근으로부터 보호합니다. 내부 컴플라이언스 규정과 인사위원회의 요구 사항을 충족하기 위해, 데이터 검색 시 특정 접근 시나리오나 삭제 요청에 대해Four-Eyes-Principle을 포함한 광범위한 권한 관리가 적용됩니다. 그리고 직관적인 텍스트 통합 검색을 통해 필요한 콘텐츠를 짧은 시간 내에 찾을 수 있습니다.

"MiFID II"라는 도전을 상당히 촉박한 시간 안에 성공적으로 극복하는 것이 저희에게 매우 중요했지만, 이를 EMA를 통해 매우 잘 달성하였습니다. 기존의 소프트웨어 개발 키트를 통해, 저희의 유니파이드 커뮤니케이션 솔루션에 원할하고 직관적으로 연결할 수 있었습니다. Makro Factory와 ARTEC IT Solutions와 함께 프로젝트를 진행하는 전반적인 과정이 매우 만족스러웠습니다. 저희는 상담과 지원 모두에서 동등한 수준에서 작업할 수 있었기 때문에 조율이 훨씬 쉬워졌습니다. 그리고 모든 테스트 단계를 포함하는 촉박한 일정에 맞춰 시스템을 완전하게 구동할 수 있었습니다.