Alfred Ritter GmbH & Co. KG는 초콜릿 브랜드 ‘리터 스포츠’로 잘 알려져 있습니다. 전 세계에 1,900명 이상의 직원을 두고 있는 이 기업은 인기 있는 정사각형 모양의 초콜릿 바를 생산하고 판매합니다.

이메일 아카이빙에 대한 법적 요구 사항의 이행

2018년, 식품 제조업체인 Alfred Ritter GmbH & Co. KG는 법적 요구 사항에 따라 이메일 커뮤니케이션을 법적으로 아카이빙 해야 하는 솔루션을 도입해야 하는 도전에 직면했습니다. 당시 IT 담당자들은 적용되는 지침의 실행뿐만 아니라 추가 요구 사항에도 주목했습니다. Alfred Ritter GmbH & Co. KG의 IT 인프라 및 IT 보안 팀 리더인Michael Jany가 설명합니다:

우리의 IT 분야에 새로운 솔루션을 도입할 때, 일반적으로 Single Sign On이 지원되는 것이 중요합니다. 또한, 경험상 통합을 크게 가속화하는 액티브 디렉토리와의 원활한 연결 가능성을 크게 중요시합니다.

우리가 두 가지 아카이빙 시스템을 비교한 후, IT 파트너인 BWG Informationssysteme에서도 추천한 ARTEC IT Solutions의 EMA 솔루션을 선택하였습니다. EMA의 기본 통합이 단 반나절 동안에 이루어졌으며, 이는 시스템 설치와 Exchange와의 연동이 얼마나 간편한지를 보여줍니다. 여기에 ARTEC의 저장 시스템 사용도 포함되어 있습니다.

수신되고 발신되는 이메일의 아카이빙은 전체적으로 백그라운드에서 자동으로 이루어집니다. 디지털 서명 또는 전자 타임 스탬프는 이메일이 수정되거나 조작되지 않도록 보호하여 법적으로 안전한 저장을 보장합니다. 또한, 이제 대부분의 직원들에게도 EMA가 도입되어, 인트라넷의 링크를 통해 직관적인 EMA 검색 마스크를 사용할 수 있게 하였습니다.

EMA 도입을 통한 명확한 부담 감소와 더 빠른 이메일 검색

초콜릿 제조업체의 IT 담당자 관점에서 볼 때, 이메일 아카이브는 법적 요구 사항의 이행을 넘어 추가적인 여러 가지 이점을 제공합니다. 예를 들어, 여태껏 문제가 가장 심각했던 메일박스 문제가 잘 해결되었으며, 해당 규제를 준수하는 데 더 이상 어려움이 없습니다. 또한, 모든 이메일을 필요할 때마다 EMA를 통해 언제든지 접근할 수 있기 때문에, 로컬 메일박스에서 지금 당장 필요하지 않은 이메일을 쉽게 삭제하여 부담을 줄일 수 있습니다.

이에 따라 IT 부서의 부담이 크게 줄어들었으며, 우연히, 또는 실수로 삭제된 이메일 폴더를 관리자가 별도로 복원할 필요가 없습니다. 모든 이메일이 이미 EMA에 존재하기 때문입니다. Alfred Ritter GmbH & Co. KG에게 주는 또 다른 중요한 이점은 EMA의 통합 텍스트 검색을 통해 이메일과 파일 첨부 파일을 빠르게 검색할 수 있다는 것입니다.

EMA는 우리에게 법적 안전성과 빠른 이메일 검색의 완벽한 조합입니다, 라고Michael Jany가 말합니다. 이것은 일상적인 업무를 위한 검색에서도 우리에게 큰 도움이 됩니다. 이전의 다양한 이메일 폴더에서의 번거로웠던 검색에 비하면 현재는 적어도 3분의 2의 시간을 절약할 수 있다고 평가합니다. 동시에 시스템은 안정적으로 운영되며 유지 보수가 거의 필요 없습니다.