오스트리아의 아동 지원 기구인 Pro Juventute는 소외된 아이들에게 보호받을 수 있는 집을 제공하는 데 힘쓰고 있습니다. 1947년 전쟁 고아를 지원하기 위해 설립된 Pro Juventute는 현재 오스트리아 전역에서 거주 공동체와 Streetwork프로젝트, 어린이 낮 돌봄 시설을 운영하고 있습니다. 이 단체는 기부금과 공공 자금을 통해 자금을 조달하며, 설립 이래 5,000명 이상의 아동들에게 도움을 제공해왔습니다.

아카이빙을 위한 법적 규정이 실행되어야 했습니다

Pro Juventute의 약 300명의 직원은 주로 가장 기본적인 오피스 솔루션을 사용하여 일반적인 업무를 수행합니다. 이전에는 이메일 전용 아카이빙을 사용하지 않아 오래된 이메일을 쉽게 찾을 수 있는 방법이 필요했고, 인덱싱을 통해 검색 속도를 높이는 툴을 사용했습니다. 이 검색은 각 개인의 메일박스를 통해 로컬로 수행되었지만, 이는 오스트리아의 기업법(UGB)과 연방세법(BAO)과 같은 관련 지침에 의해 제시된 이메일 아카이빙의 법적 도전을 해결하는 결정적인 해결책이 되지 못했습니다. Pro Juventute의 IT 책임자인 Reinhard Pachler는 그 때의 상황을 다음과 같이 설명합니다:

데이터의 양이 점점 증가하고 법률에서도 규정에 맞는 아카이빙을 위한 압력이 커졌습니다. 이는 이메일뿐만 아니라, 문서와 파일에도 영향을 미쳤습니다. 이러한 솔루션을 찾는 과정에서 몇 가지 중요한 요소를 고려했습니다. 시스템은 저희가 가진 기존 IT 인프라에 맞춰져야만 했으며, 문제에 빠르게 대응할 수 있는 독일어 지원의 가능성과, 이메일뿐만 아니라 문서도 아카이빙할 수 있는 솔루션의 유연한 확장성도 우리에게 중요했습니다. 시장 분석 결과, ARTEC IT Solutions의 EMA가 분명한 승자로 드러났습니다. 결정적인 요인 중 하나는 EMA가 트러스티드 컴퓨팅 기술을 갖춘 어플라이언스라는 점이며, 이를 통해 보안 기술적으로 모든 요구 사항을 절대적으로 충족할 수 있었습니다.

비영리 구호 단체인 Pro Juventute는 ARTEC의 CSR(Corporate Social Responsibility) 프로그램의 혜택을 누릴 수 있었습니다. 이 프로그램을 통해 ARTEC은 해당 기관에 프로젝트에 따라 다양한 솔루션에 대해 개별적인 할인을 제공합니다. ARTEC 어플라이언스의 가동은 단기간 내에 이루어질 수 있었습니다. Pro Juventute의 네트워크 인프라로 인해 EMA의 구현 과정에서 ARTEC 지원 팀과의 몇 가지 조율이 필요했습니다. 이는 주로 구호 단체에서 사용 중인 여러 방화벽에 맞추기 위한 것이었으며, 모든 문제는 신속하게 완전히 만족스럽게 해결될 수 있었습니다.

이제 Pro Juventute는 시스템을 추가로 확장하여 EMA S400 타입의 어플라이언스를 기반으로 이메일 아카이빙뿐만 아니라 문서와 파일의 안전한 보관을 위한 모듈도 사용하고 있습니다. 아카이빙의 자동화와 데이터를 변경되지 않은 원본 형식으로 보호함으로써 법적 요구 사항이 충족됩니다. 전체 텍스트 인덱싱은 언제든지 아카이브 데이터를 검색하고 액세스 할 수 있도록 합니다.

관리자를 위한 엄청난 시간 절약

아카이브에 대한 직접적인 접근은 관리자에게만 허용되며, EMA의 사용을 통해 시간을 상당히 절약할 수 있었습니다. "예를 들어, 우리 직원들이 어떤 이메일을 찾고자 할 때, 관리자에게 간단한 검색 요청을 합니다,"라고 Pachler가 설명합니다. 과거에는 이 작업이 매우 번거롭고 시간이 많이 소요되는 작업으로 이어질 수 있었습니다. 그렇지만 현재는 EMA의 통합 검색을 통해 필요한 정보를 매우 쉽고 빠르게 찾을 수 있습니다. 그렇기에 우리 IT 부서와 다른 각 기관의 동료들 모두 이 시스템에 매우 만족하고 있습니다.