Community Loans of America (CLA)는 소비자 대출을 전문으로 합니다. 1994년 설립된 이 금융 서비스 제공업체는 파트너 및 자회사를 통해 미국 25개 주에 1,000개 이상의 지역 지점 네트워크를 구축했습니다.

상황: 복잡한 이메일 인프라 구조

금융 분야에서 CLA와 같은 회사들은 통신 저장이 법적으로 준수되고 항상 완전히 추적 가능해야 합니다. 이는 특히 이메일 통신에 있어 중요합니다. 그러나 시간이 지남에 따라 CLA의 이메일 인프라는 eDiscovery(전자증거개시제도) 프로세스에 대한 주요 장애물이 되었습니다. 조직 내에서는 이메일 관리를 위해 세 가지의 서로 다른 시스템이 사용되고 있었습니다. 이러한 복잡성은 법적 분쟁 중이거나 부서 및 법률 팀의 조사 요청이 수반될 때 필요한 정보를 검색하고 컴파일하는 것을 매우 어렵게 만들었습니다.

"eDiscovery 요청에 응답할 때, 우리는 세 시스템에서 데이터를 합치고 이를 적절하게 제시하는 방법을 찾아야 했습니다. 때로는 여러 하드 드라이브에서 수동 검색까지 필요했습니다. 노력은 막대했고, 이 모든 것의 최종 결과가 며칠, 또는 가끔은 몇 주 후에나 준비됨을 의미했습니다,"라고 CLA의 선임 시스템 엔지니어인Daniel Nicholson이 보고합니다.

EMA: 통합을 위한 게임 체인저

Microsoft 365로의 전환과 동시에, CLA는 데이터 관리, 아카이빙 및 eDiscovery 프로세스를 단순화하는 전용 솔루션인 ARTEC IT Solutions의 EMA와 사례 관리 기능을 도입하기로 결정했습니다. 이 작업에는 세 가지 다른 출처에서 60테라바이트가 넘는 이메일 데이터를 수용하면서 이메일 시스템을 중앙 집중화하는 것이 포함되었습니다. EMA의 가져오기 기능 덕분에 이메일 목록은 신속하게 새 시스템으로 전송되었습니다. 디지털 서명을 포함한 정교한 보안 개념은 저장소가 감사 증거로서 확실하게 보호되도록 합니다. 또한, 강력한 전문 검색 기능은 데이터베이스 전체를 언제든지 쉽게 검색할 수 있게 만듭니다.

Nicholson은 "검색 쿼리를 수행할 수 있는 속도는 우리에게 진정한 게임 체인저입니다."라고 설명합니다. "EMA의 사용은 기존 시스템에 통합되어 있기 때문에 매우 간단하고 사용자 친화적입니다. 우리의 목표는 법률 부서가 향후 일부 연구 프로세스를 독립적으로 수행할 수 있게 되어 더욱 경감되고 더욱 슬림한 프로세스로 이어지게 하는 것입니다."