1976년 설립된 독일의 패션 제조업체 Closed는 클래식한 데님 제품으로 유명합니다. 함부르크 본사를 비롯한 국제적인 지사에서 약 500명의 직원이 현대적인 데님 컬렉션을 디자인하고 제작하며 마케팅 합니다. 이 패션 브랜드는 이탈리아, 포르투갈, 중국 등 전 세계에서 생산합니다.

변화무쌍하고 계절적으로 영향을 받는 패션 업계에서 Closed는 시장의 흐름을 지속적으로 파악하고 국제적으로 지향하는 프로세스를 효율적으로 관리하는 것이 중요합니다. 특히 디자인 부서와 생산 부서에서의 이메일 커뮤니케이션은 중요한 역할을 합니다. 이 부서의 팀원과 리더는 매일 비즈니스적으로 중요 정보를 이메일로 전송하며, 오래된 메일 포함하는 모든 메일 데이터에 언제든지 접근할 수 있어야 합니다. 특히 샘플이나 컬렉션의 사진과 이미지 파일 등은 연간 약 2TB에 이르며, 이메일 저장을 위해 IT 부서는 이미 몇 년 전에 아카이브 시스템을 도입했지만, 시간이 지남에 따라 많은 약점을 보였습니다.

기존 아카이브: 오류가 발생하기 쉽고 비효율적

Closed의 IT 관리자인Philip Wenkel은 "우리의 오래된 이메일 아카이브는 매우 느리고 오류가 발생하기 쉬워 IT 부서가 직원들을 위해 이메일을 복구하거나 전체 아카이브를 다시 작동시키는 데 많은 시간을 소비해야 했습니다."라고 설명합니다. 특히 해당 시스템을 도입했던 직원이 회사를 떠난 후에는 외부 지원에 더욱 의존해야 했습니다.

해결책을 마련하기 위해, 해당 패션 제조업체는 그들의 IT 서비스 제공업체와 함께 가능한 대안들을 검토하고 여러 아카이브 솔루션을 꼼꼼히 평가했습니다. 요구 사항 목록에는 몇 가지 절대적인 필수 조건들이 포함되어 있었습니다. 예를 들어, 새로운 시스템은 직원들의 Outlook 이메일 클라이언트에 통합될 수 있어야 했으며, 그곳에 있는 기존의 폴더 구조도 유지되어야 했습니다. 로그인을 간소화하고 추가적인 작업을 요구하지 않기 위해, Single Sign On 지원도 필수였습니다. 이전 시스템의 큰 단점이었던 콘텐츠를 편리하고 빠르게 검색할 수 있어야 한다는 점을 해결하기 위해, Closed는 고성능의 통합 텍스트 검색 기능에 큰 중점을 두었습니다. 직원들이 필요한 이메일을 가능한 한 쉽게 복구할 수 있는 "검색 엔진"이 이상적으로 제공되어야 했습니다.

이러한 요구 사항을 가장 잘 충족시킬 수 있었던 솔루션은 ARTEC IT Solutions의 EMA였습니다. 이 청바지 전문 회사는 ARTEC 도움을 받아 Closed의 자체 데이터 센터에 짧은 시간 내에 구현할 수 있는 어플라이언스 기반 솔루션을 선택했습니다. 이전 아카이브 시스템에서 이메일 기존 데이터를 가져오는 과정에서도 ARTEC 기술자들의 역할이 중요했습니다. 메일이 독점 형식으로 저장되어 있었기 때문에, 결코 간단한 작업이 아니었습니다. 그러나 ARTEC의 특별한 Import-서버를 통해 이전 데이터를 표준 형식으로 자동 변환하고 새 아카이브로 가져올 수 있었습니다.

Wenkel은 "ARTEC 지원팀이 여기서 정말 훌륭한 일을 해냈고, EMA로의 전환의 영향은 매우 긍정적이었습니다" 라고 말합니다. IT 부서에서는 기본적으로 직원들이 실시간으로 모든 이메일을 직접 검색하고 메시지와 첨부 파일을 볼 수 있기 때문에 직원들의 문의와 문제 발생률이 90% 정도 감소한 것에 주목했습니다. 이 시스템은 즉시 수용되었고, 직원들은 검색 기능을 쉽게 사용하고 있으며, 어플라이언스 컨셉에 대해서도 완전히 확신하고 있습니다. 이전에는 가상화 버전을 선호하는 경향이 있었지만, 이제는 특히 관리 측면에서 어플라이언스를 선택하는 데에는 몇 가지 결정적인 장점이 있다고 봅니다.

앱을 통해 모바일 기기에서도 모든 이메일에 접근할 수 있습니다. 일부 직원의 경우에는 모든 이메일을 백그라운드에서 완전 자동으로 아카이빙하는 것만으로도 충분하지만, 디자인 부서나 생산 부서와 같은 부서에서는 이 아카이브를 특히 적극적으로 활용하고 있습니다. 이를 위해, 몇몇 직원들은 iOS와 Android 운영 체제용으로 제공되는 ARTEC AOS 앱을 자신의 모바일 기기에 추가로 사용하여, 이동 중에도 편리한 접근성을 확보할 수 있습니다. 따라서, Closed의 직원들은 스마트폰이나 태블릿 PC를 사용하여 언제 어디서나 EMA 전체 텍스트 검색을 통해 모든 중요 이메일에 접근할 수 있으며, 원하는 데이터를 앱에서 직접 호출할 수 있습니다. 예를 들어, 개별 생산 장소와 디자인 장소 사이를 자주 이동하거나, 여러 장소를 자주 이동할 때 큰 노트북을 가지고 다니기를 원하지 않는 직원들에게 이것은 큰 이점입니다.

이메일 아카이빙을 포함한 기존 데이터의 전체 가져오기를 성공적으로 완료된 후, 아카이브를 활용하여 메일 서버의 부하를 추가로 경감할 계획입니다. 또한 Closed는 아래에 Philip Wenkel이 보고하는 것처럼 향후 ARTEC 모듈을 사용한 추가 정보 관리 프로세스의 구현을 고려하고 있습니다.

저희 메일 서버의 일반적인 성능은 개선될 필요가 있습니다. 따라서 일정 기간이 지난 모든 이메일을 서버에서 자동으로 삭제한 다음, EMA 아카이브를 통해서만 사용할 수 있도록 하여 직접적으로 부담을 완화하기 위해 아카이브 사용을 계획하고 있습니다. 현재 저희는 병렬 문서 아카이브를 운영하고 있으며, 이를 향후 EMA 모듈로 교체하고자 합니다. 여기에는 예를 들어 파일 모듈이 파일 아카이빙에 사용될 수 있습니다. 저희의 목표는 모든 업무상 중요한 데이터와 정보를 위한 중앙 저장소를 만들고, 완전히 투명하고 효율적인 프로세스를 보장하는 것입니다.