연간 약 1억 5천만 유로의 매출과 약340명의 직원을 보유한 WIEST 그룹은 독일 내 대형 자동차 대리점 중 하나입니다. 다름슈타트와 벤스하임에 위치한 지점에서는 폭스바겐, 아우디, 스코다, 포르쉐 등의 브랜드뿐만 아니라 수리, 고객 서비스, 튜닝, 액세서리에 관한 종합적인 서비스도 제공합니다. WIEST는 1896년부터 독립적이고 소유주가 관리하는 가족 기업으로 운영되어 왔으며, 현대적인 프로세스와 개별 회사 부서에 대한 높은 수준의 자율성과 책임을 중요하게 생각합니다.

WIEST 그룹은 대표 자동차 제조업체에 대한 보증 처리를 수행합니다. 이 작업 과정에서는 경우에 따라 다양한 문서와 영수증이 생성되며, 이는 적절히 문서화되어야 합니다. 이는 예를 들어 정비소 작업 의뢰 개시부터 보증 요청, 부품 주문, 각 정비사가 수기로 기록한 프로세스, 혹은 손상 사진 등에 이르기까지 다양합니다. 이렇게 하나의 작업이 10-20개의 세부 문서들을 포함할 수 있습니다. 그리고 특별한 작업 프로세스로 인해 종이 문서는 중기적으로도 정비소에서 없어서는 안 될 부분이며, 여전히 대체 불가능한 부분으로 남아있습니다.

종이 문서의 복잡한 처리

과거에는 이렇게 작성된 문서들을 폴더에 보관하곤 했습니다. 이는 특히 각 자동차 제조사에서 정기적으로 실시하는 검사를 위해 중요했습니다. 하지만, 특히 이 분야에서 종이 기반 접근 방식의 명확한 단점이 있었습니다. 문서를 보관하는 것은 공간을 많이 차지하며, 예를 들어 습기로 인해 문서가 손상되지 않도록 보관 장소를 선택할 때에 적절한 주의가 필요했습니다.

그러나 또 다른 문제는 더욱 심각했습니다. 파일 수가 증가함에 따라 필요한 문서를 직접 찾아야 하는 수동 검색에 점점 더 많은 시간이 소요되었습니다. 예를 들어, 검사관이 특정 영수증을 보고 싶어 했을 때, 해당 문서를 때로는 다른 위치에 있는 보관 장소에서 가져와야만 했습니다. 그리고 해당 문서 폴더가 이미 존재하더라도, 원하는 문서를 찾기 위해 여러 번 탐색해야 하는 경우가 많았습니다.

팀 리더Norbert Fischer에게 이러한 문제들은 자동차 대리점에서 이 분야의 디지털화를 추진할 충분한 이유였습니다.

우리는 이미 문서의 디지털화를 위한 첫 시도를 시작했지만, 여전히 비교적 복잡한 과정이었습니다. 하지만 디지털화의 잠재력을 확신했습니다. 그래서 우리는 이 주제를 전면적으로 다루기로 결정했습니다.

EMA: 범용 데이터 관리 및 데이터 보안 시스템

WIEST 자동차 대리점의 관계자들에게는 적합한 기술 파트너의 채택이 비교적 쉬웠습니다. 왜냐하면 다름슈타트 지점은 이미 ARTEC IT Solutions의 EMA를 이메일 커뮤니케이션 관리와 법적으로 안전한 아카이브 시스템으로 사용하고 있었기 때문입니다. 그렇기에 이 아카이브 시스템의 추가 확장이 자연스럽게 느껴졌습니다. 그리고 EMA가 제공하는 추가적인 기능을 더 자세히 살펴볼 때, 이 시스템이 모든 요구 사항을 충족시킬 수 있음을 빠르게 알 수 있었습니다. Fischer씨가 강조한 것처럼, 특히 보안 문제에도 특별한 주의가 기울여졌습니다. 목표는 데이터를 저장하고 보호하며 언제든지 복구할 수 있는 중앙 시스템을 만드는 것이었습니다.

자동차 대리점 환경에서 IT 보안은 특히 백업과 저장된 데이터 영역에서 매우 민감한 주제입니다. 과거에는 자동차 대리점을 대상으로 한 몇 차례의 큰 사이버 공격이 있었으며, 이들 중 일부는 랜섬웨어를 사용하여 시도하였습니다. 결과적으로 해당 사업장이 몇 주간 마비되는 경우가 종종 발생하였고, 이는 우리가 반드시 피하고 싶었던 진정한 공포의 시나리오였습니다. 이것이 ARTEC의 보안 컨셉트가 우리를 설득한 이유 중 하나였습니다. EMA를 사용하면 데이터를 조작으로부터 보호하고 동시에 사이버 공격이나 무단 접근으로부터 완전히 차단하는 방식으로 저장할 수 있기 때문입니다.

보증 서류의 디지털화를 위해 WIEST는 전문 스캔 서비스를 제공하는 Image Pro와 협력하기로 결정했습니다. 대량의 서류를 직접 스캔하지 않기로 한 결정은 단순히 대용량 때문만이 아니었습니다. 외부 서비스 제공업체를 통해 일관된 고품질을 보장할 수 있으며, 종이 문서의 닳은 귀퉁이, 가려진 부분 등을 검사하여 데이터 품질에 도움이 됩니다. 또한, 스캔 서비스 제공업체를 통한 문서의 전문적이고 GDPR(유럽 연합 일반 데이터 보호 규칙)에 부합하는 파기 절차에 의해 처리됩니다.

저장소에 저장된 문서에 통합 텍스트 검색을 통한 빠른 액세스

EMA의 강력한 통합 텍스트 검색을 통해 저장된 파일에 쉽게 접근할 수 있습니다. 요구 사항에 따라 예를 들어 작업 번호, 차대 번호 또는 고객 번호로 검색할 수 있으며, 몇 초 안에 관련 문서가 표시됩니다. 이는 이전 방식에 비해 엄청난 시간적인 장점을 제공하며, 검색마다 평균 약 5분이 걸렸던 것과 확연하게 비교됩니다. 이는 감사 시에만 긍정적인 영향을 미치는 것뿐만 아니라, WIEST 그룹의 직원들에게도 큰 만족을 줍니다. 필요한 문서를 언제든지 쉽고 빠르게 찾을 수 있기 때문입니다. EMA의 직관적인 사용성 또한 이에 기인합니다. 설명이 거의 필요 없는 시스템 덕분에 IT관리자가 광범위한 문서를 작성하거나 특별한 교육을 실시할 필요가 없었습니다.

매우 만족스러운 시스템이 있다면, 그것은 바로 EMA입니다. 우리의 경험에 따르면, 이처럼 안정적이고 신뢰할 수 있는 솔루션이 거의 없습니다. 관리에 드는 노력도 전혀 없습니다.

WIEST에서는 문서의 디지털화를 점진적으로 확장할 계획입니다. 목표는 보증 주문과 같은 각각의 프로세스가 완료될 때까지 종이 문서를 임시로 보관하는 것입니다. 더 나아가, EMA 통합 텍스트 검색을 아웃룩에 통합할 계획도 있습니다. 그러면 직원들은 개별적인 접근 권한에 따라 필요한 모든 문서에 직접 액세스 할 수 있게 됩니다. 데이터 보호를 유지하기 위해, 자동차 대리점은 이미 EMA를 통한 이메일 아카이빙 작업에서 무단 액세스가 발생하지 않도록 소위 '두 명의 승인 원칙'을 설정했습니다.

모든 관련 데이터를 위한 중앙 핵심 저장소

우리는 EMA를 우리 기업 그룹 내의 데이터 중앙 핵심 저장소로 봅니다. 모든 정보와 문서는 가능한 한 그곳에 저장되며, 통합 텍스트 검색을 사용할 수 있습니다.