멸균 피부 접착제부터 봉합재, 치과 및 안면 외과용 특수 콜라겐 및 뼈 대체 제품에 이르기까지, Advanced Medical Solutions Group(AMS)은 전 세계적으로 선도적인 외상 관리 분야의 공급업체 및 제조업체 중 하나입니다. AMS Group은 LiquiBand, ActivHeal, RESORBA와 같은 브랜드뿐만 아니라 다른 회사들을 위한 OEM 제품도 개발하고 생산합니다. 약 500명의 직원과 함께 7개의 지역에서 활동하는 이 제조업체는 65개국에 자사의 제품을 판매합니다. 본사는 영국 북부의 Winsford에 위치해 있습니다.

이메일 보관의 통일성

몇 번의 인수 과정을 거치며, 기업 그룹에게는 국가 간 이메일 관리를 최적화해야 하는 도전에 직면했습니다. 구체적으로는 모든 이메일을 하나로 통일하고 컴플라이언스에 부합하게 하는 보관과 아카이빙을 보장함으로써, 한편으로는 모든 규제 요건을 충족하는 동시에, 다른 한편으로는 필요한 정보에 대한 즉각적인 접근을 언제든지 가능하게 하려는 것이었습니다. AMS의 IS 서포트 매니저인 Jonathan Orme은 설명합니다:

영국 본사에서 우리는 이미 오랫동안 이메일 커뮤니케이션에 Lotus Notes를 사용해 왔으며, 이는 검증되고 잘 작동하는 것으로 입증되었습니다. 그러나 인수를 통해 그룹의 기업 구조가 크게 바뀌었기 때문에, 모든 이메일의 장기 보관을 규정을 잘 준수하는 수준으로 구현할 수 있는 더 높은 수준의 통합 아카이브 솔루션을 추가로 찾게 되었습니다.

컴플라이언스 및 법적으로 적합한 아카이빙

적합한 시스템을 선택하는 과정에서, AMS Group의 IT 책임자들은 자체 기업 그룹 내의 기존 전문 지식을 활용할 수 있었습니다. 2011년에 인수된 독일 뉘른베르크 소재의 자회사로, 현재 RESORBA Medical GmbH로 운영되는 곳은 이미 몇 년 동안 사용해온ARTEC IT Solutions의EMA 이메일 아카이빙 솔루션에 대한 경험을 매우 긍정적으로 여기고 있었습니다. EMA는 모든 면에서 법적으로 적합한 아카이빙을 보장할 뿐만 아니라, 통합된 통합 텍스트 검색을 통해 모든 이메일에 매우 빠르게 접근할 수 있게 해줍니다.

영국의 비즈니스 이메일 보관에 대한 일반적인 법적 지침은 독일만큼 엄격하지 않고 절차가 덜 규제됩니다. 그러나 특히 국경을 초월한 미래 보안과 장기적인 보안 구현 측면에서 훨씬 더 엄격한 규정 준수 규정과 법적 요구 사항도 충족할 수 있는 솔루션을 구현하는 것이 우리에게 유리하다고 생각했습니다. 이는 우리가 의료 기술 분야에서 매우 민감한 환경에 있기 때문에 더욱 중요합니다. EMA가 우리의 마음에 들었던 점은, EMA가 실질적으로 어떠한 외부 저장 매체나 저장 변형도 시스템에 연결할 수 있다는 점이었습니다. 이는 우리에게 필요에 따라 매우 유연하게 확장하고 증대할 수 있는 가능성을 제공합니다.

AMS Group에게 EMA가 준 명확한 이점은, 많은 보안 기능을 통해 제공하는 높은 수준의 보안성과 추적 가능성이었습니다. 이는 폐쇄된 어플라이언스 시스템, 통합 TPM 기술, 모든 데이터의 안전한 암호화, 그리고 고유한 전자 타임 스탬프의 부여 같은 기능을 포함합니다. 의료 분야에서는 특히 영국과 미국에서 GAMP 가이드라인(약물 제조에서 자동 시스템의 검증을 위한 좋은 자동 제조 관행 공급업체 가이드)이 중요한 역할을 합니다. 이러한 높은 품질 및 보안 기준을 이메일 아카이빙 또는 정보 관리 영역에서도 국경를 넘어 유지하고자 하는 것이 AMS의 의도였습니다.

간단한 구현

영국 Winsford에 있는 AMS 본사에서EMA의 설정은 사전 구성이 완성된 어플라이언스로 구성되어 아주 간단했습니다. EMA는 주말 동안에 이미 사용할 준비가 되어 있었고, 기존 Lotus Notes 인프라에 최소한의 조정만 필요했습니다. 구현 이후 EMA는 모든 발신 및 수신 이메일을 완전히 자동으로 저장하여 언제나 완벽하고 법적으로 안전한 메일 아카이브를 유지합니다. 직원들이 이메일을 보내고 받을 때, 어떠한 다른 전환이나 새로운 환경으로의 적응 기간 없이 그들이 익숙하고 일반적인 Notes 시스템을 계속 사용하는 동안, EMA의 라이브 아카이브는 항상 백그라운드에서 이루어집니다. 그리고 필요에 따라 IT 부서의 직원들에 의해 아카이브의 접근이 이루어집니다.

실제 업무에서, 아카이브 접근이 우리에게 매우 유용한 여러 시나리오가 있습니다. 예를 들어, 해당 영업 직원이 회사에 더 이상 근무하지 않는 경우에도, 고객 관계에 대한 세부 정보를 몇 년 전 이메일을 복원하여 매우 짧은 시간 내에 조사할 수 있습니다. EMA 도입 전에는 큰 노력이 필요했던 작업입니다. 우리는 이미 외부 검사와 감사에서 이 시스템으로 매우 좋은 경험을 했습니다.

AMS에서 만족도가 매우 높기 때문에, EMA 사용의 추가 확장이 이미 계획되어 있습니다. 앞으로 영국 남서부 Plymouth에 있는 새로운 지사에도 이 솔루션이 도입될 예정입니다.