순조로운 항공 교통과 이메일 트래픽

독일 브레멘 공항이 법적으로 검증된 이메일 아카이빙을 어떻게 구현했으며, 근로자의 권리를 어떻게 고려했는지에 대해 알아보세요.

연간 약 2.6백만 명의 승객이 브레멘 공항을 이용합니다. 이 시티 공항은 도심에서 남쪽으로 단 몇 킬로미터 떨어진 곳에 위치해 있으며, 최적의 교통 연결을 제공합니다.

접근성과 신뢰성, 그리고 안전성을 보장하는 것이 브레멘 공항 유한회사(Flughafen Bremen GmbH)의 IT 시스템에 있어 가장 중요한 역할을 합니다. 이 회사는 약 450명의 직원과 함께 승객과 화물 항공 교통과 관련된 원활한 프로세스를 보장합니다. 기술적으로는 이미 몇 년 전부터 가상화와 씬 클라이언트(Thin Clients)를 사용하고 있으며, 이러한 기반 위에서 주로 표준 상용 시스템이 운영되며, 추가적으로 특정 영역을 위한 전용 서버가 사용됩니다.

이메일 아카이빙의 법정 검증 필요성

내부 검사를 통해 이메일 아카이빙 분야에서 조치가 필요한 것으로 나타났습니다.

"우리는 얼마 전까지 이메일을 오직 Exchange 서버에서만 관리했습니다,"라고 브레멘 공항 유한회사의 IT 책임자인 Oliver Hoffmeyer가 설명합니다. "PST 파일을 기반으로 직원들은 사실상 자신만의 로컬 아카이브를 추가로 만들 수 있었습니다. 그러나 포괄적인 아카이빙 접근 방식이 부족했으므로, 이런 방식으로는 보내고 받는 모든 이메일의 자동적이고 법적으로 검증된 아카이빙을 보장할 방법이 없었습니다."

근로자 권리에 대한 특별한 초점

이 문제에 대한 적절한 솔루션을 찾을 때 브레멘 공항의 IT 경영진은 의도적으로 초기 단계에 근로자 대표를 참여시켰습니다. 이를 통해 특히 법적으로 민감한 "개인 이메일" 영역에서 직원들 사이에 불쾌감을 주거나 불만과 불확실성을 유발하는 것을 방지해야 했습니다. 여기에는 예를 들어, 영구적인 아카이빙에서 개인 메일을 제외하는 동시에, 모든 비즈니스 관련 메시지를 완벽하고 틈새 없이 보관할 수 있는 기능성에 관한 것이었습니다.

공항 운영 회사의 책임자들은 2012년 이메일 아카이빙을 위한 다양한 제품들을 고려했습니다. 주된 관심사는 법적 및 검증 안정성으로, 컴플라이언스 요구 사항을 완전히 충족할 수 있었습니다. 알맞은 제품 선택을 위한 기타 중점 사항으로는 사용의 용이성, 관리의 편리성, 그리고 기술적 성능 및 기능 범위가 있었습니다. 결정된 제품은 ARTEC IT Solutions의 EMA 시스템으로, 이는 평가 과정에서 기술적으로 다른 테스트 제품들을 능가하며 모든 요구 사항을 충족하는 아카이빙 솔루션이었습니다.

개인 이메일 처리를 위한 다양한 옵션

특히 근로자 대표의 요구 사항을 구현하는 데 이는 매우 중요했습니다. 왜냐하면 EMA는 직원의 개인 정보 보호를 최대한 보장하기 위한 다양한 기능을 제공하기 때문입니다. 속성 부여를 통해 개인 이메일 교류의 처리 방식을 노동 위원회 및 근로자 대표와 협의하여 개별적으로 설정할 수 있습니다. 이에 대한 예로, 브레멘 시티 공항에서도 사용하는 방식인 개인 이메일을 '개인적인 것'으로 표시하고 관리자만이 Four-Eyes-Principle에 따라 볼 수 있도록 하는 옵션이 있습니다. 기타 옵션으로는 예를 들어, 개인 이메일 폴더를 아카이브와 자동 동기화하여 로컬 이메일 클라이언트에서 메일을 이동시키면 아카이브에도 즉시 반영되는 기능이 포함됩니다.

어플라이언스 기반 솔루션은 단기간 내에 구현되어 가동될 수 있었습니다. 직원들의 발신 및 수신 이메일은 EMA에 의해 자동으로 아카이빙됩니다. 원본 형식의 보존 방식과 전자 서명 및 타임 스탬프는 이메일이 변경되지 않았음을 나중에 증명할 수 있게 하여 법적으로 검증된 안정성을 보장합니다. 데이터를 해독하기 위한 "키"는 저장 위치와 관계없이 원칙적으로 고객에게 남아 있다는 ARTEC의 정교한 보안 개념은 민감한 기업 데이터에 최고 수준의 보호를 보장합니다.

강력한 전체 텍스트 검색을 통한 편의성 향상

브레멘 공항의 IT 경영진은 이메일 아카이빙에 대한 법적 요구 사항을 충족하는 것뿐만 아니라, 기존 시스템 자원을 아카이빙을 통해 경감시키고, 필요한 이메일을 찾는 시간을 절약하고 효율적으로 만들고자 했습니다. Oliver Hoffmeyer가 보고한 바에 따르면, 이 목표는 성공적으로 달성되었습니다:

직원들에게 특히 연구와 오래된 이메일의 복원 작업에서 엄청난 편의성과 속도 향상이 뚜렸했습니다. 이전에는 시간이 많이 걸리고 복잡했던 작업이, 이제는 전체 텍스트 검색 덕분에 몇 초 안에 키워드를 입력함으로써 완료됩니다. 우리 직원들은 필요한 메일에 매우 쉽고 간단하며 빠르게 접근할 수 있는 이 기능을 높이 평가합니다. 현재 우리는 근로자 대표와의 특별한 상황으로 인해 발생하는 몇 가지 매우 특별한 요구 사항을 추가로 구현할 계획입니다. EMA의 다양한 가능성을 고려할 때, 우리는 이러한 도전도 해결할 수 있을 것이라 확신합니다.

EMA를 통한 데이터 관리 및 데이터 보안
  • EMA S400
  • 사용된 모듈: EMA Mail

모든 장점 요약

  • 안정적인 클라우드 기반 아카이빙 솔루션을 찾아 관리 부담을 최소화
  • EMA로의 문제없고 빠른 전환
  • 월 100,000개 이상의 이메일을 법적으로 아카이빙
  • 데이터를 독일 내 ARTEC 자체 데이터센터에서 호스팅
  • 전체 텍스트 검색을 통해 몇 초 내에 제공되는 검색 결과

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김무곤

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