Rechtskonformes Cloud-Archiv für E-Mails und Dokumente: Die revisionssichere Lösung für Unternehmen
Die Datenflut in Unternehmen nimmt rasant zu. E-Mails, Dokumente und elektronische Rechnungen wie die „XRechnung“ verlangen nach sicheren, rechtskonformen Archivlösungen. Im EU-Durchschnitt liegt der Anteil der Unternehmen, die bereits Cloud-Services nutzen, bei 45 Prozent. In Deutschland sind es ebenfalls nur 47 Prozent. Doch woran liegt das?
Auch 2025 steht die Frage im Raum: Cloud-Archivierung oder On-Premise-Lösung? Dieser Beitrag zeigt auf, warum ein Cloud-Archiv für E-Mails und Dokumente heute zum unverzichtbaren Element moderner Dokumentenverwaltung geworden ist.
Cloud-Archivierung als strategische Entscheidung
Traditionelle On-Premise-Lösungen dominieren noch immer viele deutsche Unternehmen. Doch der Trend zur rechtssicheren Archivierung in der Cloud nimmt zu – aus guten Gründen. Die Herausforderungen auf einen Blick:
- Datenexplosion: Steigende Datenmengen überfordern zunehmend klassische Speicherlösungen
- Compliance-Anforderungen: Nicht nur DSGVO, HGB und AO verlangen eine revisionssichere Speicherung
- Digitale Formate: XRechnungen und andere digitale Dokumente benötigen standardisierte Verarbeitungsprozesse
- Hybrides Arbeiten: Standortunabhängiger Datenzugriff wird zur Grundvoraussetzung
- Fachkräftemangel: IT-Expertise für einen sicheren Eigenbetrieb ist schwer zu finden
Vorteile eines Cloud-Archivs: Der konkrete Nutzen für Ihr Unternehmen
Ein professionelles Cloud-Archiv bietet entscheidende Vorteile gegenüber herkömmlichen Lösungen:
- Lückenlose Compliance: Vollständige DSGVO-Konformität und revisionssichere Archivierung nach den gängigen Rechtsvorschriften
- Höchste Sicherheitsstandards: Mehrstufige Sicherheitskonzepte und durchgängige Verschlüsselung
- Kosteneffizienz: Planbare monatliche Kosten statt hoher Anfangsinvestitionen
- Sofortige Verfügbarkeit: Keine langwierigen Beschaffungsprozesse
- Skalierbarkeit: Flexibles Wachstum ohne Überdimensionierung
- Entlastung der IT-Abteilung: Keine Wartungs- und Energiekosten
- Produktivitätssteigerung: Leistungsstarke Suchfunktionen und nahtlose Integration in bestehende Systeme, wie z. B. Microsoft 365.
Hochsichere Dokumentenverwaltung durch professionelle Standards
Mit mehrstufigen Sicherheitskonzepten und ausgefeilten Zugriffskontrollen bieten Cloud-Archive Schutz auf höchstem Niveau. Die durchgängige Verschlüsselung bei Datenübertragung und Speicherung verhindert unbefugten Zugriff.
Gerade kleinere und mittlere Unternehmen profitieren von diesen professionellen Standards, die intern nur mit unverhältnismäßigem Aufwand erreichbar wären. Cloud-Technologien reagieren zudem flexibler auf neue Bedrohungsszenarien.
Migration ins Cloud-Archiv: Strukturiert zum Erfolg
Der Übergang zur Cloud-Archivierung von E-Mails und Unternehmensdaten aller Art gelingt mit planvollem Vorgehen:
- Bestandsaufnahme der zu archivierenden Daten und Formate
- Anforderungsanalyse für Compliance, Zugriffsrechte und Integration
- Integration in bestehende Arbeitsabläufe
Viele Unternehmen starten mit einem hybriden Ansatz, der beide Welten kombiniert und einen sanften Übergang ermöglicht.
EMA Cloud: Revisionssichere Archivierung. Made and Hosted in Germany.
Mit EMA Cloud steht Ihnen eine Komplettlösung zur Verfügung, die sämtliche Anforderungen an eine moderne Cloud-basierte E-Mail- und Dokumentenverwaltung erfüllt. Das Hosting erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren für maximale Datensouveränität.
EMA Cloud bietet
- die durchgängige Verschlüsselung aller Daten, separiert nach Kundeninstanzen,
- eine nahtlose Integration durch den EMA Cloud Connector, und
- eine flexible Skalierung für alle Unternehmensgrößen.
Zudem bündelt EMA Cloud alle oben genannten Compliance- und Sicherheitsvorteile in einer Lösung. Hier finden Sie weitere Details zur Sicherheit der EMA Cloud.
Fazit: Revisionssicher archivieren mit EMA Cloud
Eine professionelle Cloud-Archivlösung wie EMA Cloud schafft nicht nur Revisionssicherheit und Kostenvorteile, sondern bietet auch die notwendige Flexibilität für zukünftige Herausforderungen der digitalen Dokumentenverwaltung.
Für den optimalen Einstieg ist eine individuelle Analyse Ihrer spezifischen Anforderungen entscheidend. Mit dem richtigen Partner wird die Migration zum Cloud-Archiv zum Erfolgsfaktor für mehr Effizienz und Innovationskraft in Ihrem Unternehmen.
