Attribute und Metadaten

Effektive Organisation der Informationen

Gerade in großen Unternehmen ist es wichtig, den Überblick über alle Informationen zu behalten. Dokumente, E-Mails, Files oder sonstige Daten sollen bei Bedarf möglichst schnell und unkompliziert aufrufbar sein. Ein bloßes Aufbewahren reicht dafür angesichts ständig steigender Datenmengen in der Regel nicht mehr aus. Das innovative EMA®-Attribute-System bringt Ordnung in Ihr Archiv. Durch die Vergabe von zusätzlichen Informationen werden Ihre Datenbestände besser nutzbar und Sie können ihren Content je nach Bedarf organisieren.

Daten werden dabei mit individuellen Zusatzinformationen (Metadaten) versehen, die manuell oder vollautomatisiert zu jedem Objekt hinzugefügt werden können. Die Zusatzinformationen lassen sich im Rahmen der Suchfunktion nutzen und erleichtern das schnelle Auffinden der benötigten Daten gerade in großen Datenbeständen enorm. Das Attribute-System bietet bereits in der Basis-Version standardmäßig zehn häufig verwendete Attribute, die typische Szenarien wie den Umgang mit privaten E-Mails, die Einrichtung von Facharchiven und Löschsperren oder die Einhaltung von Vorhalte-/Aufbewahrungsfristen abdecken:

  • Privat
  • Privat löschen
  • Versteckt
  • Mindestvorhaltezeit
  • Legal Hold
  • Encoding
  • Mandantenkennzeichen
  • Facharchiv
  • Tagging
  • Ordner

Mit diesen voreingestellten Attributen lassen sich bereits viele gängige Compliance- und Datenschutz- Regelungen einfach umsetzen. Die hierbei fest hinterlegten Funktionen erlauben die automatische regelkonforme Weiterbehandlung der Daten und Informationen.

Das leistungsfähige Enterprise-Attribute-System stellt darüber hinaus einen eigenen Attribute-Editor bereit, mit dem bis zu 200 zusätzliche Attribute individuell erstellt und zugewiesen werden können. Mit fl exiblen Text-, Zahlen-, Auswahl-, Memo-, Tagging- und Ja/Nein-Feldern lässt sich der Datenbestand beliebig strukturieren und anpassen. Dies geht weit über das reine Tagging hinaus, das manche anderen Hersteller anbieten. So wird die exakte Abbildung auch komplexer Informationen und Strukturen ermöglicht.

Attribute können mehreren Dokumenten/E-Mails gleichzeitig oder auch per Mausklick einem gesamten Suchergebnis zugewiesen werden. In Verbindung mit der leistungsstarken Suchfunktion können Anwender nach Daten mit bestimmten Attribut-Werten suchen, sich die Ergebnisse anzeigen lassen und Dokumente unmittelbar wiederherstellen.

Vorteile

Flexible Organisation der Informationen durch Vergabe von Attributen/Metadaten

Basis-Attribute-System mit vordefinierten Attributen

Enterprise-Attribute-System mit Attribute-Editor für die individuelle Erstellung und Vergabe von Metadaten

Schnelle, leistungsstarke Suchfunktion und einfache Wiederherstellung

Abbildung von Compliance-Richtlinien

Rechtssicherheit des Archivs bleibt bestehen