8/31/2020:

Neben E-Mails setzen immer mehr Unternehmen und Organisationen auch auf Chat-Systeme für die interne Abstimmung sowie die Kommunikation mit Kunden und Partnern.

Welche Tücken und Gefahren damit allerdings verbunden sein können, zeigt ein aktueller Vorfall beim weltweit agierenden Wirtschaftsprüfungsunternehmen KPMG, über den derzeit verschiedene Medien berichten. Scheinbar versehentlich wurden dort Tausende von Chatverläufen in der Anwendung Microsoft Teams gelöscht. Da die Daten offensichtlich nicht wiederhergestellt werden können, ist ein Zugriff auf die Informationen und Absprachen nicht mehr möglich.

Der Fall zeigt sehr eindrücklich auf, dass auch bei Chat- und Collaboration-Lösungen auf eine dauerhafte und sichere Archivierung der Kommunikation geachtet werden sollte. Denn ganz ähnlich wie etwa für E-Mails können auch für Chats je nach Inhalt die entsprechenden Aufbewahrungsregelungen gelten. Und in der Praxis werden solche Systeme mittlerweile vielfach auch für wichtige, geschäftskritische Absprachen und Vereinbarungen genutzt.

EMA® sorgt für die sichere Archivierung von Teams-Chats

EMA® ist durch die Ordnersynchronisierung in Verbindung mit Microsoft 365 in der Lage, auch Teams-Chats automatisch mit zu erfassen und rechtskonform zu archivieren. Auf diese Weise ist es möglich, die Chatverläufe an einem zweiten, unabhängigen Ort zu sichern und Compliance-gerecht zu speichern. Dabei können bekannte EMA®-Funktionen wie zum Beispiel individuelle Zugriffsregeln und hochsichere, durch Protokolle und das 4-Augen-Prinzip geschützte Löschfristen genutzt werden.

Sie möchten mehr über die Archivierung von Teams-Chats mit EMA® oder die Ordnersynchronisierung in Microsoft 365 erfahren? Informieren Sie sich darüber, wie Sie mit den Lösungen von ARTEC IT Solutions ein sicheres und effizientes Datenmanagement realisieren können. Gerne steht das ARTEC-Team jederzeit für weitere Einzelheiten zu Ihrer Verfügung.