Als Unternehmen der Sparkassen-Finanzgruppe zählt die SV SparkassenVersicherung (SV) zu den größten Versicherern in Deutschland. Unter dem Dach der SV sind die Versicherungsangebote der Sparkassen in Baden-Württemberg, Hessen, Thüringen sowie Teilen von Rheinland-Pfalz gebündelt – ein Einzugsraum von rund 20 Millionen Menschen. Ein besonderer Schwerpunkt der SV, die sich als moderner Regionalversicherer positioniert, liegt auf dem Bereich Gebäudeversicherung: In Baden-Württemberg und Hessen versichert das Unternehmen mehr als zwei Drittel aller Häuser.

Früher keine automatisierte Archivierung

Konzernweit beschäftigt die SV rund 5.000 Mitarbeiter, die neben dem Stuttgarter Hauptsitz in Niederlassungen in Erfurt, Karlsruhe, Kassel, Mannheim und Wiesbaden sowie von rund 400 eigenen Geschäftsstellen aus vor Ort sowie im Außendienst tätig sind. Bei der täglichen Kommunikation der Beschäftigten des Versicherungsunternehmens spielt E-Mail gerade vor dem Hintergrund der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung die entscheidende Rolle. Doch speziell bei den Themen E-Mail-Management und -Archivierung hatte die SV Nachholbedarf. So gab es beispielsweise keine einheitliche Systematik für die geordnete, zentrale Ablage von E-Mails, die keinem spezifischen Ordnungsbegriff im Kundenarchiv  zuzuordnen waren. E-Mails wurden manuell seitens der Anwender im Filesystem archiviert. Die Möglichkeit, personenunabhängig nach Schlagworten archivierte E-Mails in der Datenbank zu suchen und wiederherzustellen, bestand nicht. Als Systemhaus für öffentliche Versicherungen stand die SV Informatik GmbH vor der Herausforderung, die E-Mail-Infrastruktur bei der SparkassenVersicherung zu modernisieren und zeitgemäße, effiziente Prozesse für die Archivierung und Verfügbarkeit der E-Mails zu implementieren. Der IT-Dienstleister zeichnet gemeinsam mit Partnern für den zuverlässigen und wirtschaftlichen Betrieb der Anwendungslandschaft der SV verantwortlich.

Ein ganz wichtiger Aspekt für uns war die vollautomatische, revisions- und rechtssichere Archivierung der ein- und ausgehenden E-Mails, erklärt Dirk Preuschoff-Porzelt, Abteilungsleiter IZ4 - Druck und Kommunikationsservices der SV Informatik GmbH. Wir wollten eine Speicherung in ein zentrales Archiv realisieren, ohne dass der Mitarbeiter dazu in irgendeiner Weise tätig werden muss. Gleichzeitig war eines unserer Ziele, eine verbindliche Systematik für die Ablage derjenigen E-Mails einzuführen, die nicht bereits durch einen bestimmten versicherungstechnischen Geschäftsvorfall zugeordnet sind.

EMA überzeugte im Vergleich

Vor der Entscheidung beschäftigte sich der Dienstleister der SV SparkassenVersicherung intensiv mit verschiedenen Szenarien für das Projekt. Dabei standen neben einer kompletten Eigenentwicklung auf Basis des vorhandenen Lotus-Notes-E-Mail-Systems technisch unterschiedliche Lösungen verschiedener Anbieter in der engeren Auswahl. Angesichts einer teilweise dezentralen IT-Infrastruktur wurde ein zukunftssicheres System gesucht, das sich problemlos in verschiedenen Umgebungen nutzen lässt. Unter Berücksichtigung dieser Aspekte sowie insbesondere auch der Compliance- und Sicherheits-Anforderungen, die im Finanz- und Versicherungsbereich verständlicherweise eine große Rolle spielen, fiel die Entscheidung auf EMA von ARTEC IT Solutions.

Wir hatten im Vorfeld einige Kriterien zusammengestellt. Die ARTEC-Lösung EMA schnitt hier in Sachen Preis-Leistung, Skalierbarkeit und Anwenderfreundlichkeit am besten ab. Wichtig war uns zudem die Möglichkeit, den Archivserver in das existierende LDAP-Protokoll zu integrieren, um die Benutzerverwaltung zu vereinfachen. Außerdem sollte die Performance der Mail-Anwendungen nicht negativ beeinflusst werden“, ergänzt Dirk Preuschoff-Porzelt von der SV Informatik GmbH. EMA wurde in weniger als einem Arbeitstag bei der SV betriebsbereit implementiert und eingerichtet. Auch die Anbindung an das Benutzerverzeichnis lief reibungslos. Im Rahmen eines Workshops mit ARTEC IT Solutions konnten alle nötigen Einstellungen auf der Weboberfläche der Archivierungslösung vorgenommen werden.

Ein- und ausgehendende E-Mails werden nun vollautomatisch archiviert und gemäß der geltenden rechtlichen Bestimmungen vorgehalten. So ist beispielsweise nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von rund zehn Jahren die automatisierte Löschung der entsprechenden E-Mails vorgesehen, die über einen individuell vergebenen digitalen Zeitstempel eindeutig identifizierbar sind. Um das Gesamtsystem bei einem zu erwartenden künftigen Datenwachstum jederzeit besonders einfach und flexibel skalieren zu können, hat sich die Sparkassen-Versicherung gleichzeitig auch für den Einsatz der ARTEC-eigenen Storage-Lösung VSTOR Vault entschieden. VSTOR Vault ist optimal auf die Zusammenarbeit mit der Archivierungslösung EMA abgestimmt und kann durch einen modularen Aufbau nach Bedarf erweitert werden.

Einbindung des Betriebsrats

Auch dem Datenschutz und der Privatsphäre der Mitarbeiter wird durch spezielle Compliance-Einstellungen Rechnung getragen. Denn bereits im Vorfeld des Projekts stellten die Umsetzung interner Regelungen und die frühzeitige Einbindung des Betriebsrats wichtige Aspekte für die Versicherung dar. Hier wurde durch den Projektleiter der Betriebsorganisation, Christian Rasmus, größter Wert darauf gelegt, mit dem nötigen Fingerspitzengefühl vorzugehen und Lösungen zu finden, die die besonderen Anforderungen bestimmter Abteilungen und Mitarbeiter des Unternehmens berücksichtigen. So sind beispielsweise E-Mails an sensible Personenkreise wie Betriebsratsmitglieder, Betriebsärzte oder Suchtbeauftragte von der Archivierung ausgenommen. Klar geregelt ist in diesem Zusammenhang auch ein möglicher Zugriff auf archivierte E-Mails durch Dritte, zum Beispiel im Rahmen von Prüfungen oder bei Gerichtsbeschlüssen. In diesem Fall ist über das Vier-Augen-Prinzip sowohl die Zustimmung eines Betriebsratsmitglieds als auch des Datenschutzbeauftragten erforderlich (jeweils per Passwort-Eingabe), um ein Archiv für Dritte zu öffnen.

Muss eine E-Mail aus dem Archiv wiederhergestellt werden, unterstützt eine schnelle und effiziente Suchfunktion dabei. Selbst E-Mails in großen und sehr großen Datenmengen lassen sich damit innerhalb kürzester Zeit suchen und finden. Das Versicherungsunternehmen ist damit selbst bei sehr starkem Datenwachstum gut aufgestellt. Perspektivisch ermöglicht die Datenauslagerung in ein externes Archiv der SV neben diesen Vorteilen aus technischer Sicht auch eine Entlastung der primären IT-Infrastruktur, was sich künftig durch sinkende Kosten bemerkbar machen kann.

Wir sind mit EMA zum einen technisch sehr zufrieden, weil wir damit wie geplant eine revisions- und rechtssichere E-Mail-Archivierung für die SV SparkassenVersicherung umsetzen konnten, fassen Dirk Preuschoff-Porzelt von der SV Informatik GmbH und Christian Rasmus von der SV SparkassenVersicherung zusammen. Zum anderen haben wir auch mit dem Support von ARTEC IT Solutions und der vorhandenen Lösungskompetenz sehr positive Erfahrungen gemacht.