Sauer Compressors ist ein international führender Hersteller von Kompressoren mit weltweit rund 1.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die Produkte des 1884 in Kiel gegründeten Unternehmens kommen in Branchen wie Schifffahrt, Industrie, Offshore und Marine zum Einsatz. Das Spektrum reicht vom Hochdruckverdichter für den industriellen Bereich bis hin zu Spezialkompressoren für U-Boote.

In vielen Fällen handelt es sich dabei um Produkte mit sehr langer Lebensdauer, für die Sauer Compressors häufig Wartungsverträge über mehrere Jahrzehnte abschließt. Teilweise wird über 35 Jahre die Versorgung mit Ersatzteilen sichergestellt. Besonderheiten, die reibungslos laufende interne Prozesse voraussetzen. Hier stieß das Unternehmen im Bereich der E-Mail-Kommunikation vor einigen Jahren an Grenzen.

E-Mail-Files wurden immer größer, was die Arbeit mit dem derzeit noch eingesetzten On-Premise Mailserver ausbremste. Ältere E-Mails mit vertretbarem Aufwand zu finden, gestaltete sich zunehmend schwierig, was auch an der nicht zufriedenstellenden Suchfunktion lag. Manchmal war beispielsweise nicht klar, ob eine E-Mail möglicherweise bereits gelöscht wurde.

Unsere Mitarbeiter nutzen die Suchfunktion sehr gerne. Wenn sie eine Mail suchen, verwenden sie dafür lieber die EMA als das eigentliche Mailprogramm, weil sie die Suche dort als viel besser und schneller erleben. Ein großer Vorteil für uns als IT-Abteilung wiederum ist, dass EMA sehr stabil im Hintergrund läuft und administrativ keinen Aufwand erzeugt. Das Archiv ist zudem flexibel skalierbar. EMA konnte dadurch in den letzten Jahren problemlos mit unserem Unternehmen mitwachsen.

EMA sorgt für rechts- und revisionssichere Archivierung

Aufgrund dieser operativen Herausforderungen entschied sich der Kompressor-Spezialist auf Empfehlung eines externen IT-Dienstleisters für die Einführung des Archivsystems EMA von ARTEC IT Solutions. Die zunächst als On-Premise-Lösung eingeführte EMA läuft kontinuierlich im Hintergrund und kümmert sich vollautomatisch um eine rechts- und revisionssichere Archivierung der ein- und ausgehenden E-Mails. Für die Recherche im Archiv steht eine leistungsstarke Volltextsuche zur Verfügung. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter greifen über einen Link auf ihrem Desktop auf ihr EMA-Archiv zu.

Zukunftssicher für den Wechsel in die Cloud

Derzeit bereitet Sauer Compressors den Weg verschiedener Systeme in die Cloud vor. Dies beinhaltet beim Mailserver einen Umstieg auf Microsoft Exchange Online. EMA ist Teil dieses Migrationsplans, was Nutzern den Archivzugriff noch weiter erleichtern wird. Denn eine Outlook-Einbindung über das EMA Outlook Add-In wird den Anwendern den bisher erforderlichen Weg über den Desktop sparen. Um die Nutzung noch intuitiver zu machen, stehen über die EMA Volltextsuche alle archivierten Mails dann direkt in der gewohnten Outlook-Umgebung zur Verfügung.

Dank der Flexibilität des EMA-Archivs bestand für uns im Zuge der Migration in die Cloud keinerlei Notwendigkeit, über einen Systemwechsel nachzudenken. EMA deckt unsere Anforderungen auch in diesem neuen Szenario bestens ab.