Quadratisch, praktisch, gut: Die Alfred Ritter GmbH & Co. KG ist vor allem für ihre Schokoladenmarke „Ritter Sport“ bekannt. Mit über 1.900 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit produziert und vertreibt das Familienunternehmen die beliebten Tafeln im markanten Format.

Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung

2018 stand der Lebensmittelhersteller aufgrund gesetzlicher Anforderungen vor der Herausforderung, eine Lösung für die rechtskonforme Archivierung der E-Mail-Kommunikation einzuführen. Neben der Umsetzung der geltenden Richtlinien standen für die IT-Verantwortlichen damals auch weitere Anforderungen im Fokus. Michael Jany, Teamleiter IT-Infrastruktur und IT-Security bei der Alfred Ritter GmbH & Co. KG erläutert:

Bei neuen Lösungen im Bereich unserer IT ist es uns generell wichtig, dass Single Sign-on unterstützt wird. Außerdem legen wir großen Wert auf eine gute Anbindungsmöglichkeit an das Active Directory, da dies die Integration erfahrungsgemäß deutlich beschleunigt.

Nach einem Vergleich zweier Archivierungs-Systeme fiel die Entscheidung auf die Lösung EMA des deutschen Anbieters ARTEC IT Solutions, die auch seitens des IT-Partners BWG Informationssysteme empfohlen wurde. Die Grundintegration von EMA konnte innerhalb eines Nachmittags abgeschlossen werden. Dies umfasste die Systeminstallation sowie die Anbindung an Exchange. Zum Einsatz kommen auch Speichersysteme von ARTEC.

Die Archivierung der ein- und ausgehenden E-Mails erfolgt vollautomatisch im Hintergrund. Digitale Signaturen beziehungsweise elektronische Zeit- und Datumsstempel stellen die Revisions- und Manipulationssicherheit des E-Mail-Archivs sicher und sorgen so für die rechtssichere Aufbewahrung. Auch bei dem größten Teil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist EMA mittlerweile im Einsatz. Über einen Link im Intranet steht die intuitive EMA-Suchmaske bequem zur Verfügung.

Deutliche Entlastung und schnellere E-Mail-Suche

Aus Sicht der IT-Verantwortlichen des Schokoladenherstellers bringt das E-Mail-Archiv auch deutlich über die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben hinaus eine Reihe von zusätzlichen Vorteilen mit sich. So ist beispielsweise das Problem zu großer Postfächer gelöst und das Einhalten entsprechender Limits bereitet keine Schwierigkeiten mehr. Denn da die E-Mails jederzeit über EMA aufgerufen werden können, lassen sie sich bei Bedarf problemlos aus dem lokalen Postfach löschen.

Zusätzlich wird die IT-Abteilung deutlich entlastet, da etwa versehentlich gelöschte E-Mail-Ordner nicht extra durch die Administratoren wiederhergestellt werden müssen: Sämtliche E-Mails sind ohnehin in EMA vorhanden. Ein weiterer, ganz wesentlicher Vorteil für die Alfred Ritter GmbH & Co. KG ist die hohe Geschwindigkeit, mit der sich über die EMA-Volltextsuche E-Mails und Dateianhänge durchsuchen lassen:

Für uns ist EMA gewissermaßen die perfekte Kombination aus Rechtssicherheit und schneller E-Mail-Suche, so Jany. Dies hilft auch mir bei alltäglichen Recherchen. Ich würde die Zeitersparnis gegenüber der früher oft mühsamen Suche in verschiedenen E-Mail-Ordnern auf mindestens zwei Drittel schätzen. Gleichzeitig läuft das System stabil und wartungsarm.