Die österreichische Kinderhilfsorganisation Pro Juventute kümmert sich darum, vernachlässigten Kindern ein geschütztes Zuhause zu geben. 1947 vor allem mit dem Ziel gegründet, Kriegswaisen zu unterstützen, unterhält Pro Juventute heute Wohngemeinschaften, Streetwork-Projekte und Kindertagesbetreuungs-Einrichtungen in fast ganz Österreich. Der Verein finanziert sich über Spenden und öffentliche Gelder und konnte in der Zeit seines Bestehens bereits über 5.000 Kindern helfen.

Rechtliche Vorgaben für die Archivierung mussten umgesetzt werden

Die rund 300  Mitarbeiter setzen für die Verwaltung und für klassische Büroarbeiten in erster Linie Standard-Office-Lösungen ein. Um auch ältere E-Mails leichter finden zu können – eine dedizierte E-Mail-Archivierung kam früher nicht zum Einsatz – nutzte Pro Juventute ein Tool, das über eine Indexierung die reine Suche beschleunigte. Gesucht wurde dabei lokal über die einzelnen Postfächer. Allerdings stellte dies keine dauerhafte Lösung für die rechtlichen Herausforderungen der E-Mail-Archivierung dar, die sich in Österreich zum Beispiel durch entsprechende Richtlinien im Unternehmensgesetzbuch (UGB) und der Bundesabgabenordnung (BAO) ergeben. Reinhard Pachler, IT-Leiter bei Pro Juventute, beschreibt die Ausgangssituation wie folgt:

Unser Datenbestand wurde sukzessive immer größer und seitens des Gesetzgebers stieg auch der Druck, für eine den Richtlinien entsprechende Archivierung zu sorgen. Dies betraf sowohl E-Mails als auch Dokumente und Dateien. Bei der Suche nach einer solchen Lösung waren uns mehrere Aspekte wichtig. Das System sollte sich an unsere vorhandene IT-Infrastruktur anpassen – und nicht umgekehrt. Wert legten wir zudem auf einen deutschsprachigen Support, der uns bei eventuellen Schwierigkeiten schnell weiterhelfen kann. Darüber hinaus lag uns eine möglichst flexible Erweiterbarkeit der Lösung am Herzen, um neben E-Mails auch Dokumente archivieren zu können. Aus unserer Marktanalyse ging EMA von ARTEC IT Solutions als klarer Sieger hervor. Einen entscheidenden Ausschlag gab dabei unter anderem auch, dass es sich bei EMA um eine Appliance mit Trusted-Computing-Technologie handelt und wir so auch sicherheitstechnisch alle unsere Anforderungen absolut erfüllen konnten.

Als gemeinnützige Hilfsorganisation konnte Pro Juventute zudem vom ARTEC-CSR-Programm  (Corporate Social Responsibility) profitieren. Dabei gewährt der Hersteller entsprechenden Einrichtungen projektabhängig einen individuellen Rabatt auf verschiedene Lösungen. Die Inbetriebnahme der ARTEC-Appliance konnte innerhalb kurzer Zeit vorgenommen werden. Aufgrund der Netzwerkinfrastruktur bei Pro Juventute mussten im Rahmen der Implementierung von EMA gemeinsam mit dem ARTEC-Support einige Anpassungen vorgenommen werden. Dabei ging es vor allem um die Abstimmung auf mehrere Firewalls, die bei der Hilfsorganisation im Einsatz sind. Alle Punkte konnten schnell und zur vollsten Zufriedenheit gelöst werden.

Inzwischen hat Pro Juventute das System nochmals erweitert und setzt auf Basis einer Appliance des Typs EMA S400 neben der E-Mail-Archivierung auch Module zur sicheren Aufbewahrung von Dokumenten und Dateien ein. Durch die Automatisierung der Archivierung und die Sicherung der Informationen in den unveränderten Originalformaten werden die rechtlichen Anforderungen erfüllt. Eine Volltext-Indexierung sorgt dafür, dass Archivdaten jederzeit recherchierbar und zugänglich bleiben.

Enormer Zeitgewinn für die Administratoren

Der direkte Zugriff auf das Archiv ist den Administratoren vorbehalten, die durch den Einsatz von EMA von einem erheblichen Zeitgewinn profitieren. „Wenn unsere Mitarbeiter beispielsweise eine E-Mail suchen, erteilen sie einem Administrator einen kurzen Suchauftrag, erklärt Pachler. Früher konnte dies in eine sehr aufwendige, langwierige Suchaktion ausarten. Heute geht die Recherche denkbar einfach, schnell und unkompliziert. Über die Volltextsuche von EMA finden wir die benötigten Informationen sehr rasch. Sowohl wir in der IT-Abteilung als auch unsere Kolleginnen und Kollegen von den einzelnen Einrichtungen sind deshalb mit dem System hochzufrieden.