Die Pöschl Tobacco Group ist der weltweit größte Produzent von Schnupftabak und der führende deutsche, konzernunabhängige Hersteller von Tabakprodukten. Das in vierter Generation geführte Familienunternehmen verzeichnet einen Jahresumsatz von über 790 Mio. Euro im Jahr 2024. Am Stammsitz im bayerischen Geisenhausen beschäftigt Pöschl rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

E-Mails zählen dabei besonders für den Vertrieb des Tabakspezialisten zum wichtigsten Kommunikationsmedium. Während die Postfächer jedoch immer größer und unübersichtlicher wurden – in Einzelfällen bis zu 50 GB – fehlte es an einer Möglichkeit, den E-Mail-Verkehr rechts- und revisionssicher zu archivieren. Auch vor dem Hintergrund einer Zertifizierung nach ISO 27001 entschied sich die IT-Leitung bei Pöschl deshalb für die Einführung einer professionellen E-Mail-Archivierung. Patrick Leipold, IT-Systemadministrator bei Pöschl Tabak, hebt neben der Umsetzung der regulatorischen Vorgaben auch den Performance-Gewinn im Arbeitsalltag hervor:

Die Volltext-Indizierung durch die EMA sorgt für eine extrem leistungsstarke Suche, gerade weil auch Anhänge mit gescannt werden. So können Mitarbeitende zum Beispiel einfach eine Artikelnummer in einem Angebot suchen, die in einem angehängten PDF auftaucht. Unsere Erfahrung ist: Wenn man sich an irgendetwas in der gesuchten Mail erinnert, kommt man mit der EMA immer ans Ziel.

Rechtssichere Archivierung der E-Mail-Kommunikation

Nach der Evaluierung mehrerer Optionen fiel die Wahl auf die Lösung EMA von ARTEC IT Solutions. Diese wird nach einer Testphase und der Beratung durch den ARTEC-Partner Advanced UniByte direkt vor Ort betrieben. Da Pöschl über zwei eigene Rechenzentren verfügt, war dies eine bewusste Entscheidung für ein On-Premise-Modell. Ein- und ausgehende Mails werden vollautomatisch und rechtssicher archiviert. Um den Datenschutz einwandfrei darzustellen, greift bei sensiblen Zugriffsfällen eine Vier-Augen-Regelung. Dies bedeutet, dass der Betriebsrat automatisch eingebunden wird.

Neben der Umsetzung der regulatorischen Vorgaben konnte auch ein Performance-Gewinn im Arbeitsalltag erreicht werden: Der Archivzugriff durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist bei Pöschl über einen Browser-Link gelöst – auch dies eine bewusste, individuelle Entscheidung des Unternehmens. Anwender, die nach einer bestimmten E-Mail suchen, können so parallel zu einer Archivsuche die Ordnerstrukturen in ihrem E-Mail-Client im Auge behalten.

Deutliche Entlastung der IT-Abteilung

Für spürbare Entlastung sorgt die Einführung von EMA als E-Mail-Archiv bei Pöschl Tabak auch innerhalb der rund zwanzigköpfigen IT-Abteilung selbst. Versehentlich verschobene oder gelöschte Mails mussten früher durch die IT-Verantwortlichen aufwendig/zeitintensiv wiederhergestellt werden, was bei älteren Mails unter Umständen das Einspielen von Tape-Backups bedeuten konnte. Durch den Archivzugriff können Mitarbeitende sich in solchen Fällen jetzt einfach und schnell selbst helfen.

Als weiteren Ausbau der Lösung wird Pöschl im nächsten Schritt eine zweite EMA-Appliance als Hot-Standby-Option implementieren. Im Fall des temporären Ausfalls eines Rechenzentrums, kann auf das zweite Gerät umgeschaltet werden, was eine hohe Verfügbarkeit gewährleistet.