Piedmont Healthcare zählt zu den führenden privaten Anbietern von Gesundheitsdienstleistungen im US-Bundesstaat Georgia. Neben 22 Krankenhäusern betreibt das Unternehmen unter anderem auch 55 Urgent-Care-Zentren und arbeitet mit fast 2.000 Arztpraxen zusammen. Deutlich über 30.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betreuen rund 3,4 Millionen Patienten.

E-Mail als zentrale Säule der Kommunikation

Für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Gesundheitsdienstleisters bilden E-Mails eine zentrale Säule der internen und externen Kommunikation. Die Aufgabe von Jason Schlager, Senior Client Server Engineer bei Piedmont Healthcare, ist in diesem Zusammenhang allerdings bei weitem nicht nur, den E-Mail-Zugang für alle Benutzer zu gewähren. Denn häufig werden auch Informationen aus älteren E-Mails benötigt, etwa von der Rechtsabteilung. Für ein Healthcare-Unternehmen ein extrem kritischer Aspekt, gerade im Rahmen der Vorbereitung auf gerichtliche Auseinandersetzungen. Zwar nutzte Piedmont bereits eine Speicher- bzw. Archivierungslösung für die E-Mail-Kommunikation. Allerdings ließ diese in ganz entscheidenden Punkten massiv zu wünschen übrig, so Schlager:

Das Problem mit dem früher genutzten Archiv war zum einen der Faktor Zeit. Trotz der auch zum damaligen Zeitpunkt bereits rund 15.000 Benutzer konnten wir jeweils nur eine Archivabfrage zur gleichen Zeit durchführen. Da das System zudem sehr langsam war, konnten einzelnen Abfragen mehrere Stunden dauern. Zusätzlich noch verschärft wurde dies zum anderen durch unser starkes Wachstum im Rahmen der Zukäufe von weiteren Krankenhäusern. Die Anzahl der Benutzer stieg dadurch bis auf fast 40.000 an. So entstand über die Jahre eine völlig überlastete Infrastruktur ohne ausreichend Speicherplatz für die Postfächer. Aus Sicht von Performance und Handhabung war der Zustand eine große Herausforderung.

Neue Strukturen für die E-Mail-Archivierung

Den Verantwortlichen bei Piedmont war klar, dass die damalige Situation nicht dauerhaft tragbar war. Es sollten deshalb neue Strukturen für die Archivierung der E-Mails geschaffen werden, die einen schnellen Zugriff und eine korrekte, vollständige Recherche ermöglichen. Gleichzeitig sollte in diesem Zuge auch generelle E-Mail-Aufbewahrungsrichtlinien für sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeführt werden.

Es wurden verschiedene Lösungen genauer begutachtet, doch bereits im Auswahlprozess zeigten sich deutliche Unterschiede bei den Themen Skalierbarkeit und Preisgestaltung. Hier wurde ein erster Vorteil der inzwischen bei Piedmont eingeführten Lösung EMA von ARTEC IT Solutions deutlich: Während die Lizenzierung bei den Mitbewerbern auf Basis eines Preises pro Benutzer erfolgte und dadurch hohe laufende Kosten mit sich bringen konnte, basierte das Angebot von ARTEC auf einem Preis für eine Komplettlösung, deren Performance auf eine bestimmte Anzahl von Benutzern ausgerichtet war.

Vor dem Hintergrund, dass der Gesundheitsdienstleister damit rechnete, auch künftig stark zu wachsen, kam diesem Aspekt der Skalierbarkeit und Kostenkontrolle eine wichtige Rolle zu.

Starke Performance der Suchfunktion

Ein besonderer Fokus lag daneben aber auch auf der Nutzung und der Performance der integrierten Suchfunktion. Hier war schnell absehbar, dass mit EMA die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erforderliche Recherchen selbständig und ohne Zutun der IT-Abteilung durchführen können.

Die Geschwindigkeit der Suchfunktion ist beeindruckend. Abfragen, die vorher mehrere Stunden dauerten, sind nun innerhalb von wenigen Sekunden erledigt. Verglichen mit der Outlook-Suche bietet EMA gleichzeitig deutlich mehr Möglichkeiten. So sind beispielsweise komplexere Suchanfragen möglich. Das hilft nicht nur beim Auffinden der benötigten E-Mail, sondern ist auch intuitiv und vollkommen selbsterklärend.

Dank des zusätzlichen Case Management Features kann die Rechtsabteilung EMA selbständig für eDiscovery-Anforderungen nutzen und eigene Fälle erstellen. Die IT wird hier höchstens noch zur Unterstützung bei besonders komplexen Abfragen benötigt.

Administrative Vorteile

Neben Performance und Benutzerfreundlichkeit der Suchfunktion profitiert die IT-Abteilung von Piedmont Healthcare auch administrativ von der Einführung von EMA. Dies zeigt sich zum Beispiel dann, wenn nach dem Zukauf eines weiteren Krankenhauses die Beschäftigten und deren Postfächer in die E-Mail-Infrastruktur integriert werden müssen. Früher war dieses „Onboarding“ eines neuen Krankenhauses mit einem relativ aufwendigen Prozess verbunden.

Es war erforderlich, die dort bestehenden Postfächer in der neuen Struktur anzulegen und vor einem Transfer die Daten mithilfe von Drittlösungen in PST-Dateien zu exportieren. Heute beschränkt sich die Vorgehensweise mit EMA im Wesentlichen auf den PST-Export und das Erstellen einer Domain in EMA, in die die PSTs komplett integriert werden. Die neuen Kolleginnen und Kollegen loggen sich mit ihren Piedmont-Accounts ein und haben innerhalb der neuen Infrastruktur sofort wieder Zugriff auf ihre Postfächer. Alle bisherigen E-Mails stehen dann bequem über das EMA-Archiv zur Verfügung.

EMA hat das E-Mail-Management bei Piedmont auf ein neues Level geführt. Die hohe Performance der Suchfunktion, die einfache Integration von Mailboxen aus weiteren Krankenhäusern und Einrichtungen sowie nicht zuletzt der Faktor Datensicherheit sind ganz wesentliche Vorteile. Dies gibt uns gleichzeitig das gute Gefühl, dass wir rund um das Thema E-Mail hervorragend aufgestellt sind.