Als Hersteller und Importeur hat sich die Know How International GmbH & Co. KG auf individuelle Verpackungen und Promotionartikel spezialisiert. Das Portfolio umfasst dabei nach Kundenwunsch produzierte Werbe- und Streuartikel. Im Segment Packaging konzentriert sich das Unternehmen mit Sitz im bayerischen Hirschau vor allem auf hochwertig gestaltete Metall- und Blechdosen.

Schneller Import von Bestandsdaten

Bereits seit 2010 vertraut der Werbeartikel- und Verpackungsspezialist bei der rechtssicheren Archivierung der E-Mail-Kommunikation auf EMA von ARTEC IT Solutions. Ursprünglich diente die Lösung auf Appliance-Basis vor allem dazu, die gesetzlichen Anforderungen an die langfristige Aufbewahrung der ein- und ausgehenden E-Mails des Unternehmens zu erfüllen. Inzwischen hat Know How International jedoch auch weitere Vorzüge und Mehrwerte kennengelernt. So zeigte sich die Leistungsfähigkeit von EMA beispielsweise im Rahmen einer Firmenübernahme. Thomas Ernstberger, Head of Marketing bei der Know How International GmbH & Co. KG, berichtet:

Im Zuge der Übernahme und Zusammenführung war es uns wichtig, keine zusätzliche Software für die Archivierung einzusetzen, sondern auch auf den Systemen der übernommenen Firma EMA als einheitliche E-Mail-Management-Lösung zu verwenden. Es ging hier letztlich auch darum, doppelte Wartungs- und Lizenzierungskosten einzusparen sowie den damit verbundenen Mehraufwand für die Administration zu vermeiden. Mit der Funktion Mail Import war die Übernahme der bestehenden E-Mails trotz großer Datenmengen sehr einfach, störungsfrei und in überraschend kurzer Zeit möglich.

Mehr Produktivität und Effizienz

Neben der vollautomatischen Archivierung aller E-Mails hat EMA auch dafür gesorgt, die E-Mail-Nutzung bei Know How International effizienter und komfortabler zu gestalten. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über die EMA-Suchfunktion etwa jederzeit auch auf älteren Schriftverkehr zugreifen, der sich bereits außerhalb der in den lokalen Postfächern definierten Archivierungszeiten befindet. Dies spart in der Kommunikation im Alltag viel Zeit und trägt zu mehr Produktivität bei, da entsprechende E-Mails zu ähnlichen Sachverhalten oft in angepasster Form erneut verwendet werden können.

Darüber hinaus lassen sich Postfächer von ehemaligen Beschäftigten problemlos zuordnen, so dass keine Informationen verloren gehen. Um den Zugriff auf ältere E-Mails noch schneller zu machen und eine möglichst nahtlose Benutzererfahrung zu erreichen, plant Know How International außerdem, EMA künftig direkt in Outlook zu integrieren. Thomas Ernstbergers Resümee nach Einführung von EMA:

Wir sind mit EMA sehr zufrieden, sowohl innerhalb der Unternehmensleitung als auch bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die mit der im Grunde selbsterklärenden Lösung auch ohne Schulung zurechtkommen. Neben der Nutzung haben sich für uns auch Betrieb und Administration als sehr einfach und störungsfrei herausgestellt. Unterstrichen wird dies auch durch die Tatsache, dass unser Systemhaus – welches eigentlich andere Lösungen vertreibt und normalerweise keine Fremdlösungen wartet – sehr gerne den Support für EMA übernommen hat.