Als Personalberatung spielt DEININGER CONSULTING in der Champions League der Branche. 1981 von Thomas Deininger gegründet, ist die Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Frankfurt am Main heute auch in Shanghai, Delhi, Warschau, Singapur sowie an weiteren Standorten vertreten. DEININGER CONSULTING berät seine Klienten vor allem im Bereich von ausgewiesenen Führungskräften der ersten und zweiten Managementebene sowie bei Kandidaten für Aufsichts- und Beiratsgremien.

Neben dem Telefon ist dabei der E-Mail-Client das wichtigste Kommunikationsmittel der Mitarbeiter der Personalberatung für den Kontakt mit Auftraggebern, Kandidaten und Partnern. Um produktiv arbeiten zu können, kommt es auch darauf an, schnell und unkompliziert auf ältere E-Mails zuzugreifen. Dies war jedoch nicht immer einfach. Denn zum einen beschränkt Deininger die Postfächer auf eine Größe von zwei Gigabyte, was die Suche nach älteren E-Mails früher deutlich erschwert hat. Zum anderen ließ die Performance der Suchfunktion des E-Mail-Clients zu wünschen übrig. Das kostete wertvolle Arbeitszeit und sorgte nebenbei auch für Frust – nicht nur bei Mitarbeitern, sondern auch bei den IT-Verantwortlichen. Das IT-Management für das weit verzweigte Unternehmensgeflecht wird von der Zentrale in Frankfurt aus gesteuert. Und dort war es oft mühsam und mit einem deutlichen Zeitverlust verbunden, parallel zum Tagesgeschäft regelmäßig spezifische Mails wiederherzustellen. Teilweise konnte dies pro Anfrage bis zu eine Stunde in Anspruch nehmen.

Schutz sensibler, personenbezogener Daten von Kandidaten und Klienten

Bei der Auswahl einer passenden Lösung stellte Deininger aus verständlichen Gründen sehr hohe Ansprüche: Als Personalberatung geht das Unternehmen täglich mit sensiblen, personenbezogen Daten von Kandidaten um. Dabei handelt es sich nicht nur um Führungskräfte, sondern teilweise sogar um sehr bekannte Persönlichkeiten der jeweiligen Branchen. Ein Umstand, der natürlich einen besonders sicheren und bewussten Umgang mit der E-Mail-Kommunikation erforderlich macht. Ganz besonders gilt dies auch vor dem Hintergrund der im Mai 2018 endgültig in Kraft getretenen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), die personenbezogene Daten in den Vordergrund rückt. Thorsten Schultze, Leiter IT-Operations bei DEININGER CONSULTING, fasst die Ausgangslage zusammen:

Unsere Kernanforderung war, dass unsere Mitarbeiter benötigte E-Mails schnell, einfach und zuverlässig finden und wiederherstellen können«, »Wir wollten dafür ein einfach bedienbares Tool, das gleichzeitig konform zu unseren Compliance-Richtlinien ist. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass sich meist bereits beim ersten Login zeigt, ob eine Lösung die Anwender und auch uns in der IT-Abteilung überzeugen kann. Durch eine intuitive, selbsterklärende Bedienung springt der Funke im Idealfall direkt über.

Genau dieser »Funke« sprang beim Test von EMA über – und heute ist DEININGER CONSULTING in der Lage, bei der Suche nach E-Mails rund 50 %­­ Zeit zu sparen. Denn durch die Integration der Lösung von ARTEC IT Solutions steht den Mitarbeitern der Personalberatung eine komfortable Suchmaske zur Verfügung. Die E-Mails, ob direkt auf dem Mailserver oder bereits im Archiv, können per Volltextsuche mit der Eingabe beliebiger Stichworte innerhalb von Sekunden durchsucht werden. Der Aufbau ist dabei bewusst einfach gehalten und auf die wesentlichen Aspekte beschränkt, so dass die Mitarbeiter sich sofort zurechtfanden. Aktuell arbeiten ca. 100 Mitarbeiter in Deutschland mit EMA und führen ihre Suchanfragen selbständig durch. Die hohe Performance der Lösung hat schnell dazu geführt, dass die »Bordmittel« des E-Mail-Clients inzwischen kaum noch genutzt werden – die Recherche und Anzeige älterer Mails erfolgt komplett über das System von ARTEC.

Compliance und EU-DSGVO im Vordergrund

Ausgewählt wurde die modular aufgebaute E-Mail-Archivierung EMA neben der erheblichen Zeitersparnis auch aus Sicherheitsgründen. Denn um die Daten von Klienten und Kandidaten zu schützen, spielt das Thema Compliance bei DEININGER CONSULTING immer eine wichtige Rolle, erklärt Schultze:

Sicherheit und Schutz der verarbeiteten Daten genießen bei uns absolute Priorität. Wir haben unsere Systeme über mehrere Security Engines abgesichert und legen generell Wert auf höchste Sicherheitsstandards. Das galt bereits vor der DSGVO, hat aber jetzt natürlich noch mal einen weiteren Schub erhalten. EMA passt hier optimal in unser Konzept und ließ sich nahtlos in unsere Sicherheits-Infrastruktur einbinden. Und mit Features wie dem Vier-Augen-Prinzip können wir auch branchenspezifische Anforderungen rechtssicher abdecken.

Erfüllung besonderer Anforderungen

Zu diesen besonderen Herausforderungen zählt beispielsweise der Umgang mit den Postfächern von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben. Mit EMA konnte DEININGER CONSULTING für diese E-Mails, die nach einem gewissen Zeitraum vom Mailserver gelöscht werden, einen geschützten Archivzugriff per Vier-Augen-Prinzip realisieren. Der Zugriff auf diese Mails im EMA-Archiv ist nur nach jeweiliger Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten möglich, so dass die rechtlichen Anforderungen optimal und auf elegante Weise erfüllt werden. Auch den Sonderfall »private E-Mail-Nutzung«, der bei der Mailarchivierung häufig für Konflikte sorgt, hat DEININGER CONSULTING mit EMA sauber und clever gelöst.

Zur strikten Trennung von geschäftlicher und privater E-Mail-Kommunikation wurden eigene Privat-Mail-Accounts eingerichtet. Gleichzeitig konnte somit das Sicherheitsrisiko, das durch die Nutzung gängiger Freemail-Dienstleister entsteht, eliminiert werden. DEININGER CONSULTING nutzt das E-Mail-Management von ARTEC darüber hinaus auch unterstützend bei externen und internen Audits, da das System benötigte Informationen bereitstellen kann, wenn diese aus anderen Quellen nicht verfügbar sind. Inzwischen hat die Personalberatung ein Upgrade auf eine EMA S400 Appliance durchgeführt, die bewusst On-Premises genutzt wird, während der Rest der IT-Infrastruktur im Rahmen eines Hyper-Converged-Ansatzes fast vollständig virtualisiert ist.

Auch das jüngste Upgrade der Appliance und die Einbindung in unsere virtualisierte Infrastruktur haben einwandfrei geklappt. Ich schätze bei ARTEC IT Solutions neben dem standardbasierten Ansatz ganz besonders auch die Tatsache, dass es sich um ein lokales, deutsches Unternehmen handelt und wir somit kurze Kommunikationswege zu den Ansprechpartnern haben. Das hat uns beispielsweise auch im Support schon sehr weitergeholfen.Sowohl wir in der IT als auch die Anwender sind mit EMA sehr zufrieden.

Aufgrund des modularen Aufbaus kann EMA als Archiv für Unternehmensdaten neben der reinen E-Mail-Archivierung jederzeit um zusätzliche Bereiche erweitert werden. So beschäftigt sich DEININGER CONSULTING beispielsweise damit, zukünftig eventuell auch File- und Scan-Daten sowie Informationen aus dem hauseigenen ERP-System zu archivieren.