Community Loans of America (CLA) hat sich auf die Vermittlung von Verbraucherkrediten spezialisiert. Der 1994 gegründete Finanzdienstleister bietet über Partner und Tochtergesellschaften ein Netzwerk von mehr als 1.000 lokalen Filialen vor Ort und ist in 25 US-Bundesstaaten präsent.

Die Ausgangslage: Komplexe E-Mail-Infrastruktur

Als Unternehmen aus der Finanzdienstleistungsbranche ist CLA darauf angewiesen, eine rechtssichere und jederzeit nachvollziehbare Aufbewahrung der Kommunikation umzusetzen. Dies gilt insbesondere für den E-Mail-Bereich. Die E-Mail-Infrastruktur des im Laufe der Zeit gewachsenen Unternehmens erschwerte allerdings Prozesse im Segment eDiscovery erheblich. Innerhalb der Organisation kamen beispielsweise nicht weniger als drei unterschiedliche Systeme für die E-Mail-Verwaltung zum Einsatz. Dies machte es sehr komplex, benötigte Informationen zu suchen und zusammenzustellen, beispielsweise im Rahmen von juristischen Auseinandersetzungen und den damit verbundenen Rechercheanfragen aus den Fach- und Rechtsabteilungen.

Bei eDiscovery-Anfragen mussten wir die gefundenen Daten aus drei Systemen zusammenführen und einen Weg finden, diese angemessen zu präsentieren. Teilweise war es sogar erforderlich, einzelne manuelle Suchvorgänge auf verschiedenen Festplatten durchzuführen. Der Aufwand war immens und all dies führte dazu, dass finale Ergebnisse oft erst nach Tagen oder gar Wochen bereitstanden, berichtet Daniel Nicholson, Senior System Engineer bei Community Loans of America.

EMA erweist sich als echter Gamechanger für die Konsolidierung

Im Zuge einer Umstellung auf Microsoft 365 fiel bei CLA deshalb gleichzeitig die Entscheidung, mit EMA und dem Case Management-Feature von ARTEC IT Solutions eine dedizierte Lösung für das Datenmanagement, die Archivierung und die Erleichterung von eDiscovery-Prozessen einzuführen. Die Aufgabe bestand unter anderem darin, die E-Mail-Systeme zu zentralisieren und dabei mehr als 60 Terabyte an E-Mail-Daten aus den drei unterschiedlichen Instanzen zu berücksichtigen. Über die Import-Funktionen von EMA konnte der E-Mail-Bestand innerhalb kurzer Zeit auf das neue System überführt werden. Ein ausgereiftes Sicherheitskonzept inklusive digitaler Signaturen sorgt für eine revisionssichere Aufbewahrung. Über eine leistungsstarke Volltextsuche ist der gesamte Datenbestand zudem jederzeit durchsuchbar.

Gerade die Geschwindigkeit, mit der Suchanfragen durchgeführt werden können, ist für uns ein echter Gamechanger«, erklärt Nicholson. Die Nutzung von EMA ist durch die Integration in unsere gewohnten Systeme zudem sehr einfach und anwenderfreundlich. Unser Ziel ist daher, dass zukünftig die Rechtsabteilung manche Recherchevorgänge auch selbstständig durchführen kann, was zu einer weiteren Entlastung und noch schlankeren Prozessen führen wird.