Zeitlose Klassiker aus Denim-Stoff: Bereits seit der Firmengründung 1976 sind Jeans das Metier des deutschen Modeherstellers Closed. In der Zentrale in Hamburg sowie an internationalen Standorten arbeiten rund 500 Mitarbeiter daran, moderne Kollektionen rund um Denim-Textilien zu entwerfen, zu fertigen und zu vermarkten. Die Modemarke produziert weltweit, unter anderem in Italien, Portugal und China.

In der schnelllebigen, saisonal geprägten Textilbranche ist es für Closed entscheidend, stets am Puls des Marktes zu bleiben und die eigenen, international ausgerichteten Prozesse effizient zu steuern. Insbesondere in den Abteilungen Design und Produktion kommt dabei der E-Mail-Kommunikation eine tragende Rolle zu. Denn die dort tätigen Mitarbeiter und Führungskräfte verschicken praktisch täglich geschäftskritische Informationen per E-Mail und sind gleichzeitig darauf angewiesen, jederzeit auf alle (auch ältere) Mail-Daten zugreifen zu können. Branchentypisch handelt es sich hier häufig auch um Fotos und Bilddateien, beispielsweise von Mustern oder Kollektionen, welche ebenfalls zu einem Datenwachstum von rund zwei Terabyte pro Jahr beitragen. Für die E-Mail-Aufbewahrung hatte die IT-Abteilung von Closed daher eigentlich bereits vor einigen Jahren ein Archivsystem eingeführt. In der Praxis zeigte dieses im Laufe der Zeit allerdings erhebliche Schwächen.

Bestehendes Archiv: Fehleranfällig und ineffizient

Unser altes E-Mail-Archiv war leider sehr langsam und fehleranfällig, so dass wir in der IT-Abteilung ständig damit beschäftigt waren, gesuchte E-Mails für Mitarbeiter wiederherzustellen oder das ganze Archiv überhaupt erst wieder zum Laufen zu bringen, erklärt Philip Wenkel, IT-Administrator bei der Closed GmbH. Speziell nachdem der Mitarbeiter, der das System ursprünglich mit eingeführt hatte, unser Unternehmen verlassen hat, waren wir hier immer wieder auch auf externe Hilfe angewiesen.

Um für Abhilfe zu sorgen, prüfte der Modehersteller gemeinsam mit seinem IT-Dienstleister mögliche Alternativen und unterzog mehrere Archivierungslösungen einer intensiven Prüfung. Im Pflichtenheft standen dabei einige absolute K.O.-Kriterien. Das System sollte sich beispielsweise direkt in die Outlook-E-Mail-Clients der Mitarbeiter einbinden lassen und auch die dort lokal vorhandenen Ordnerstrukturen mussten übernommen werden. Um die Anmeldung zu vereinfachen und keinen zusätzlichen Aufwand zu erzeugen, war zudem eine Single-Sign-on-Unterstützung Pflicht. Damit sich Inhalte bequem und schnell recherchieren lassen – ein großes Manko des Altsystems – legte Closed darüber hinaus großen Wert auf eine performante Volltext-Suchfunktion. Für Mitarbeiter sollte im Idealfall eine „Suchmaschine“ zur Verfügung stehen, mit der sich benötige E-Mails möglichst einfach wiederherstellen lassen.

Am besten erfüllt werden konnten diese Anforderungen durch EMA von ARTEC IT Solutions. Der Jeans-Spezialist entschied sich dabei für eine Appliance-basierte Lösung, die mit Unterstützung des ARTEC -Supports innerhalb kurzer Zeit im hauseigenen Rechenzentrum bei Closed implementiert wurde. Die ARTEC-Techniker waren auch gefragt, als es galt, die E-Mail-Bestandsdaten aus dem bisherigen Archivsystem zu importieren. Keine triviale Aufgabe, da die Mails dort in einem proprietären Format vorlagen. Gelöst werden konnte dies jedoch durch einen speziellen Import-Server von ARTEC, der die Alt-Daten automatisch in das Standard-Format konvertiert und in das neue Archiv importiert.

Der Support von ARTEC hat hier wirklich einen tollen Job gemacht und die Auswirkungen der Umstellung sind enorm positiv, sagt Wenkel. In der IT-Abteilung fällt uns vor allem die massive Entlastung auf. Anfragen und Probleme von Anwendern, die das E-Mail-Archiv betreffen, sind um 90 % gesunken, da die User sich im Prinzip jede Mail einfach selbst in Echtzeit suchen und die Nachricht inklusive ihrer Dateianhänge aufrufen können. Das System wurde sofort angenommen und die Mitarbeiter kommen mit der Suchfunktion problemlos zurecht. Auch vom Appliance-Konzept sind wir komplett überzeugt. Im Vorfeld gab es noch die Tendenz in Richtung einer virtualisierten Variante, aber wir sehen inzwischen gerade hinsichtlich der Administration einige entscheidende Vorteile, die für die Appliance sprechen.

Per App alle E-Mails auch auf mobilen Geräten Während für einige Mitarbeiter vor allem die vollautomatische Archivierung aller E-Mails im Hintergrund ausreichend ist, nutzen gerade die Abteilungen Design und Produktion das Archiv besonders intensiv. Um hier auch komfortable Zugriffsmöglichkeiten von unterwegs sicherstellen zu können, nutzen einige Mitarbeiter zusätzlich die für die Betriebssysteme iOS und Android verfügbare ARTEC AOS-App auf ihren mobilen Geräten. Auch auf dem Smartphone oder Tablet-PC stehen den Closed-Mitarbeitern damit jederzeit von überall aus alle wichtigen E-Mails über die gewohnte EMA-Volltextsuche zur Verfügung. Die gewünschten Inhalte lassen sich direkt in der App aufrufen. Ein großer Vorteil ist dies zum Beispiel für Anwender, die häufig zwischen den einzelnen Produktions- und Designstandorten beziehungsweise vor Ort in den Niederlassungen unterwegs sind und dabei nicht immer ein großes Notebook mitführen möchten.

Nach der erfolgreichen Umsetzung der E-Mail-Archivierung inklusive vollständigem Import der Bestandsdaten ist geplant, den Mailserver mit Hilfe des Archivs zusätzlich zu entlasten. Darüber hinaus zieht Closed für die Zukunft die Umsetzung weiterer Prozesse im Informationsmanagement mit ARTEC-Modulen in Betracht, wie Philip Wenkel berichtet:

Die generelle Performance unseres Mailservers lässt zu wünschen übrig. Wir haben deshalb geplant, das Archiv zur direkten Entlastung zu nutzen, indem alle E-Mails nach einer bestimmten Zeitspanne automatisch vom Server gelöscht werden und dann nur noch über das EMA-Archiv verfügbar sind. Derzeit betreiben wir zudem noch ein paralleles Dokumentenarchiv, welches wir perspektivisch mit weiteren EMA-Modulen ablösen möchten. Hier könnte dann beispielsweise das File-Modul für die Archivierung von Dateien zum Einsatz kommen. Unsere Zielsetzung ist es, einen zentralen Aufbewahrungsort für alle geschäftlich relevanten Daten und Informationen zu schaffen und für absolut transparente, effiziente Prozesse zu sorgen.