Mit über 1,4 Millionen Mitgliedern ist der Automobilclub von Deutschland (AvD) die zweitgrößte Serviceorganisation für Autofahrer in Deutschland. Der traditionsreiche, 1899 gegründete Club bietet eine Vielzahl von Leistungen rund ums Automobil: Von der klassischen Pannen- und Abschlepphilfe über einen umfangreichen Versicherungsservice bis hin zu speziellen Bonus-Programmen mit ausgewählten Partnern. Im Zuge einer strategischen Neuausrichtung stellt der Automobilclub seit einigen Jahren die Weichen für die Zukunft. Einen Schwerpunkt bilden dabei zum Beispiel individualisierte Angebote und besonders intensive Kundenbetreuung, mit denen der AvD auf veränderte Marktbedingungen und Wünsche der Mitglieder reagiert.

Da dies naturgemäß auch das digitale Kommunikationsaufkommen weiter gesteigert hat, kommt dem Handling und Management des E-Mail-Verkehrs der rund 140 Mitarbeiter eine besondere Bedeutung zu. Um gleichzeitig den Administrationsaufwand vor Ort zu minimieren, hatte sich der Club bereits vor einigen Jahren für einen cloudbasierten Ansatz bei der E-Mail-Aufbewahrung entschieden. Mit einer Lösung mit einem vorgeschalteten Mail-Relay-Server hatte man jedoch eher durchwachsene Erfahrungen gemacht, wie Daniel Cronauer, System Administrator beim AvD, berichtet:

Das Hauptproblem mit dem früheren System war die Instabilität. Es gab praktisch im Wochentakt Störungen und E-Mails kamen teilweise nicht an oder wurden abgewiesen. Musste man einmal ältere E-Mails im Archiv suchen, wurde es zudem unkomfortabel, denn Suchergebnisse wurden oft erst nach rund einer Viertelstunde Wartezeit angezeigt. Das stand einer schnellen, produktiven Arbeitsweise klar im Weg und war auf Dauer so nicht tragbar.

EMA Direct Cloud überzeugte durch Sicherheit und Performance

All diese Gründe bewegten den Automobilclub schließlich dazu, beim E-Mail-Archiv den Umstieg zu wagen. Die Entscheidung fiel auf Basis drei wichtiger Kriterien auf die Lösung EMA von ARTEC IT Solutions als Direct-Cloud-Variante: Das System konnte schnell implementiert werden, was sich bereits in einem ersten Proof of Concept unter Praxisbedingungen gezeigt hatte. Erfüllt wurde außerdem der Wunsch nach einer möglichst einfachen Bedienbarkeit – angesichts begrenzter Ressourcen in der IT-Abteilung sollte die neue Lösung so wenig Administrations- und Support-Aufwand wie möglich verursachen. Da der AvD auch weiterhin auf die Archivierung in der Cloud setzen wollte, kam zudem der Standort-Faktor ins Spiel: Angesicht aktueller und künftiger Anforderungen an den Datenschutz legte der Automobilclub großen Wert auf einen deutschen Firmensitz und die Speicherung der Daten in einem Rechenzentrum in Deutschland.

Hochsichere Datenübertragung per Firegate VPN

Nach einer Testphase konnte EMA sehr zügig in die IT-Architektur eingebunden werden. Verzögerungen entstanden lediglich durch die späte Bereitstellung der bestehenden Alt-Daten in einem proprietären Archivformat – die immerhin mehrere Terabyte umfassten. Diese Bestandsdaten konnten jedoch durch ARTEC IT Solutions problemlos importiert werden.

Im laufenden Betrieb werden nun pro Monat allein rund 100.000 eingehende E-Mails auf einem angebundenen, skalierbaren VSTOR Vault Speicher archiviert. Die Aufbewahrung erfolgt auf einer dedizierten, hochsicheren Appliance im ARTEC-eigenen Datacenter. Die Übertragung der Daten zwischen den lokalen Systemen des AvD und dem Rechenzentrum ist dabei über Firegate VPN abgesichert – eine spezielle IT-Security-Lösung von ARTEC, die auf Basis von Trusted-Computing-Technologie eine sichere Verbindung verschiedener Standorte ermöglicht. Um nur legitime, tatsächlich relevante Mails ins Archiv zu übernehmen, wird Spam zusätzlich durch eine vorgeschaltete E-Mail-Security-Lösung bereits vorab ausgefiltert. Dies betrifft rund 180.000 unerwünschte Werbe-Mails, die Woche für Woche bei den Mitarbeitern des AvD eingehen.

Die Umstellung auf EMA lief unter dem Strich absolut problemlos und sehr schnell, erklärt Cronauer. „Die Datensynchronisation erfolgt vollautomatisch alle zwei Minuten. Wenn man es nicht wüsste, würde man eigentlich gar nicht merken, dass es cloudbasiert ist – die Performance fühlt sich so an, als ob das Archiv direkt vor Ort wäre.

Auf den Geschmack gekommen: Schnelle Suche

Der Hauptgrund für die E-Mail-Archivierung war ursprünglich lediglich, die rechtlichen Anforderungen abzudecken. Vorgesehen war deshalb, die Suche nach älteren E-Mails auf die Mitarbeiter der IT-Abteilung des Automobilclubs zu beschränken. Aufgrund der Erfahrungen mit der Volltext-Suchfunktion in EMA, mit der sich archivierte E-Mails inklusive ihrer Dateianhänge durch Eingabe beliebiger Stichwörter durchsuchen lassen, zieht der AvD für die Zukunft jedoch auch eine breitere Nutzung der Recherchefunktion in Betracht.

Wir hatten erst kürzlich den Fall, dass wir für einen unserer Geschäftsführer einen entsprechenden EMA-Link für die Suche im Archiv direkt in seinen E-Mail-Client integriert haben. Dies war zunächst nur für eine konkrete Anfrage gedacht, aber die Begeisterung darüber war riesig. Beeindruckend ist hier vor allem die Geschwindigkeit, mit der die Suchergebnisse innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung stehen. Das stellt eine drastische Verbesserung im Vergleich zum Vorgängersystem dar. Was uns in der IT-Abteilung zudem sehr positiv aufgefallen ist, ist der Support von ARTEC. Da die Lösung sehr stabil läuft, benötigen wir diesen im Tagesgeschäft zwar selten. Wenn wir jedoch Fragen haben, bekommen wir immer innerhalb kürzester Zeit Antworten und kompetente Lösungen.