Mit einem Jahresumsatz von rund 150 Millionen Euro und etwa 340 Mitarbeitern zählt die WIEST-Gruppe zu den großen Autohäusern in Deutschland. An den Standorten in Darmstadt und Bensheim werden die Marken Volkswagen, Audi, Skoda und Porsche sowie umfassende Serviceleistungen rund um Reparaturen, Kundendienst, Tuning und Zubehör angeboten. Bereits seit 1896 agiert WIEST als unabhängiges und inhabergeführtes Familienunternehmen und legt großen Wert auf moderne Prozesse und eine hohe Eigenverantwortung der einzelnen Unternehmensbereiche.

Für die vertretenen Automobilhersteller führt die Gruppe Garantieabwicklungen durch. Im Rahmen dieser Arbeiten entsteht fallabhängig eine Vielzahl an Schriftstücken und Belegen, die entsprechend dokumentiert werden müssen. Dies reicht beispielsweise von der Eröffnung des Werkstattauftrags über eine mögliche Garantieanfrage an das Werk bis hin zur Bestellung von Teilen, handschriftlich von den jeweiligen Monteuren vermerkte Vorgänge oder Fotos von eventuellen Schäden. Auf diese Weise kann ein solcher Vorgang sehr schnell zehn bis 20 unterschiedliche Dokumente umfassen. Und: Papier ist aus der Werkstatt aufgrund der besonderen Arbeitsprozesse auch mittelfristig nicht wegzudenken und bleibt weiterhin alternativlos.

Aufwendiges Handling von Papierdokumenten

Früher wurden diese schriftlichen Dokumente entsprechend in Ordnern abgelegt. Wichtig ist dies unter anderem für die regelmäßig stattfindenden Prüfungen seitens der jeweiligen Autohersteller. Doch gerade in diesem Bereich zeigten sich klare Nachteile einer papiergebundenen Vorgehensweise. Zum einen war die Lagerung der Dokumente platzintensiv und erforderte zudem entsprechende Aufmerksamkeit bei der Auswahl der Räumlichkeiten, damit Schriftstücke beispielsweise nicht durch Feuchtigkeit beschädigt werden.

Noch schwerer wog allerdings ein anderes Problem: Mit steigender Anzahl an Akten wurde die manuelle Suche immer zeitaufwendiger. Wollte ein Prüfer beispielsweise einen bestimmten Beleg sehen, musste dieser teilweise erst aus dem entsprechenden Lagerraum eines anderen Standorts geholt werden. Und selbst wenn der entsprechende Aktenordner bereits vorlag, musste dieser nicht selten mehrfach durchforstet werden, um das gewünschte Schriftstück aufzufinden.

Gründe genug für Team-Leiter Norbert Fischer, die Digitalisierung im Autohaus auch in diesem Bereich voranzutreiben:

Wir hatten für die Akten-Digitalisierung früher bereits erste Versuche gestartet, die noch relativ umständlich waren. Vom Potenzial einer digitalen Vorgehensweise waren wir aber überzeugt. Deshalb haben wir uns dazu entschieden, das Thema vollumfassend anzugehen.

EMA als universelles Datenmanagement- und Datensicherheits-System

Vergleichsweise einfach fiel den Verantwortlichen der WIEST-Autohäuser dabei die Auswahl des richtigen Technologiepartners. Denn mit EMA von ARTEC IT Solutions nutzten die Darmstädter bereits ein System für das Management und die rechtssichere Archivierung der E-Mail-Kommunikation. Ein weiterer Ausbau dieses Archivsystems lag also nahe. Und bei der näheren Prüfung der zusätzlichen Möglichkeiten, die EMA als universelles Datenmanagement- und Datensicherheits-System bietet, zeigte sich relativ schnell, dass die Anforderungen damit auf ganzer Linie erfüllt werden konnten. Ein besonderes Augenmerk lag dabei auch auf dem Thema Sicherheit, wie Fischer betont. Ziel war, es ein zentrales System zu realisieren, in dem Daten abgelegt und gesichert und jederzeit wiederhergestellt werden können.‍

IT-Security ist im Umfeld von Autohäusern gerade im Bereich von Backups und gespeicherten Daten ein absolut sensibles Thema. In der Vergangenheit gab es mehrere große Cyber-Angriffe auf Autohäuser, die teilweise mit sogenannten Verschlüsselungs-Trojanern durchgeführt wurden. Die Folge war oftmals ein wochenlanges Lahmlegen des jeweiligen Betriebs – ein wahres Horrorszenario, welches wir unbedingt vermeiden wollten. Dies war mit einer der Gründe dafür, dass uns das Sicherheitskonzept von ARTEC überzeugt hat. Denn mit EMA sind wir in der Lage, Daten so aufzubewahren, dass sie manipulationsgeschützt sind und gleichzeitig vollkommen außerhalb möglicher Zugriffe durch Unbefugte oder Cyber-Attacken liegen.

Für die Digitalisierung der Garantieunterlagen setzt WIEST auf die Zusammenarbeit mit dem Spezialisten Image Pro, der einen professionellen Scan-Service anbietet. Die Entscheidung, die Belege nicht selbst zu scannen, fiel dabei nicht nur aufgrund der großen Volumina ganz bewusst. Denn durch einen externen Dienstleister kann eine gleichbleibend hohe Qualität sichergestellt werden, inklusive Prüfung der Papierbelege auf mögliche „Eselsohren“, verdeckte Bereiche usw., was der Datenqualität zugutekommt. Auch die fachgerechte und DSGVO-konforme Vernichtung der Papierdokumente wird durch den Scan-Dienstleister abgewickelt.

Schneller Zugriff per Volltextsuche

Der Zugriff auf die auf einem Storage abgelegten Akten erfolgt bequem über die leistungsfähige EMA-Volltextsuche. Je nach Anforderung kann hier beispielsweise nach der Auftragsnummer, der Fahrgestellnummer oder der Kundennummer gesucht werden. Innerhalb weniger Sekunden werden die vorhandenen Dokumente angezeigt. Ein enormer zeitlicher Vorteil gegenüber der früheren Vorgehensweise, bei der jede einzelne Suche im Schnitt bis zu fünf Minuten dauerte. Dies wirkt sich nicht nur im Rahmen der Revision positiv aus, sondern begeistert auch die Mitarbeiter der WIEST-Gruppe. Denn benötigte Dokumente sind jederzeit schnell und unkompliziert aufrufbar. Dazu trägt auch die intuitive Bedienbarkeit von EMA bei – da das System nahezu selbsterklärend ist, war es seitens der IT-Leitung auch nicht erforderlich, eine umfangreiche Dokumentation zu erstellen oder spezielle Schulungen durchzuführen.

Wenn es ein System gibt, das äußerst erfreulich auffällt, dann ist es EMA. Unserer Erfahrung nach gibt es wenige Lösungen überhaupt, die so stabil und zuverlässig laufen. Auch für die Administration fällt kein Aufwand an.

Die Digitalisierung der Dokumente soll bei WIEST sukzessive weiter ausgebaut werden. Ziel ist es dabei, Papierdokumente künftig nur noch solange zwischenzulagern, bis der jeweilige Vorgang, also beispielsweise ein Garantieauftrag, abgeschlossen ist. Geplant ist darüber hinaus eine Integration der EMA-Volltextsuche in Outlook. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen dann in der Lage sein, alle benötigten Unterlagen je nach individuellem Zugriffsrecht direkt aufrufen zu können. Um den Datenschutz zu wahren, hat das Autohaus dabei bereits im Rahmen der E-Mail-Archivierung mit EMA ein sogenanntes Vier-Augen-Prinzip eingerichtet, damit kein unbefugter Datenzugriff erfolgen kann.

Zentraler Kernspeicher für alle relevanten Daten

Wir sehen EMA als zentralen Kernspeicher innerhalb unserer Unternehmensgruppe. Alle Informationen und Dokumente werden soweit möglich dort abgelegt und stehen dann über die Volltextsuche zur Verfügung.