Von sterilen Hautklebern über Nahtmaterial bis hin zu speziellen Kollagen- und Knochenersatz-Produkten für die Dental- und Gesichtschirurgie: Die Advanced Medical Solutions Group (AMS) zählt zu den weltweit führenden Anbietern und Herstellern im Bereich der Wundversorgung. Neben Marken wie LiquiBand, ActivHeal und RESORBA entwickelt und produziert AMS auch Produkte auf OEM-Basis für andere Unternehmen. Mit rund 500 Beschäftigten an sieben Standorten vertreibt der Hersteller seine Materialien in 65 Ländern. Die Zentrale liegt im nordenglischen Winsford.

Vereinheitlichung der E-Mail-Aufbewahrung

Im Zuge einiger Übernahmen stellte sich für die Unternehmensgruppe die Herausforderung, das E-Mail-Management länderübergreifend zu optimieren. Konkret ging es dabei vor allem darum, eine einheitliche und compliancegerechte Aufbewahrung und Archivierung aller E-Mails sicherzustellen. Dadurch sollte einerseits allen regulatorischen Vorgaben entsprochen, anderseits aber vor allem auch der jederzeitige Zugriff auf benötigte Informationen aus älteren Mails gewährleistet werden. Jonathan Orme, IS Support Manager bei der Advanced Medical Solutions Group erklärt:

Wir setzen in der englischen Zentrale bei der E-Mail-Kommunikation bereits seit längerem auf Lotus Notes, was sich auch bewährt hat und bestens funktioniert. Allerdings hat sich die Unternehmensstruktur der Gruppe durch die Akquisitionen so verändert, dass wir ergänzend dazu auf der Suche nach einer übergeordneten, einheitlichen Archivlösung waren, um die langfristige Aufbewahrung sämtlicher E-Mails auf einem hochgradig regelkonformen Niveau abbilden zu können.

Compliance- und rechtskonforme Archivierung

Bei der Auswahl eines geeigneten Systems kam den IT-Verantwortlichen der AMS Group die vorhandene Expertise innerhalb der eigenen Unternehmensgruppe zu Gute: Die 2011 übernommene deutsche Niederlassung in Nürnberg, die heute als RESORBA Medical GmbH firmiert, hatte bereits sehr positive Erfahrung mit der dort seit mehreren Jahren eingesetzten E-Mail-Archivierungslösung EMA von ARTEC IT Solutions gemacht. EMA ist nicht nur darauf ausgelegt, eine in allen Punkten rechtskonforme Archivierung sicherzustellen, sondern sorgt durch die integrierte Volltext-Suche auch für einen sehr schnellen Zugriff auf sämtliche E-Mails.

Die allgemeinen gesetzlichen Richtlinien für die Aufbewahrung von geschäftlichen E-Mails sind in Großbritannien zwar nicht ganz so strikt wie in Deutschland und die Prozesse sind weniger stark reguliert. Allerdings erschien es uns durchaus als Vorteil, eine Lösung zu implementieren, die auch deutlich strengere Compliance-Regelungen und rechtliche Anforderungen erfüllen kann – gerade auch mit Blick auf die länderübergreifende Zukunftssicherheit und eine langfristig sichere Umsetzung. Dies gilt umso mehr, da wir uns im medizintechnischen Bereich in einem sehr sensiblen Umfeld bewegen. Uns hat an EMA zudem gut gefallen, dass praktisch beliebige externe Storagemedien und Speichervarianten an das System angebunden werden können. Das gibt uns die Möglichkeit, bei Bedarf sehr flexibel skalieren und erweitern zu können.

Ein klarer Pluspunkt für die AMS Group war das hohe Maß an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit, das EMA durch viele Security-Features wie ein in sich geschlossenes Appliance-System, die integrierte TPM-Technologie sowie sichere Verschlüsselung aller Daten und die Vergabe von eindeutigen, elektronischen Zeit- und Datumsstempeln bietet. Denn im medizinischen Sektor spielt sicherheitstechnisch insbesondere in Großbritannien und den USA der so genannte GAMP-Leitfaden eine wichtige Rolle (Good Automated Manufacturing Practice Supplier Guide for Validation of Automated Systems in Pharmaceutical Manufacture). Diesen hohen Qualitäts- und Sicherheitsanspruch wollte AMS länderübergreifend auch im Bereich der E-Mail-Archivierung bzw. des Informationsmanagements gewahrt wissen.

Einfache Implementierung

Durch den Aufbau als fertig vorkonfigurierte Appliance gestaltete sich die Einrichtung von EMA bei AMS in der Zentrale im englischen Winsford besonders einfach. Die Lösung konnte bereits nach einem Wochenende in Betrieb genommen werden, da lediglich minimale Anpassungen an der bestehenden Lotus-Notes-Infrastruktur vorgenommen werden mussten. Seit der Implementierung archiviert EMA vollautomatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails und sorgt so jederzeit für ein vollständiges, rechtssicheres Mail-Archiv. Während die Mitarbeiter beim Versenden und Empfangen von E-Mails ohne jegliche Umstellung oder Eingewöhnungsphase ganz normal mit ihrem gewohnten Notes-System weiterarbeiten, steht so im Hintergrund jederzeit das EMA Live-Archiv zur Verfügung. Der Zugriff darauf erfolgt je nach Bedarf durch die Mitarbeiter der IT-Abteilung.

Es gibt in der täglichen Praxis eine Reihe von Szenarien, in denen der Archiv-Zugriff für uns sehr hilfreich ist. So lassen sich beispielsweise Details zu einer Kundenbeziehung jederzeit durch Wiederherstellen auch mehrerer Jahre alter E-Mails innerhalb sehr kurzer Zeit recherchieren – selbst dann, wenn der betreffende Vertriebsmitarbeiter gar nicht mehr im Unternehmen tätig ist. Ein Vorgang, der vor der Einführung von EMA mit großem Aufwand verbunden war. Wir haben mit dem System zudem bereits sehr gute Erfahrungen im Rahmen von externen Prüfungen und Audits gemacht.

Da die Zufriedenheit bei AMS sehr groß ist, ist bereits ein weiterer Ausbau des EMA-Einsatzes geplant. So soll die Lösung künftig auch in der neuen Niederlassung in Plymouth in Südwestengland eingeführt werden.