Rund 2,6 Millionen Passagiere jährlich nutzen die Vorteile des Flughafens Bremen. Der City Airport liegt nur wenige Kilometer südlich der Stadtmitte und bietet eine optimale Verkehrsanbindung: Vom Zentrum der freien Hansestadt aus ist der Flughafen nicht weit entfernt.

Erreichbarkeit, Ausfallsicherheit und Zuverlässigkeit spielen auch für die IT-Systeme der Flughafen Bremen GmbH die wichtigste Rolle. Mit ihren insgesamt rund 450 Mitarbeitern stellt die Betreibergesellschaft reibungslose Abläufe rund um den Passagier- und Frachtluftverkehr sicher. Technisch wird dabei bereits seit einigen Jahren auf Virtualisierung und den Einsatz von Thin Clients gesetzt. Auf dieser Basis werden in erster Linie kaufmännische Standard-Systeme betrieben. Zusätzlich kommen dedizierte Server für spezielle Bereiche zum Einsatz.

Revisionssicherheit: Handlungsbedarf bei der E-Mail-Archivierung

Im Rahmen interner Prüfungen zeigte sich Handlungsbedarf im Bereich der E-Mail-Archivierung.

E-Mails wurden bei uns bis vor einiger Zeit ausschließlich auf dem Exchange-Server vorgehalten, erklärt Oliver Hoffmeyer, IT-Leiter der Flughafen Bremen GmbH. Auf Basis von PST-Dateien konnten sich die Mitarbeiter zusätzlich quasi eigene lokale Archive anlegen. Es fehlte aber der ganzheitliche Archivierungsansatz. Wir hatten mit dieser Vorgehensweise keine Möglichkeit, eine automatisierte, revisionssichere Archivierung aller versandten und eingehenden E-Mails sicherzustellen.

Besonderer Fokus auf Arbeitnehmerrechten

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung für diese Herausforderung holte die IT-Leitung des Bremer Flughafens ganz bewusst frühzeitig auch die Arbeitnehmervertretung mit ins Boot. Dadurch sollte vermieden werden, gerade im Bereich der rechtlich heiklen Thematik „private E-Mails“ anzuecken oder Unmut und Verunsicherung bei den Beschäftigten auszulösen. Dabei ging es beispielsweise um die Möglichkeit, einerseits private Mails von der dauerhaften Archivierung auszunehmen, andererseits aber eine vollständige, lückenlose Aufbewahrung aller geschäftlich relevanten Nachrichten zu gewährleisten.

Die Verantwortlichen der Betreibergesellschaft des Airports zogen 2012 verschiedene Referenzprodukte für die E-Mail-Archivierung in Betracht. Hauptaugenmerk waren dabei die Kriterien Rechts- und Revisionssicherheit, um die Compliance-Anforderungen voll erfüllen zu können. Weitere Schwerpunkte bei der Auswahl lagen auf den Faktoren Übersichtlichkeit, Handhabung sowie technischer Leistungs- und Funktionsumfang. Die Entscheidung fiel auf das System EMA von ARTEC IT Solutions, eine Archivierungslösung, die sich in der Evaluation den anderen getesteten Produkten technisch überlegen zeigte und alle gestellten Anforderungen erfüllte.

Vielfältige Möglichkeiten für den Umgang mit privaten E-Mails

Ganz besonders galt dies für die Umsetzung der Wünsche seitens der Arbeitnehmervertretung. Denn EMA bietet eine Vielzahl an Funktionen, um die Privatsphäre der Mitarbeiter bestmöglich zu schützen. Durch die Vergabe von Attributen kann der Umgang mit privater E-Mail-Korrespondenz individuell in Abstimmung mit Betriebsräten und Arbeitnehmervertretungen festgelegt werden. Zur Verfügung steht dabei beispielsweise die auch vom City Airport Bremen genutzte Möglichkeit, E-Mails als „privat“ zu markieren und nur auf Basis eines 4-Augen-Prinzips durch den Administrator sichtbar machen zu können. Weitere Optionen umfassen zum Beispiel die automatische Synchronisation von privaten E-Mail-Ordnern mit dem Archiv, so dass das Verschieben einer Mail auf dem lokalen E-Mail-Client sich unmittelbar auch auf das Archiv auswirkt.

Die appliancebasierte Lösung konnte innerhalb kurzer Zeit implementiert und in Betrieb genommen werden. Ein- und ausgehende E-Mails der Mitarbeiter werden von EMA automatisch archiviert. Die Aufbewahrung im Originalformat, elektronische Signaturen sowie Zeit- und Datumsstempel ermöglichen den späteren Nachweis, dass E-Mails nicht verändert wurden und sorgen so für Rechts- und Revisionssicherheit. Das ausgeklügelte ARTEC-Sicherheitskonzept, bei dem der „Schlüssel“ zur Entschlüsselung der Daten unabhängig vom Speicherort grundsätzlich beim Kunden verbleibt, sorgt darüber hinaus für höchsten Schutz der sensiblen Unternehmensdaten.

Komfortgewinn durch leistungsstarke Volltextsuche

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung verfolgten die IT-Verantwortlichen in Bremen zudem das Ziel, bestehende Systemressourcen durch die Archivierung zu entlasten und auch das Wiederfinden benötigter E-Mails zeitsparender und effizienter gestalten zu können. Mit Erfolg, wie Oliver Hoffmeyer berichtet:

Ein erheblicher Komfort- und Geschwindigkeitsgewinn zeigt sich für die Mitarbeiter besonders bei der Recherche und Wiederherstellung von älteren E-Mails, sagt Hoffmeyer. Was früher oft langwierig und aufwendig war, ist jetzt dank Volltextsuche durch die Eingabe von Stichworten in wenigen Sekunden erledigt. Unsere Mitarbeiter schätzen diese Möglichkeit, sehr einfach, unkompliziert und schnell auf benötigte Mails zugreifen zu können. Wir planen derzeit zusätzlich die Umsetzung einiger sehr spezieller Anforderungen, die sich durch besondere Konstellationen mit der Arbeitnehmervertretung ergeben. Aufgrund der vielfältigen Möglichkeiten sind wir sicher, auch diese Herausforderung mit EMA lösen zu können.‍