Das Archiv, das mehr kann

EMA archiviert E-Mails und Dokumente revisionssicher und macht sie täglich sinnvoll nutzbar. In der Cloud, On-Premise oder beides. Einfach, effizient und zukunftssicher.

Rechtskonforme Archivierung

Vorgaben aus DSGVO, HGB, AO… mühelos erfüllen

Unkompliziert & Wartungsfrei

Installation und los geht's, EMA läuft einfach

Wertvolles Daily Tool

Sekundenschnelle Volltextsuche im Archiv

Höchste Sicherheitsstandards

Einzigartiger Schutz vor Cyberangriffen

Made in Germany seit 1995

Entwicklung und Hosting zu 100% in Deutschland

Transparente Kostenstruktur

Keine komplizierte Lizenzierung per User

Namhafte Kunden vertrauen auf EMA

Warum archivieren?

Compliance

Archivierung ist keine Option – sie ist Pflicht. Gesetzliche Vorgaben aus Handelsgesetzbuch (HGB), Abgabenordnung (AO), GoBD u. a. schreiben vor, dass Unternehmen ihre geschäftsrelevante Korrespondenz bis zu 10 Jahre aufbewahren müssen. Besonders E-Mails sind dabei eine Herausforderung: Microsoft 365 und andere E-Mail-Server erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nicht. EMA wurde entwickelt, um genau diese Vorgaben zu erfüllen – automatisch und zuverlässig.

Datenschutz

Die DSGVO stellt Unternehmen vor große Herausforderungen: Sie müssen personenbezogene Daten nicht nur sicher aufbewahren, sondern jederzeit nachweisen können, wo diese gespeichert sind. Besonders wichtig sind auch Löschkonzepte: Daten müssen nach Zweckerfüllung oder auf Anfrage der betroffenen Person gelöscht werden. EMA unterstützt Sie bei allen DSGVO-Anforderungen.

Struktur

Die Menge unstrukturierter Daten aus verschiedenen Systemen und Quellen wächst täglich. EMA bringt Ordnung in Ihre Daten: Durch sinnvolle Strukturierung, Metadaten und die leistungsstarke Suchfunktionen wird aus dem Datenchaos ein wertvoller Informationsschatz. So gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse und nutzen Ihre Ressourcen optimal.

Sicherheit

Ihre archivierten Dokumente und E-Mails werden in EMA durch fortschrittliche Sicherheitstechnologie mit einer digitalen Signatur versehen, verschlüsselt und erhalten einen fälschungssicheren Zeitstempel. Diese Kombination macht Ihre Daten nachweislich manipulationssicher. Für kritische Geschäftsprozesse bieten wir zusätzlich ein Hot-Standby-System, das bei Ausfall der Primärinfrastruktur sofort und ohne Datenverlust übernimmt.

Warum EMA?

EMA ist...effizient.

EMA macht als „Daily Tool“ archivierte E-Mails und Dokumente nutzbar - ohne Benutzerlizenzen. Die Volltextsuche findet Daten in Sekunden, auch mobil in der App. Intelligente Filter und Metadaten bündeln Informationen zu elektronischen Akten. So wird aus Ihrem Pflichtarchiv ein wertvolles Arbeitsmittel.

EMA ist...rentabel.

Die Suche nach E-Mails und Dokumenten kostet in Unternehmen täglich wertvolle Arbeitszeit: Mitarbeiter verbringen oft Stunden damit, alte Unterlagen zu suchen. Durch EMAs blitzschnelle Suchfunktion und den sofortigen Zugriff auf alle Dokumente sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

EMA ist...einfach.

EMA bindet sich nahtlos in Ihre IT-Umgebung ein. Ob Microsoft 365 oder andere Systeme - die Einrichtung ist sehr einfach, der Wartungsaufwand ist minimal, und der Bedarf an Schulungen ist gering. EMA läuft zuverlässig und störungsfrei im Hintergrund und entlastet Ihre Primärsysteme nachhaltig.

EMA ist …flexibel.

Keine Sorgen um Benutzerlizenzen oder Speicherplatz: EMA passt sich flexibel Ihren Bedürfnissen an. Die Lösung skaliert problemlos von Start-up bis Großkonzern - ohne versteckte Kosten. Egal in welcher Branche – EMA ist für Sie da.

EMA ist …beständig.

Bei der Ablösung alter Systeme oder bei einem Umzug in die Cloud bleiben Ihre Archivdaten sicher und nutzbar. EMA macht die Migration im laufenden Betrieb zum Kinderspiel und schützt Ihre wichtigen historischen Daten.

EMA ist …kompatibel.

EMA und Microsoft 365 bilden ein perfektes Team: Als Microsoft-Partner entwickeln wir EMA optimal auf die Cloud-Umgebung abgestimmt. Die rechtssichere Archivierung, unbegrenzte Postfächer und die sichere Zweitkopie machen EMA zur idealen Ergänzung für Microsoft 365.

EMA ist ...notwendig.

Ein häufiges Missverständnis in der Datenverwaltung ist die Annahme, dass Backups und Archivierung dasselbe leisten. Ein Backup sichert Daten, nur ein Archiv hingegen verwahrt sie rechtssicher und compliant. EMA macht sie darüber hinaus clever nutzbar: Das perfekte Zusammenspiel.

EMA ist ...integriert.

Die EMA Outlook-Erweiterung macht Schluss mit frustrierender Suche: Durchsuchen Sie blitzschnell nicht nur E-Mails, sondern alle archivierten Unternehmensdaten direkt in Outlook. Ohne Schulung nutzbar, mit gewohnter Ordnerstruktur - so wird Outlook dank EMA zum Power-Tool.

Archivierung ganzheitlich gedacht

EMA bietet Ihnen verschiedene Module, die sich miteinander kombinieren lassen. Die Archivierung von E-Mails mit EMA Mail ist die Grundausstattung jedes EMA-Archivs und integriert sich auf Wunsch perfekt in Microsoft Outlook.

EMA Mail

Rechtskonforme E-Mail-Archivierung – auch mit M365 als Microsoft Partner

EMA File

Vollautomatisches Archivieren und Indexieren von Fileserver-Dokumenten

EMA Print

Dokumente durch virtuelles Drucken archivieren, auch aus ältesten Systemen

EMA Scan

Papierunterlagen einfach digitalisieren und dabei automatisch kategorisieren

EMA Voice

Archivierung von Telefongesprächen/VoIP nahtlos aus bestehenden Umgebungen

EMA-Features im Überblick

EMA bietet Ihnen zahlreiche durchdachte Funktionen für maximale Effizienz und Sicherheit in Ihrem Archiv. EMA ist flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassbar.

Cloud Connector

Nahtlose Integration mit Microsoft 365 und anderen Cloud-Diensten. Der ARTEC Cloud Connector verbindet Ihre Online-Systeme sicher und zuverlässig mit dem EMA-Archiv.

Single Sign-On

Einmal anmelden, alles nutzen. Single Sign-On ermöglicht direkten Archivzugriff ohne wiederholte Passwortabfragen – bequem und gleichzeitig höchst sicher.

4-Augen-Prinzip

Sicherheitskritische Aktionen erfordern Bestätigung durch zwei Personen – für höchste Compliance-Standards. Verhindert beabsichtigte oder versehentliche Manipulation.

Smart Link

Verbinden Sie EMA mit Ihren Primärsystemen. Integrieren Sie das Archiv in SAP, CRM und andere Anwendungen für einen nahtlosen Datenfluss.

Ordnersynchronisierung

Behalten Sie Ihre gewohnte Struktur. EMA synchronisiert Ihre E-Mail-Ordner und Fileserver-Strukturen für intuitive Navigation im Archiv.

Metadaten

Bis zu 200 benutzerdefinierte Attribute für perfekte Organisation. Finden Sie genau die Dokumente, die Sie brauchen – blitzschnell und treffsicher.

Facharchive

Bis zu 200 benutzerdefinierte Attribute für perfekte Organisation. Finden Sie genau die Dokumente, die Sie brauchen – blitzschnell und treffsicher.

Hot Standby

Maximale Betriebssicherheit ohne Ausfallzeiten. Bei Systemausfällen schalten Sie in Sekunden auf ein redundantes Archiv um – ohne Datenverlust.

APIs / SDKs

Integration in Ihre Geschäftsprozesse. Mit kostenlosen EMA APIs und dem ARTEC SDK binden Sie das Archiv nahtlos in eigene Anwendungen und Portale ein.

App

EMA ist mobil. Mit der EMA-App haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf alle archivierten Dokumente – ohne zusätzliche Kosten.

Diese und viele weitere Features finden Sie im Detail auch auf unserer Features-Seite.

Archivierung für SAP

EMA for SAP Solutions ist ein speziell entwickeltes, sehr sicheres und kosteneffizientes Archivierungssystem für SAP-Dokumente. EMA reduziert die Serverlast und erfüllt die Compliance-Anforderungen.

Optimaler Speicher fürs Archiv

Schützen Sie Ihre Daten zuverlässig mit unseren hochmodernen Speichersystemen. Von der kompakten Einstiegslösung bis zum Enterprise-System - VSTOR Vault wächst flexibel mit Ihren Anforderungen und passt sich Ihren Bedürfnissen an.

Neuigkeiten aus unserem Blog

Aktuelles
17.04.2025

Rechtskonformes Cloud-Archiv für E-Mails und Dokumente: Die revisionssichere Lösung für Unternehmen

Erfahren Sie, welche Vorteile rechtskonforme Cloud-Archivierung für Unternehmen bietet. Verwalten Sie E-Mails und Dokumente effizient und entdecken Sie Compliance-Vorteile, Kosteneffizienz und Sicherheitsstandards.

Aktuelles
26.02.2025

Entdecken Sie die neuen VSTOR Vault Speicher!

Entdecken Sie die neue Generation unserer leistungsstarken Storage-Lösung VSTOR Vault, die speziell für das Archiv EMA optimiert wurde.

Release Notes
10.12.2024

Vorabinformation: Firmware AOS 6.92 für EMA

Gerne informieren wir Sie über die neuesten Änderungen in Version 6.92 unserer Firmware AOS für EMA. Das Update-Paket ist ab sofort manuell installierbar und wird ab dem 21.01.2025 als automatisches Update verteilt.

Aktuelles
09.12.2024

Frohe Weihnachten und ein erfolgreiches neues Jahr!

Das ARTEC-Team wünscht Ihnen frohe Weihnachten und ein gutes neues Jahr 2025. Auch für das kommende Jahr haben wir einige Highlights im Programm!

Aktuelles
18.11.2024

Mehr als Archivierung: Mit EMA XRechnungen intelligent verwalten

Die elektronische Rechnungsstellung ist keine Zukunftsmusik mehr - sie ist bereits Realität. Entdecken Sie, wie einfach der Umstieg auf XRechnungen mit EMA sein kann und wie die praktische Umsetzung mit EMA aussieht. Von flexibler Darstellung bis zur revisionssicheren Archivierung bietet EMA die notwendigen Werkzeuge.

Aktuelles
11.11.2024

EMA for SAP Solutions und ArchiveLink: Die optimale Ergänzung

Zur SAP ArchiveLink-Schnittstelle kursieren viele Gerüchte. ARTEC räumt mit Mythen auf und zeigt, warum ArchiveLink weiterhin eine Schlüsselrolle spielt und wie EMA for SAP Solutions diese bewährte Technologie optimal ergänzt. Die Kombination aus ArchiveLink und EMA sind eine zukunftssichere Archivierungsstrategie, die höchste Anforderungen an Datenschutz und Compliance erfüllt.

Das sagen unsere Kunden über EMA

Die ARTEC-Lösung EMA schnitt hier in Sachen Preis-Leistung, Skalierbarkeit und Anwenderfreundlichkeit am besten ab.

Christian Rasmus, SV SparkassenVersicherung

Anfragen und Probleme von Anwendern, die das E-Mail-Archiv betreffen, sind um 90% gesunken, da die User sich im Prinzip jede Mail einfach selbst in Echtzeit suchen und die Nachricht inklusive ihrer Dateianhänge aufrufen können. Das System wurde sofort angenommen und die Mitarbeiter kommen mit der Suchfunktion problemlos zurecht.

Philip Wenkel, IT-Administrator bei der Closed GmbH

Gerade die Geschwindigkeit, mit der Suchanfragen durchgeführt werden können, ist für uns ein echter Gamechanger. Die Nutzung von EMA ist durch die Integration in unsere gewohnten Systeme zudem sehr einfach und anwenderfreundlich. Unser Ziel ist daher, dass zukünftig die Rechtsabteilung manche Recherchevorgänge auch selbstständig durchführen kann, was zu einer weiteren Entlastung und noch schlankeren Prozessen führen wird.

Daniel Nicholson, Senior System Engineer bei Community Loans of America

Wenn es ein System gibt, das äußerst erfreulich auffällt, dann ist es EMA. Unserer Erfahrung nach gibt es wenige Lösungen überhaupt, die so stabil und zuverlässig laufen. Auch für die Administration fällt kein Aufwand an.

Norbert Fischer, Teamleiter der Autohaus WIEST-Gruppe

Herzlichen Dank für Ihren großartigen Support betreffend unseres EMA-Archivs. Wir sind sehr zufrieden mit dieser E-Mail-Archiv Lösung und mit Ihnen im Support macht die Arbeit richtig Freude.

Stefan Burri, Leiter Informatik ICT bei der HUG AG

Es gibt in der täglichen Praxis eine Reihe von Szenarien, in denen der Archiv-Zugriff für uns sehr hilfreich ist. Wir haben mit dem System zudem bereits sehr gute Erfahrungen im Rahmen von externen Prüfungen und Audits gemacht.

Jonathan Orme, IS Support Manager bei der Advanced Medical Solutions Group

Erfolgsgeschichten unserer Kunden

Gut abgesichert

Die SV SparkassenVersicherung archiviert E-Mails rechtskonform und revisionssicher mit EMA.

Ein sicheres Heim für E-Mails, Dateien und Dokumente

Wie die österreichische Kinderhilfsorganisation Pro Juventute mit EMA für rechtskonforme Archivierung sorgt.

Reibungsloser Flug- und E-Mail-Verkehr

Wie der Flughafen Bremen eine revisionssichere E-Mail-Archivierung umgesetzt und dabei besonders die Arbeitnehmerrechte berücksichtigt hat.

Digitale Prozesse im Autohaus

Wie die WIEST-Gruppe mit EMA die umfassende Digitalisierung von Werkstattbelegen realisiert.

Quadratisch, praktisch, gut

Perfekte Kombination aus Rechtssicherheit und schneller E-Mail-Suche mit EMA bei der Alfred Ritter GmbH & Co. KG.

Fit für MiFID II: Archivierung von Telefonaten, E-Mails und Chats

Die Sparkasse Pforzheim Calw sorgt mit EMA für Kundenschutz und Rechtssicherheit.

30 Jahre Archiv und Datenmanagement

Wir sind spezialisierter Hersteller für umfassende Archivierungs- und Datenmanagement-Lösungen. Seit der Gründung im Jahr 1995 entwickelt ARTEC IT Solutions Produkte, die den kompletten Lebenszyklus aller relevanten Unternehmensdaten abdecken. Im Fokus steht dabei stets auch die Sicherheit Ihrer Daten. Unser Hauptsitz ist in Karben bei Frankfurt am Main. Mit Standorten in den USA und Südkorea sind wir weltweit vertreten.

Birgit Würtele

Michael Niehoff

Sasa Mitrovic

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