Features & Funktionen
EMA ist nicht nur ein modular aufgebautes Archiv und eine intelligente Lösung für Ihr Datenmanagement, EMA ist viel mehr! Wir bieten zahlreiche durchdachte Features, damit das System genau zu Ihnen und Ihren Anforderungen passt.
Archiv maßgeschneidert
Mit EMA entscheiden Sie sich nicht nur für eine Lösung, die jetzt passt, sondern auch für zukünftige Flexibilität. Während andere Anbieter Sie mit starren Paketen einschränken, bieten wir Ihnen die Freiheit, jederzeit genau die Module und Features zu wählen, die Sie benötigen. EMA bietet Ihnen Effizienz ohne Überfluss, maßgeschneidert für Ihre Bedürfnisse – heute und morgen.
Single Sign-On
Automatisierte Benutzerauthentifizierung für besten Nutzerkomfort
Für eine sichere und komfortable Nutzung des Archivs unterstützt EMA Single Sign-On (SSO). Mit nur einer Anmeldung am Arbeitsplatz können Sie direkt aus Ihrem E-Mail-Client auf das Archiv zugreifen, ohne Passwort und Benutzerkennung erneut eingeben zu müssen. Dies vereinfacht nicht nur den Archivzugriff wesentlich, sondern bietet wie gewohnt den höchsten Sicherheitsstandard.
4-Augen-Prinzip
Maximaler Schutz für Ihre Daten
Kernfunktionen des EMA-Archivs können so gestaltet werden, dass sie grundsätzlich nicht von einer Einzelperson ausgeführt werden dürfen. Dies verhindert, dass ein Einzelner vorsätzlich oder versehentlich sicherheitskritische Aktionen an Daten und Administrationseinstellungen vornimmt. So ermöglicht EMA die maßgeschneiderte Umsetzung von allen Rechts-, Datenschutz- und Compliance-Vorschriften. Auch die innerbetriebliche Einbindung des Betriebsrats ist problemlos möglich.
Weitere Funktionen
EMA Mail Import Tools
Die EMA Mail Import Tools sind eine Komplettlösung für die nahtlose Migration von E-Mails in das Archiv Ihrer EMA. Sie unterstützen eine breite Palette von Quellen, darunter z.B. EML, Maildir, MBOX, PST, Exchange Server und IMAP-Server. Das Toolkit ermöglicht Ihnen eine schnelle und effiziente Migrationen großer und kleiner E-Mail-Bestände.
Mit Funktionen wie automatischer Deduplizierung, fortschrittlicher Verschlüsselung und anpassbaren Filterfunktionen optimieren sie nicht nur den Speicherverbrauch, sondern gewährleisten auch maximale Datensicherheit und Präzision bei der Datenauswahl.
Die EMA Mail Import Tools eignen sich sowohl für umfangreiche Servermigrationen, als auch für das gezielte Importieren einzelner Postfächer.
EMA PST Creator
Verwandeln Sie aus EMA exportierte E-Mail-Archive mühelos in PST-Dateien mit dem EMA PST Creator, ein vielseitiges Werkzeug für Ihre Datenarchivierungs- und Migrationsanforderungen. Ein intuitiver Assistent führt Sie einfach und komfortabel durch den gesamten Vorgang.
EMA PST Creator berücksichtigt die Einschränkungen von PST-Dateien und teilt große Exporte automatisch auf. Haben Sie Ihr aus EMA exportiertes Archiv mit einem Kennwort geschützt, wird es automatisch auf das PST-Archiv übertragen. Auch die Ordnerstruktur wird abgebildet, um eine nahtlose Organisation und Zugänglichkeit Ihrer Daten zu gewährleisten. Zusätzlich bietet EMA PST Creator die Möglichkeit, PST-Dateien direkt aus EML-Dateien zu erstellen, die in einer Ordnerstruktur gespeichert sind.
Erweiterung für HCL Domino
Maximieren Sie die Leistungsfähigkeit Ihres HCL Domino-Servers mit unserer Erweiterung. Sie erhalten eine überlegene Archivierungslösung, die weit über die Standardfunktionen von HCL Domino hinausgeht. Erleben Sie eine nie dagewesene Einfachheit und Effizienz bei der Archivierung von internen E-Mails, einschließlich Nachrichten an Gruppen und BCC-Empfänger. So können Sie sich sicher sein, dass jede E-Mail, unabhängig von ihrem Ursprung oder Ziel, sicher archiviert wird.
Unsere Softwareerweiterung für HCL Domino integriert sich nahtlos in Ihre bestehende Umgebung und erweitert diese um leistungsfähige Archivierungsfunktionen, die eine vollständige Compliance, verbesserte Datenverwaltung und einen sicheren Langzeit-Zugriff auf kritische Informationen gewährleisten.
Im Zuge einer Firmenübernahme konnten wir dank EMA doppelte Wartungs- und Lizenzierungskosten einsparen und den Administrationsaufwand minimieren. Mit dem Feature „Mail Import“ war die Übernahme großer Datenmengen sehr einfach, störungsfrei und in überraschend kurzer Zeit möglich.
Thomas Ernstberger, Head of Marketing bei der Know How International GmbH & Co. KG
Ordnersynchronisierung
Abbildung der persönlichen Ordnerstruktur aus E-Mail-Programm oder Fileserver
Einfachheit trifft Effizienz: Verlieren Sie nie den Überblick und nutzen Sie Ihre vertraute E-Mail-Ordnerstruktur auch in EMA. Neben der sekundenschnellen Volltextsuche ermöglicht die Ordnersynchronisierung eine weitere intuitive Suchmöglichkeit. So finden sich Nutzer sofort wie in Ihrer gewohnten Umgebung zurecht und geben ihrem Archiv ihren ganz persönlichen Touch.
Attribute und Metadaten
Effektive und flexible Datenorganisation mit bis zu 200 Metadaten
Behalten Sie den Überblick über all Ihre Daten, egal wie groß Ihr Unternehmen ist. Der Attribute-Editor von EMA bringt Ordnung ins Archiv und hebt die Nutzbarkeit der Daten auf die nächste Stufe.
EMA bietet 10 Standardattribute, um gängige Compliance- und Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Archivierten Dokumenten können darüber hinaus bis zu 200 benutzerdefinierte Werte zugefügt werden, manuell oder automatisiert. So holen Nutzer in Sekunden und maßgeschneidert aus großen Datenmengen exakt das hervor, was sie brauchen. Das Archiv bleibt dabei stets rechtssicher und regelkonform.
Bereit für Ihr Live-Archiv?
Maximieren Sie Ihre Effizienz in E-Mail-Archivierung und Datenmanagement mit EMA.
100 % Made and hosted in Germany
Die Sicherheit der Daten ist für Unternehmen und Organisationen von zentraler Bedeutung. Mit den EMA Cloud-Services von ARTEC setzen Sie ganz konsequent auf Cloud-Lösungen "Made in Germany". Von der Entwicklung über die Datenspeicherung bis hin zu kontinuierlicher Betreuung und Support: Sämtliche Daten bleiben zu jedem Zeitpunkt in Deutschland.
Zufrieden mit Archiv und Datenmanagement
Hot Standby: Maximale Betriebssicherheit
Redundante Hochverfügbarkeitslösung für Ihre kritischen Unternehmensdaten
Mit Hot Standby stellen Sie sicher, dass Ihr On-Premise-Archivsystem selbst bei schwerwiegenden Ausfällen voll funktionsfähig bleibt. Unsere standardbasierte Lösung nutzt voneinander unabhängige Datenbanken, um eine Redundanz auf höchstem Niveau zu gewährleisten. Im Ernstfall schalten Sie innerhalb von Sekunden vom primären System auf das Hot Standby-System um.
Hot Standby kann an mehreren Standorten installiert werden, bietet mehrfache Redundanz sowohl für Hardware als auch Software und ist komplett standortunabhängig. Unsere fortschrittliche Lösung ist ideal für Unternehmen, die eine hochverfügbare, sichere und flexible Datenarchivierung benötigen, um den kontinuierlichen Betrieb und die Integrität ihrer Daten zu gewährleisten.
WAN-Synchronisierung
Leistungsstarke Synchronisierung von Primär- und Standby-Archiv auch für entfernte Standorte
Die WAN-Synchronisierung ermöglicht die effiziente Synchronisation Ihrer Daten zwischen zwei geografisch getrennten Standorten. Sie nutzt ein spezielles Synchronisierungsprotokoll, das von ARTEC entwickelt wurde. Wir bieten Ihnen maximale Geschwindigkeit selbst bei größten Datenmengen, ganz ohne Latenzprobleme. Die Datenübertragung ist durch eine VPN-äquivalente Technologie geschützt und nutzt Trusted Computing Methoden. Die Einrichtung ist denkbar einfach.
Weitere Funktionen
iSCSI-Support
iSCSI-Speicher kann nahtlos mit EMA On-Premise Flex und EMA On-Premise Classic eingesetzt werden, um Blockspeicher anzubinden oder als Erweiterung zu nutzen. Für die beste Kompatibilität und Leistung empfehlen wir jedoch die Verwendung unserer VSTOR Vault Speichersysteme, welche speziell für EMA optimiert wurden.
Durch die Kombination aus iSCSI-Anbindung und dem in EMA integrierten Volume Manager profitieren Sie von einer vereinfachten Speicherverwaltung, die es Ihnen erlaubt, Speicherzuweisungen und Kapazitätsanpassungen mit nur wenigen Klicks vorzunehmen. Die Notwendigkeit, separate Speichermanagementsysteme zu nutzen, entfällt.
Fibre Channel-Support
Die Enterprise-Modelle von EMA On-Premise Flex und EMA On-Premise Classic erlauben die Anbindung von Blockspeicher über Fibre Channel. Dies umfasst nicht nur einen umfassenden Volume-Manager, sondern auch die erforderliche Zusatzhardware in Form eines Dual-Port FC-HBA, um eine optimale Leistung und Zuverlässigkeit zu gewährleisten.
Eine optimale Funktionalität und Kompatibilität wird durch die Verwendung von standardkonformem Blockspeicher gewährleistet. Während EMA darauf ausgelegt ist, vielfältige Speicheroptionen zu unterstützen, empfehlen wir die Verwendung von VSTOR Vault Speichersystemen, die speziell für die höchste Kompatibilität mit EMA konzipiert wurden.
Portalintegration
EMA revolutioniert die Integration Ihres digitalen Arbeitsplatzes mit einer nahtlosen Anbindung an Portale und Intranets. Diese fortschrittliche Funktion bietet nicht nur eine reibungslose Einbindung in Ihre bestehenden Systeme, sondern unterstützt auch maßgeschneiderte Single Sign-On (SSO) Lösungen.
Dank ausgeklügelten Schutzmechanismen auf IP-Adressbasis sorgen Sie dafür, dass nur autorisierte Nutzer Zugang erhalten, wodurch Ihre Daten vor unerwünschten Zugriffen geschützt bleiben. Somit erhalten Sie eine zukunftssichere Lösung, die Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit in Einklang bringt, und die Nutzung Ihres Unternehmenswissens transformiert.
Facharchive
Struktur schaffen und den Überblick bewahren durch digitale Aktenbildung
Mit Facharchiven können Sie Dokumente unter einer gemeinsamen Kennung, wie beispielsweise der Kundennummer, strukturieren. Das funktioniert selbstverständlich quellenübergreifend, von E-Mails über SAP-Dokumente bis hin zu Scans oder Sprachaufzeichnungen. Im Gegensatz zu echten Aktenordnern sind in Facharchiven Dokumente für alle berechtigten Teammitglieder jederzeit gleichzeitig sichtbar. Die Verwaltung ist ganz einfach. Archivkategorien und der berechtigte Personenkreis werden automatisch zugewiesen oder unkompliziert mit Verzeichnisdiensten integriert.
Das sichere EMA Log
Manipulationssichere Protokollierung sensibler Vorgänge im Archiv
EMA setzt Maßstäbe in Sachen Sicherheit und Transparenz. Das sichere EMA Log erfasst lückenlos jede sicherheitsrelevante Aktion – von Zugriffen, Suchen, und Exporten durch Administratoren bis hin zu Konfigurationsänderungen. Auf Wunsch können auch Benutzeraktionen protokolliert werden.
Dank fälschungssicherer digitaler Signatur wird jeder Eintrag unveränderbar gespeichert, sodass Sie jederzeit präzise Informationen zu Art, Zeitpunkt und Urheber jeder Aktivität abrufen können. Sie behalten stets die volle Kontrolle und Transparenz über alle Vorgänge in Ihrem Archiv und sorgen so für ein Höchstmaß an Compliance in Ihrem Unternehmen.
Die optionale Syslog-Integration meldet unmittelbar jeden neuen Eintrag an einen beliebigen Empfänger. So können Sie Ihre Daten in besonders sensiblen Bereichen zusätzlich vor Manipulationen und unberechtigtem Zugriff schützen.
Weitere Funktionen
CSV Reporting für Archive
Entdecken Sie das Potential präziser Datenanalyse mit unserem innovativen CSV-basierten Reporting-Feature. Ermitteln Sie detaillierte Nutzungsmuster pro Postfach oder Domäne und nutzen Sie diese Erkenntnisse, um die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens zu optimieren.
Mit diesem Feature können Sie individuelle Berichte generieren, die Ihnen helfen, die Archivierungsaktivitäten in Ihrem Unternehmen besser zu verstehen und zu verwalten. Ob es um die Überwachung der Postfachnutzung geht, um Compliance zu gewährleisten, oder um Trends zu erkennen, die strategische Entscheidungen beeinflussen können – unser Reporting stellt Ihnen die notwendigen Daten zur Verfügung.
CSV Export für Suchergebnisse
Der CSV-Export für Suchergebnisse öffnet die Tür zu unbegrenzten Möglichkeiten der Datenweitergabe und -analyse. Ob Sie detaillierte Berichte für Dokumentationszwecke erstellen, entscheidende Erkenntnisse mit anderen Fachabteilungen teilen oder einfach Ihre Nutzungsdaten organisieren möchten – mit nur wenigen Klicks verwandeln Sie Suchergebnisse in klar strukturierte, leicht zugängliche CSV-Daten.
Nutzen Sie die Flexibilität und Einfachheit, Ihre Daten eine wertvolle Ressource zu verwandeln. Der CSV-Export ist Ihr Schlüssel zu einer effektiveren Datenkommunikation und -nutzung, der die Art und Weise, wie Sie Informationen verarbeiten und teilen, auf die nächste Stufe hebt.
Mandantenfunktion
Ermöglicht die logische Trennung von Unternehmenseinheiten oder Tochtergesellschaften.
Mit der Mandantenfunktion von EMA können Umgebungen mit mehreren Unternehmenseinheiten effizient und komfortabel verwaltet werden. Sie können verschiedene Mandanten innerhalb des Unternehmensnetzwerks einrichten und verwalten, wobei jede Unternehmenseinheit als separate Einheit behandelt wird. Jeder Mandant kann seine eigenen Dokumente archivieren, suchen und abrufen, ohne Zugriff auf die Daten anderer Mandanten zu haben. Und das alles mit nur einer EMA, was die Kosten erheblich senkt.
Zugriffsverwaltung auf Gruppenbasis
Unterstützung von Sicherheitsgruppen zur manuellen oder automatischen Vergabe von Zugriffsrechten
Die Unterstützung für Active Directory- und Microsoft Entra-Sicherheitsgruppen optimiert die Verwaltung von Berechtigungen in komplexen Umgebungen. Sie bietet Administratoren ein leistungsstarkes Werkzeug zur zentralen Verwaltung von Zugriffsrechten.
Die Funktion integriert sich nahtlos in bestehende Infrastrukturen und ermöglicht so eine flexible, aber stets regelkonforme Benutzerverwaltung. Durch die zentrale Steuerung wird die Einhaltung unternehmensweiter Sicherheitsstandards deutlich vereinfacht.
Verteilte Suche
Effizientes Finden in mehreren Archiven
EMA revolutioniert die Informationsbeschaffung mit seiner leistungsstarken verteilten Volltextsuche über mehrere Archive hinweg. Diese innovative Funktion ermöglicht es verschiedenen Unternehmensbereichen, ein einheitliches, globales Archiv zu nutzen, ohne dabei die Notwendigkeit einer Datenzentralisierung oder einer Änderung der bestehenden Infrastruktur.
Mit EMA wird das kontinentübergreifende Auffinden von Daten zu einem mühelosen Standardvorgang. Ganz gleich, wo sich die Inhalte und Dokumente geografisch befinden – EMA stellt sicher, dass alle Informationen für Ihre Mitarbeiter jederzeit und innerhalb von Sekunden zugänglich sind. Dadurch wird die Produktivität erheblich gesteigert.
SMART Integration Tools
Brücken zwischen IT-Inseln schlagen
Nutzen Sie die Vielfalt unserer SMART Integration Tools, um IT-Insellösungen zu überwinden und einen effizienten, unternehmensweiten Datenaustausch in Echtzeit zu ermöglichen. Unsere Lösungen, von SMART Link über API und SDK bis hin zur EMA App, bauen Brücken zwischen getrennten Systemen und Datenquellen. Dank unserer umfassenden API-Expertise können Sie Ihre IT-Umgebung mühelos optimieren und profitieren von effizienteren Interaktionen über alle Geschäftsbereiche hinweg.
SMART Link
Quellenübergreifende Datenverknüpfung leicht gemacht
Integrieren Sie Daten aus Systemen wie SAP oder CRM quellenübergreifend und ohne individuelle Anbindung für jeden Einzelfall. Mit SMART Link fügen Sie sich nahtlos in diverse Primäranwendungen ein – von ERP und ECM bis hin zu branchenspezifischen Lösungen aus Gesundheitswesen, Behörden und Fertigung. Profitieren Sie von einer formatunabhängigen Suche und durchsuchen Sie unstrukturierte Daten direkt mit der leistungsstarken EMA-Suchfunktion. Die intuitive Handhabung von SMART Link erfordert keine zusätzliche Schulung oder Zertifizierung.
APIs und SDK
Integration in Ihre Primäranwendungen
Mit den kostenlosen EMA APIs und dem ARTEC AOS SDK integrieren Sie unstrukturierte Geschäftsdokumente passgenau in Ihre Primäranwendungen. Vereinfachen Sie Recherchen, beschleunigen Sie Prozesse, steigern Sie die Transparenz und sparen Sie Zeit.
Passen Sie EMA individuell an Ihre Geschäftsprozesse an und erleben Sie neue Perspektiven durch die Integration in tägliche Arbeitsabläufe. Besonders bei der Inhouse-Entwicklung eigener Portale oder Fachanwendungen profitieren Sie von unseren Lösungen.
Neugierig geworden? Wir helfen Ihnen gerne weiter!
Birgit Würtele
Michael Niehoff
Sasa Mitrovic
Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten und die Einsatzgebiete von EMA erfahren? Wir präsentieren Ihnen EMA gerne persönlich - in einer Live-Demo oder direkt in Ihrem Unternehmen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!