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EMA for SAP Solutions

EMA for SAP Solutions ist ein speziell entwickeltes, sehr sicheres und kosteneffizientes Archivierungssystem für SAP-Dokumente. EMA reduziert die Serverlast und erfüllt die Compliance-Anforderungen.

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Archivierung und mehr für SAP-Systeme

EMA for SAP Solutions ist ein zertifizierter, moderner Content Server für SAP-Systeme. EMA archiviert SAP-Dokumente sicher und kosteneffizient, was SAP-Datenbanken entlastet und Compliance-Anforderungen zur Aufbewahrung von Dokumenten erfüllt. Eine nahtlose Integration in bestehende SAP-Infrastruktur ist über die zertifizierte ArchiveLink-Schnittstelle ein Leichtes. EMA funktioniert einfacher, sicherer und kostengünstiger - in der Cloud, On-Premise oder in hybriden Umgebungen.

Kosten sparen und Aufwand minimieren

Die Lösung für ein intelligentes und bezahlbares Datenmanagement für SAP-Dokumente heißt EMA. EMA archiviert alle Dokumente nicht nur rechtssicher, sondern auch besonders gut vor Cyberattacken geschützt. Doch EMA ist viel mehr als ein Archiv: Alle Dateien können in Sekundenschnelle per Volltextsuche gefunden und genutzt werden. Und das an jedem Arbeitsplatz im Unternehmen.

Legal Hold Management und Sicherheit

Auf EMA können Sie vertrauen! ARTEC IT Solutions hat 30 Jahre Erfahrung mit der rechtssicheren Archivierung von Dokumenten. Unsere Software kommt zu 100 % aus Deutschland und wird von uns selber entwickelt. Nicht nur für die Revision, sondern auch im Zuge rechtlicher Auseinandersetzungen oder aus Datenschutzgründen stehen alle relevanten Dokumente schnell und einfach zur Verfügung.

SAP-Systeme effizient entlasten ohne teures DMS

Eine zunehmende Menge von Dateien und Dokumenten erzeugt eine große Last auf bestehende SAP-Systeme. Die Performance sinkt. Gleichzeitig müssen die Dokumente aber entsprechend rechtlicher Vorgaben und sicher vor Cyberattacken aufbewahrt werden. Häufig wird hierzu ein klassisches DMS eingesetzt. Allerdings wird meist nur ein sehr kleiner Teil davon tatsächlich benötigt, viele Funktionalitäten werden nicht genutzt. Der Kosten- und Wartungsaufwand steht in der Regel in keinem Verhältnis zum Nutzen.

Geringe Wartung und Administration

Üblicherweise benötigen Datenbanken, Server und Speicher täglich einen gewissen Wartungsaufwand, um die bestehenden Systeme auch in Ausnahmefällen produktiv zu halten. Tägliche Backups können eine zeitgenaue Koordination mit dem SAP-Backup erfordern, um tatsächlich alle Datenbestände synchron zu halten. EMA bietet als vollintegriertes System eine elegante Lösung: Sie ist mit wenigen Klicks direkt eingebunden und sorgt für einen reibungslosen Ablauf – ohne zusätzliche Middleware.

Die Highlights von EMA for SAP Solutions

Einfache Migration zu S/4HANA

EMA macht SAP-Datenbanken schlank und verringert dadurch Zeit und Komplexität bei der Migration zu S/4HANA.

Serverentlastung

Durch die Archivierung von SAP-Dokumenten entlastet EMA Ihren SAP-Server, verbessert die Systemleistung und senkt die Betriebskosten.

Flexibilität

Mit der Verfügbarkeit in der Cloud, On-Premise oder für hybride Umgebungen ermöglicht EMA eine flexible Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft.

Ablösung von Altarchiven

EMA migriert Altsysteme stressfrei während des laufenden Betriebs. Die Geschäftskontinuität ist jederzeit gewährleistet.

Kosteneffizienz   

EMA ist eine günstige Alternative zu teuren Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und hilft, Ihr Budget effizient zu nutzen.

Zeitersparnis

EMA optimiert den Archivierungsprozess, was zu einer schnelleren und effizienteren Verarbeitung von Dokumenten führt und Zeit und Kosten spart.

SAP-Dokumente archivieren

Viel mehr als ein Archiv

EMA archiviert Ihre SAP-Dokumente rechtssicher und effizient, reduziert die Serverlast und erfüllt gleichzeitig alle Compliance-Anforderungen. Aber EMA ist viel mehr als nur ein Archiv. Mit der performanten Volltextsuche finden Sie benötigte Dokumente in Sekunden. Mit EMA halten Sie Ihr SAP-System schlank und können zugleich Ihre Dokumente effizient verwalten.

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Maximale Datensicherheit

EMA ist ein moderner Content Server für SAP. Über die zertifizierte SAP ArchiveLink-Schnittstelle werden Dokumente ausgelagert und im Archiv abgelegt.

  • Dank ausgeklügelter Sicherheitsmechanismen und dem Einsatz von Trusted Computing Technologie wird eine maximale Datensicherheit erreicht.
  • Auf Blockchain basierende digitale Signaturen und Zeitstempel garantieren die Unveränderbarkeit von Inhalten.
  • Die ultraschnelle Volltextsuche sorgt dabei jederzeit für das schnelle Auffinden von Dokumenten.
  • Granulare Zugriffsrechte über ein 4-Augen-Prinzip gewährleisten dabei die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Regeln für das SAP-Archiv.

Die EMA-Volltextsuche

Alle relevanten Dokumente zu den Vorgängen in SAP werden rechtssicher in EMA aufbewahrt und können schnell und einfach über die hochperformante Volltextsuche gefunden und weiterverwertet werden.

SAP-Dokumente aus Altsystemen migrieren

Live-Migration von SAP-Dokumenten

Viele SAP-Infrastrukturen nutzen ArchiveLink-konforme Content Server für die Auslagerung von Dokumenten und Dateien. Doch diese Systeme stoßen oft an Performance-Grenzen und erfüllen nicht mehr die aktuellen Anforderungen an eine rechtssichere Aufbewahrung.

EMA löst dieses Problem einfach und ermöglicht die schnelle und kosteneffiziente Migration von Alt-Archiven im laufenden Betrieb. Während im Hintergrund Bestandsdaten migriert werden, werden neue SAP-Dokumente bereits direkt in EMA abgelegt - und das alles ganz ohne Downtime.

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Migration bestehender Archive ohne Downtime

EMA ermöglicht eine Migration von Altarchiven ohne Downtime im laufenden Betrieb. EMA wird als Repository mit eigenem Content Server an SAP angebunden und das alte Archiv oder Repostory wird mit EMA verknüpft – ein Vorgang, der nur wenige Minuten dauert. Nach der Anbindung werden alle eingehenden Dokumente direkt in EMA archiviert. Parallel dazu werden die Altbestände an EMA übertragen. Die Migration erfolgt einfach und geräuschlos.

Migration zu S/4HANA leicht gemacht

Die Migration zu S/4HANA ist für viele SAP-Nutzer ein aktuelles Thema. Doch große Mengen unstrukturierter Daten erhöhen die Speicherkosten und beeinträchtigen die Performance. EMA als moderner Contentserver mit ArchiveLink-Schnittstelle bietet die Lösung. EMA ermöglicht eine rechtskonforme, revisionssichere Aufbewahrung von SAP-Dokumenten und entlastet so die SAP-Infrastruktur wesentlich. Das System wird schlank und der Umzug zu S/4HANA wesentlich erleichtert. EMA ist einfach und sicher zu integrieren und steht schnell zur Verfügung.

SAP-Metadaten managen

Metadaten-Synchronisierung

Dokumente in SAP sind oft wichtig für verschiedene Fachabteilungen, nicht nur für Abrechnung und Buchhaltung. Doch der Zugriff auf diese Dokumente ist für Nutzer ohne SAP-Kenntnisse schwierig. Mit EMA erlangt jeder Mitarbeiter einfachen Zugriff auf alle Dokumente. Darüber hinaus kann EMA jedem Dokument zusätzliche Informationen hinzufügen, vom originalen Dateinamen bis zu individuellen Details und Kategorisierungen. Dokumente werden einfach auffindbar und können effizient genutzt werden.

Mit EMA können Dokumente nicht nur direkt, über Webbrowser oder App aufgerufen werden, sondern auch in andere Systeme, wie CRM- oder Data-Analytics-Systeme, integriert werden – und das ohne zusätzliche SAP-Lizenzen.

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Informationen aus SAP-Metadaten sinnvoll nutzen

Jedem Dokument können automatisiert Metadaten, wie zum Beispiel Transaktions- und Belegnummern, hinzugefügt werden. So können die Dokumente noch intensiver für ein ganzheitliches Informationsmanagement genutzt werden, auch außerhalb der SAP-Umgebung.

Aus Big Data wird Smart Data

EMA bietet neben dem Management von SAP-Dokumenten auch die Möglichkeit, beliebige andere Dokumente aus verschiedenen Quellen des Unternehmens einzubeziehen und strukturiert gemeinsam abzulegen. Das können zum Beispiels E-Mails, Fileserver-Dateien, gescannte Papierdokumente, Druckerdateien und auch Sprachaufzeichnungen sein. Alle Dokumente werden gleichermaßen zentral erfasst, sicher gespeichert, rechtskonform archiviert und effizient genutzt. So entsteht ein zentrales Informationsmanagement basierend auf einer einzigen Lösung: EMA.

Dokumente für SAP erfassen und weiterverarbeiten

Digitalisierung mit hochleistungsfähigem Scan-Modul

SAP stellt keine eigene Scan-Funktion bereit - schließen Sie diese Lücke mit EMA! Das leistungsstarke Scan-Modul ermöglicht die schnelle Digitalisierung von Dokumenten, die dann sicher in EMA archiviert werden. EMA unterstützt auch Barcode-Szenarien und die Stapelverarbeitung für die Digitalisierung größerer Dokumentenmengen. Die EMA-Volltextsuche ermöglicht zudem das schnelle Auffinden benötigter Dokumente.

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Einstieg in Dokumenten-basierte SAP-Workflows

Barcode-Szenarien können durch EMA Scan ebenfalls problemlos abgebildet werden. EMA unterstützt selbstverständlich auch die SAP-Standardverfahren „spätes“ und „frühes“ Ablegen mit Barcodes. Der Integration von Workflows in SAP-Umgebungen sind keine Grenzen gesetzt.

Zufrieden mit Archivierung und Datenmanagement

Wenn unsere Mitarbeiter beispielsweise eine E-Mail suchen, erteilen sie einem Administrator einen kurzen Suchauftrag. Früher konnte dies in eine sehr aufwendige, langwierige Suchaktion ausarten. Heute geht die Recherche denkbar einfach, schnell und unkompliziert. Über die Volltextsuche von EMA finden wir die benötigten Informationen sehr rasch. Sowohl wir in der IT-Abteilung als auch unsere Kolleginnen und Kollegen von den einzelnen Einrichtungen sind deshalb mit dem System hochzufrieden.

Reinhard Pachler, IT-Leiter bei Pro Juventute

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Erfolgsgeschichten unserer Kunden

Gut abgesichert

Die SV SparkassenVersicherung archiviert E-Mails rechtskonform und revisionssicher mit EMA.

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Ein sicheres Heim für E-Mails, Dateien und Dokumente

Wie die österreichische Kinderhilfsorganisation Pro Juventute mit EMA für rechtskonforme Archivierung sorgt.

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Reibungsloser Flug- und E-Mail-Verkehr

Wie der Flughafen Bremen eine revisionssichere E-Mail-Archivierung umgesetzt und dabei besonders die Arbeitnehmerrechte berücksichtigt hat.

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Digitale Prozesse im Autohaus

Wie die WIEST-Gruppe mit EMA die umfassende Digitalisierung von Werkstattbelegen realisiert.

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Quadratisch, praktisch, gut

Perfekte Kombination aus Rechtssicherheit und schneller E-Mail-Suche mit EMA bei der Alfred Ritter GmbH & Co. KG.

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Fit für MiFID II: Archivierung von Telefonaten, E-Mails und Chats

Die Sparkasse Pforzheim Calw sorgt mit EMA für Kundenschutz und Rechtssicherheit.

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Birgit Würtele

Michael Niehoff

Sasa Mitrovic

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