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Die digitale Transformation schreitet in allen Bereichen des Geschäftslebens voran, und die Rechnungsstellung bildet dabei keine Ausnahme. Eine Schlüsselrolle spielt hierbei die XRechnung, ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen. Doch was genau ist die XRechnung und warum wurde sie eingeführt?

Das Format der XRechnung

Das XRechnung-Format ist ein E-Rechnungsformat, das von der deutschen Koordinierungsstelle für IT-Normen (KoSIT) entwickelt wurde. Die Entwicklung des Formats war eine Reaktion auf die Umsetzung der „Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates“.

Die XRechnung ist ein XML-basiertes Datenformat, das eine einheitliche und strukturierte digitale Rechnungsstellung ermöglicht. Sie wurde entwickelt, um die Interoperabilität zwischen verschiedenen Systemen und Plattformen sicherzustellen. Durch die Standardisierung können Unternehmen und öffentliche Einrichtungen Rechnungen effizienter, schneller und fehlerfrei austauschen.

Gesetzliche Vorgaben und Zeitrahmen

Die Verwendung der XRechnung ist nicht nur ein technologischer Fortschritt, sondern auch gesetzlich verankert. Sie ist die nationale Ausgestaltung der EU-Norm EN 16931, die die Verwendung des strukturierten Datenformats XML für den elektronischen Rechnungsaustausch vorgibt. Der Standard XRechnung in Deutschland ergänzt die EU-Norm um weitere spezifische, nationale Geschäftsregeln. Bereits seit November 2020 ist es für Lieferanten öffentlicher Einrichtungen des Bundes verpflichtend, elektronische Rechnungen auszustellen.

Darüber hinaus tritt ab dem 1. Januar 2025 eine weitere wichtige gesetzliche Regelung in Kraft. Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wird die Ausstellung elektronischer Rechnungen in Deutschland auch im B2B-Bereich schrittweise zur Pflicht. Dies unterstreicht die zunehmende Bedeutung digitaler Prozesse und fördert die Effizienz und Transparenz im gesamten Geschäftsverkehr.

Die Bedeutung der XRechnung für Unternehmen

Der Einsatz der XRechnung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie ist ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro, beschleunigt den Zahlungsverkehr und verbesserte die Compliance mit regulatorischen Anforderungen. Die Rechnungsverarbeitung erfolgt effizient und nachhaltig. Für Unternehmen bedeutet dies eine erhebliche Zeit- und Kosteneinsparung sowie eine Optimierung der internen Prozesse.

XRechnung und EMA – die perfekte Archivierungslösung

Unser Live-Archiv EMA steht Ihnen selbstverständlich auch bei der Umstellung auf die XRechnung zur Seite. EMA wird das XRechnung-Format unterstützen und elektronische Rechnungen compliant und hochsicher archivieren. Zuverlässig und mühelos - genau so, wie Sie es von anderen Dokumenten gewohnt sind.

Mehr als ein Archiv

Darüber hinaus bietet EMA noch ein paar besondere Highlights:

• Über EMAs Attribute-Editor können Sie Rechnungen im XRechnung-Format mit zusätzlichen Metadaten versehen und verschlagworten. So lassen sich Zahlungsströme einfach kategorisieren und ordnen. Mehr über den Attribute-Editor erfahren Sie hier.

• Für Workflows, die auf Papierrechnungen angewiesen sind, kann EMA als ein einfach zu handhabendes Konvertierungstool angewendet werden. So können Sie bei Bedarf auch Rechnungen im XRechnung-Format ordentlich auf Papier bringen.

• Durch die digitalen Signaturen in EMA wird sichergestellt, dass z. B. auch ausgehende Rechnungen im eigenen Archiv einen zusätzlichen Schutz vor Manipulation erhalten. Damit können Sie später die Authentizität einer XRechnung problemlos nachweisen.

Mit EMA entscheiden Sie sich für eine zukunftsfeste Lösung, die die Einhaltung neuester Standards garantiert und Ihre digitalen Prozesse optimiert!