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In einer Welt, die zunehmend von digitalen Daten durchdrungen ist, wandelt sich das Konzept der Archivierung stetig. Längst vorbei sind die Zeiten, in denen Archivierung ausschließlich mit physischen Aktenordnern in verstaubten Regalen gleichgesetzt wurde. Das moderne Archiv umfasst weit mehr als das und bietet mit intelligenten Lösungen eine einfache, schnelle und vor allem sichere Methode zur Datenverwaltung.

Der Ursprung des Archivbegriffs, der sich vom lateinischen „archivum“ und altgriechischen „archeion“ ableitet, zeugt von der langen Geschichte der Dokumentenaufbewahrung. Heute jedoch findet Dokumenten- und E-Mail-Archivierung fast ausschließlich in digitaler Form statt. Diese digitale oder elektronische Archivierung bezeichnet die langfristige, unveränderbare Speicherung von Daten und Dokumenten, die sicher verwahrt und schnell zugänglich gehalten werden müssen. Dies ist besonders relevant, da viele Dokumente nicht an Bedeutung verlieren, sondern wichtige Referenzen für Unternehmen darstellen. Dabei müssen revisionssichere und rechtliche Aspekte sowie unternehmensinterne Richtlinien berücksichtigt werden.

Die Notwendigkeit zur Archivierung ergibt sich nicht zuletzt aus gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, die von wenigen Jahren bis hin zu mehreren Jahrzehnten reichen können. Von Rechnungen und Vertragsdokumenten bis hin zu Steuerunterlagen und medizinischen Dokumenten – die Bandbreite der archivierungspflichtigen Dokumente ist groß.

Relevante Anforderungen finden sich beispielsweise in der Abgabenordnung (AO), im Handelsgesetzbuch (HGB), in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) und auch in der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dabei schreibt der Gesetzgeber für verschiedene Geschäftsunterlagen unterschiedliche Archivierungszeiträume vor.

Für 6 Jahre müssen u.a. archiviert werden:

• Handelsbriefe
• Lieferscheine
• Kopien von Geschäftsbriefen
• eingegangene Geschäftsbriefe
• Mahnungen
• Protokolle
• Preislisten
• Betriebsprüfungsberichte
• Abtretungserklärungen
• Angebote

Eine Archivierungsfrist für 10 Jahre gilt z.B. für:

• Geschäftsberichte
• Bilanzen
• Jahresabschlüsse
• Buchungsbelege
• Bankbelege
• Rechnungen
• Inventare
• Einfuhrunterlagen

Neben den Vorgaben des Gesetzgebers spielen bei der Aufbewahrungsdauer allerdings auch interne Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens beziehungsweise der Branche eine Rolle. Bestimmte Dokumente aus dem medizinischen und juristischen Bereich müssen sogar dreißig Jahre lang aufbewahrt werden, dazu zählen z.B. Urteile, Mahnbescheide oder Prozessakten.

On-Premise oder in der Cloud?

Mit der Weiterentwicklung der Technologie haben sich auch die Archivierungsmöglichkeiten erweitert. Unternehmen haben die Wahl zwischen On-Premise-Lösungen, bei denen die Software auf der eigenen Hardware des Unternehmens installiert und betrieben wird, und der Archivierung in der Cloud.

On-Premise Lösungen bieten ein Höchstmaß an Kontrolle und Datenschutz. Sämtliche Daten bleiben auf Systemen gespeichert, die im Unternehmen betrieben werden. Das ist besonders wichtig für Organisationen, die mit hochsensiblen oder sicherheitsrelevanten Informationen arbeiten. Allerdings muss das Unternehmen personell und fachlich in der Lage sein, Hard- und Software selber zu betreiben. In Abhängigkeit von den finanziellen Ressourcen und Vorlieben können On-Premise-Geräte gekauft oder gemietet werden.

Cloud-Lösungen hingegen bieten sorglose Skalierbarkeit und Flexibilität, da die Ressourcen je nach Bedarf einfach angepasst werden können. Zudem entfallen Kosten und Aufwand für die Wartung und den Betrieb von Server-Hardware.

Unabhängig von der gewählten Methode ist die Archivierung von Dokumenten und E-Mails heute eine unverzichtbare Praxis für Unternehmen. Sie dient nicht nur der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, sondern auch der Sicherung wichtiger Geschäftsdaten und der Gewährleistung eines effizienten und sicheren Zugriffs auf notwendige Informationen.

In Anbetracht der ständig wachsenden Menge an digitalen Daten und der zunehmenden Bedeutung von Datenschutz und Datensicherheit ist eine strategisch geplante Archivierungslösung entscheidend für den langfristigen Erfolg und die Compliance eines jeden Unternehmens. Indem Unternehmen die Bedeutung der Dokumenten- und E-Mail-Archivierung erkennen und in moderne Archivierungslösungen investieren, können sie nicht nur rechtliche Risiken minimieren und Kosten einsparen, sondern auch ihre Geschäftsprozesse optimieren und zukunftssicher machen.