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Outlook als "Google" für Unternehmensdaten: Die neue EMA Outlook-Erweiterung
Leistungsstarke Suche über alle Daten direkt in Outlook
Karben, 16.05.2023 – Vielfach beginnt der Arbeitstag mit dem Öffnen des E-Mail-Postfachs. Dabei wäre es oft wünschenswert, aus dieser Umgebung heraus neben E-Mails auch auf weitere wichtige Daten und Informationen zugreifen zu können. Mit der neuen EMA Outlook-Erweiterung bietet ARTEC IT Solutions erstmalig die Möglichkeit, die leistungsfähige Suchfunktion der Datenmanagement- und Datensicherheits-Plattform EMA direkt in Outlook* zu nutzen. Das Suchen und Finden von Daten aus verschiedensten Quellen wird dadurch drastisch vereinfacht. Die Suche über die EMA Outlook-Erweiterung erstreckt sich nicht nur auf E-Mails, sondern kann auch alle sonstigen Unternehmensdaten umfassen, die im EMA Live-Archiv vorliegen. Dabei kann es sich beispielsweise um Dateien, gescannte Dokumente, Sprachaufzeichnungen von Telefonaten, Rechnungen, Lieferscheine, Briefe und sogar SAP*-Dokumente oder Daten aus anderen ERP-Systemen handeln. Alle wichtigen Unternehmensdaten werden durch die neue Erweiterung direkt in Outlook sichtbar.
Die neue EMA Outlook-Erweiterung ist als native Windows*-Anwendung ausgeführt und kommt ohne den Einsatz von Webtechnologien aus. Dies unterstützt eine nahtlose Einbindung, ohne technischen Administrationsaufwand zu erzeugen. Die Anpassung an das gewohnte "Look & Feel" sorgt gemeinsam mit der selbsterklärenden, intuitiven Bedienung gleichzeitig dafür, dass Benutzer in ihrer gewohnten Outlook-Umgebung bleiben. Ein weiterer Einweisungs- oder Schulungsaufwand ist so nicht notwendig. Um den Umgang mit unstrukturierten Daten zu erleichtern, lassen sich über die Ordnersynchronisierung darüber hinaus in Outlook die persönlichen Ordnerstrukturen des Fileservers abbilden.
"In vielen Unternehmen und Organisationen ist der E-Mail-Client nach wie vor der zentrale Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit. Anwenderinnen und Anwender wünschen sich häufig jedoch leistungsfähigere Funktionen für die Suche nach erforderlichen Informationen, Daten und Dokumenten. Die neue EMA Outlook-Erweiterung stellt genau diese Funktionalität zur Verfügung und kann als echter Performance-Booster für den Mail-Client agieren. Mit EMA wird Outlook sozusagen zum Google für Unternehmensdaten, was das Suchen und vor allem auch Finden von Informationen und Dateien revolutionieren kann", sagt Jerry J. Artishdad, Geschäftsführer der ARTEC IT Solutions GmbH.
EMA deckt als modular aufgebautes Live-Archiv sämtliche Prozesse entlang der Nutzung von Unternehmensdaten ab – von der zentralen Erfassung bis hin zur sicheren, rechtskonformen Aufbewahrung und langfristigen Archivierung. Abgedeckt werden dabei sämtliche relevante Quellen und unstrukturierte Daten wie papiergebundene Dokumente, E-Mails, Fileserver-Dateien oder Sprachaufzeichnungen. Gleichzeitig bietet EMA durch die vollkommen separate Kopie aller Unternehmensdaten einen wirksamen Schutz vor Cyberangriffen und Manipulationen: Alle Daten werden, geschützt durch Sicherheitskonzepte wie Verschlüsselung, digitale Signaturen und Trusted-Computing-Technologie, in einem mehrfach abgesicherten "Datentresor" aufbewahrt.
*Markennamen und geschützte Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Die Nennung von Markennamen und geschützten Warenzeichen hat lediglich beschreibenden Charakter.
