Outlook als Suchmaschine für alle Unternehmensdaten: Die neue EMA Outlook-Erweiterung
Leistungsstarke Suche über alle Daten direkt in Outlook
Karben, 16.05.2023 – Vielfach beginnt der Arbeitstag mit dem Öffnen des E-Mail-Postfachs. Dabei wäre es oft wünschenswert, aus dieser Umgebung heraus neben E-Mails auch auf weitere wichtige Daten und Informationen zugreifen zu können. Mit der neuen EMA Outlook-Erweiterung bietet ARTEC IT Solutions erstmalig die Möglichkeit, die leistungsfähige Suchfunktion der Datenmanagement- und Datensicherheits-Plattform EMA direkt in Outlook* zu nutzen. Das Suchen und Finden von Daten aus verschiedensten Quellen wird dadurch drastisch vereinfacht. Die Suche über die EMA Outlook-Erweiterung erstreckt sich nicht nur auf E-Mails, sondern kann auch alle sonstigen Unternehmensdaten umfassen, die im EMA Live-Archiv vorliegen. Dabei kann es sich beispielsweise um Dateien, gescannte Dokumente, Sprachaufzeichnungen von Telefonaten, Rechnungen, Lieferscheine, Briefe und sogar SAP-Dokumente oder Daten aus anderen ERP-Systemen handeln. Alle wichtigen Unternehmensdaten werden durch die neue Erweiterung direkt in Outlook sichtbar.
Die neue EMA Outlook-Erweiterung ist als native Windows-Anwendung ausgeführt und kommt ohne den Einsatz von Webtechnologien aus. Dies unterstützt eine nahtlose Einbindung, ohne technischen Administrationsaufwand zu erzeugen. Die Anpassung an das gewohnte "Look & Feel" sorgt gemeinsam mit der selbsterklärenden, intuitiven Bedienung gleichzeitig dafür, dass Benutzer in ihrer gewohnten Outlook-Umgebung bleiben. Ein weiterer Einweisungs- oder Schulungsaufwand ist so nicht notwendig. Um den Umgang mit unstrukturierten Daten zu erleichtern, lassen sich über die Ordnersynchronisierung darüber hinaus in Outlook die persönlichen Ordnerstrukturen des Fileservers abbilden.
"In vielen Unternehmen und Organisationen ist der E-Mail-Client nach wie vor der zentrale Dreh- und Angelpunkt der täglichen Arbeit. Anwenderinnen und Anwender wünschen sich häufig jedoch leistungsfähigere Funktionen für die Suche nach erforderlichen Informationen, Daten und Dokumenten. Die neue EMA Outlook-Erweiterung stellt genau diese Funktionalität zur Verfügung und kann als echter Performance-Booster für den Mail-Client agieren. Mit EMA wird Outlook zur Suchmaschine für alle Unternehmensdaten, was das Suchen und vor allem auch Finden von Informationen und Dateien revolutionieren kann", sagt Jerry J. Artishdad, Geschäftsführer der ARTEC IT Solutions GmbH.
EMA deckt als modular aufgebautes Live-Archiv sämtliche Prozesse entlang der Nutzung von Unternehmensdaten ab – von der zentralen Erfassung bis hin zur sicheren, rechtskonformen Aufbewahrung und langfristigen Archivierung. Abgedeckt werden dabei sämtliche relevante Quellen und unstrukturierte Daten wie papiergebundene Dokumente, E-Mails, Fileserver-Dateien oder Sprachaufzeichnungen. Gleichzeitig bietet EMA durch die vollkommen separate Kopie aller Unternehmensdaten einen wirksamen Schutz vor Cyberangriffen und Manipulationen: Alle Daten werden, geschützt durch Sicherheitskonzepte wie Verschlüsselung, digitale Signaturen und Trusted-Computing-Technologie, in einem mehrfach abgesicherten "Datentresor" aufbewahrt.
Markennamen und geschützte Warenzeichen sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Die Nennung von Markennamen und geschützten Warenzeichen hat lediglich beschreibenden Charakter.
Über ARTEC IT Solutions
Seit drei Jahrzehnten steht ARTEC IT Solutions für herausragende Lösungen im Bereich Archivierung, Datenmanagement und Datensicherheit. ARTEC entwickelt innovative Software, cloudbasierte Lösungen und Appliances für die hochsichere Aufbewahrung und schnelle Verfügbarkeit aller Unternehmensdaten. Die Produkte sind intuitiv, sehr einfach zu implementieren und bieten ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis. Dazu gehören das modulare Archiv EMA, EMA for SAP-Solutions, und der performante Massenspeicher VSTOR Vault.
Das Archiv EMA erfasst alle Datenquellen und macht sie effizient nutzbar. Alle Informationen – von operativen Daten über E-Mails, Scans, ERP- und Finanzdokumenten bis hin zu Voice-Recording – werden sicher aufbewahrt und stehen quellenübergreifend in Sekunden bereit. So bietet EMA einen täglichen Mehrwert für alle Mitarbeiter im Unternehmen, auch mobil mit der EMA-App.
Das Portfolio von ARTEC deckt das gesamte Spektrum der Digitalisierungsprozesse ab – von der Nutzung der Produktivdaten bis hin zur langfristigen, rechtskonformen Archivierung und der Optimierung von Backup- und Restore-Prozessen. Dies ermöglicht die Umsetzung eines zentralen oder dezentralen Datenmanagements ohne Veränderungen an der vorhandenen IT-Infrastruktur.
Die ARTEC SMART Integration Tools sowie frei verfügbare API und SDK ermöglichen die nahtlose Integration in Fachanwendungen, Internet- und Intranet-Portale, SAP- und andere ERP-Systeme.
ARTEC hat seinen Hauptsitz in Deutschland und verfügt über Niederlassungen in den USA und Ostasien. Das Unternehmen arbeitet weltweit mit qualifizierten IT-Systemhäusern und Vertriebspartnern zusammen.
