Datenmanagement-System EMA unterstützt das Format XRechnung
Elektronische Rechnungen im neuen Standard lassen sich hochsicher archivieren und übersichtlich visualisieren
Karben, 03.07.2024 – ARTEC IT Solutions, Spezialist für Datenmanagement und Datensicherheit, gibt bekannt, dass das Live-Archiv EMA den Standard XRechnung für elektronische Rechnungen unterstützt. Dies ermöglicht es Anwendern, Rechnungen im XML-Format mit EMA unter Berücksichtigung aller Compliance-Vorgaben zu verarbeiten und rechtssicher digital zu archivieren. Die Ausstellung elektronischer Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) wird in Deutschland im Rahmen des Wachstumschancengesetzes ab dem 1. Januar 2025 schrittweise zur Pflicht.
Visualisierung und Kategorisierung
Über die reine Archivierung hinaus bietet EMA im Zusammenspiel mit dem Format XRechnung eine Reihe von weiteren Vorteilen. XRechnungen werden nicht nur in Sekunden im Archiv gefunden, sondern auch übersichtlich dargestellt. Mit dem integrierten Attribute-Editor lassen sie sich zusätzlich mit Metadaten versehen und verschlagworten. Dies ermöglicht – wie auch bei anderen Dokumenten – eine besonders einfache Kategorisierung und verschafft mehr Überblick über Zahlungsströme.
Nachweisbare Authentizität
Die Vergabe digitaler Signaturen und elektronischer „Zeit-/Datumsstempel“ sorgt zudem für jederzeitige Nachvollziehbarkeit und Manipulationssicherheit. Auf diese Weise lässt sich etwa die Authentizität einer archivierten Ausgangsrechnung im XRechnung-Format jederzeit belegen.
Umwandlung in das PDF-Format
In der Praxis werden zumindest vorübergehend weiterhin Workflows existieren, für die Rechnungen auf Papier beziehungsweise in einer komfortabel von Menschen lesbaren Darstellung erforderlich sind. EMA unterstützt deshalb auch die Konvertierung in das PDF-Format. Die in einem relativ komplexen XML-Format vorliegenden XRechnungen lassen sich damit einfach und schnell in ein menschenlesbares und entsprechend verarbeitbares Format umwandeln. Dies ermöglicht beispielsweise ohne weitere Zwischenschritte das Ausdrucken oder den Versand per E-Mail.
„Ein großer Fokus liegt bei EMA darauf, das System in jeder Hinsicht zukunftsfest zu halten. Das umfasst die kontinuierliche Berücksichtigung und Unterstützung neuester Standards, Formate und Technologien. Anwender können sich auch in Zukunft darauf verlassen, dass sie neue Dokumenttypen mit EMA managen und gemäß der rechtlichen Vorgaben aufbewahren und archivieren können. Dies schafft eine verlässliche Basis für die digitale Transformation wichtiger Geschäftsprozesse“, erklärt Nils Artishdad, Mitglied der Geschäftsführung der ARTEC IT Solutions GmbH. „Dieser Service ist für unsere Kunden selbstverständlich ohne zusätzliche Kosten.“
Als Live-Archiv und globale Suchmaschine für Unternehmensdaten revolutioniert EMA die Art und Weise, wie Unternehmen und Organisationen Informationen nutzen können. EMA ist für ein ganzheitliches Informationsmanagement konzipiert und deckt sämtliche Prozesse entlang des Lebenszyklus von Unternehmensdaten ab: Von der zentralen Erfassung über die effiziente, kontrollierte Nutzung bis hin zur sicheren Speicherung und langfristigen, rechtssicheren Archivierung.
Über ARTEC IT Solutions
Seit drei Jahrzehnten steht ARTEC IT Solutions für herausragende Lösungen im Bereich Archivierung, Datenmanagement und Datensicherheit. ARTEC entwickelt innovative Software, cloudbasierte Lösungen und Appliances für die hochsichere Aufbewahrung und schnelle Verfügbarkeit aller Unternehmensdaten. Die Produkte sind intuitiv, sehr einfach zu implementieren und bieten ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis. Dazu gehören das modulare Archiv EMA, EMA for SAP-Solutions, und der performante Massenspeicher VSTOR Vault.
Das Archiv EMA erfasst alle Datenquellen und macht sie effizient nutzbar. Alle Informationen – von operativen Daten über E-Mails, Scans, ERP- und Finanzdokumenten bis hin zu Voice-Recording – werden sicher aufbewahrt und stehen quellenübergreifend in Sekunden bereit. So bietet EMA einen täglichen Mehrwert für alle Mitarbeiter im Unternehmen, auch mobil mit der EMA-App.
Das Portfolio von ARTEC deckt das gesamte Spektrum der Digitalisierungsprozesse ab – von der Nutzung der Produktivdaten bis hin zur langfristigen, rechtskonformen Archivierung und der Optimierung von Backup- und Restore-Prozessen. Dies ermöglicht die Umsetzung eines zentralen oder dezentralen Datenmanagements ohne Veränderungen an der vorhandenen IT-Infrastruktur.
Die ARTEC SMART Integration Tools sowie frei verfügbare API und SDK ermöglichen die nahtlose Integration in Fachanwendungen, Internet- und Intranet-Portale, SAP- und andere ERP-Systeme.
ARTEC hat seinen Hauptsitz in Deutschland und verfügt über Niederlassungen in den USA und Ostasien. Das Unternehmen arbeitet weltweit mit qualifizierten IT-Systemhäusern und Vertriebspartnern zusammen.
