Warum ein E-Mail-Archiv? 7 Gründe, die über die reine Pflicht hinausgehen

Viele Verantwortliche denken bei E-Mail-Archivierung zuerst an eines: an die gesetzliche Pflicht. HGB, AO und GoBD sind dabei zentrale Stichworte. Gleichzeitig müssen bei der Archivierung auch die datenschutzrechtlichen Anforderungen berücksichtigt werden.

Doch wer nur deshalb ein Archiv einführt, verschenkt einen Großteil des eigentlichen Nutzens. In der Praxis zeigt sich: Die Gründe, aus denen Unternehmen sich am Ende für ein Archiv wie EMA entscheiden, reichen weit über die reine Compliance hinaus. Ein Archiv kann die IT im Alltag entlasten und gleichzeitig dabei helfen, Unternehmensdaten besser vor Verlust und Angriffen zu schützen.

Warum Unternehmen ein Archiv einsetzen, ist sehr unterschiedlich. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Gründe aus der Praxis näher vor.

Eine echte, unabhängige Zweitkopie

Wer seine gesamte Kommunikation ausschließlich in Microsoft 365 oder Google Workspace vorhält, erfüllt nicht automatisch alle Anforderungen, die an eine ordnungsgemäße Archivierung gestellt werden. Fällt die Plattform aus oder ist ein Benutzerkonto gesperrt, kann der Zugriff auf diese Daten ebenfalls eingeschränkt sein.

EMA legt E-Mails und Dokumente getrennt vom Primärsystem ab. Die archivierten Daten bleiben damit auch dann erreichbar, wenn es Probleme mit der ursprünglichen Plattform gibt. Dabei werden alle Datenquellen an einem Ort zusammengeführt und gemeinsam durchsuchbar gemacht. Postfächer, Teams, SharePoint, OneDrive oder Google Drive landen nicht in getrennten Silos, sondern in einem einheitlichen, durchsuchbaren Archiv.

Die getrennte Ablage ist nicht nur für den Ausfall der Plattform relevant. Sie wird auch dann wichtig, wenn E-Mails und Dokumente für einen Rechtsfall oder eine interne Untersuchung schnell auffindbar sein müssen.

eDiscovery und juristische Anfragen

Rechtsstreitigkeiten, behördliche Anfragen oder interne Untersuchungen kommen selten mit Vorlauf. Wenn dann plötzlich sämtliche relevante Korrespondenz zu einem Vorgang zusammengetragen werden muss, entscheidet die Qualität der Archivsuche darüber, ob das in Kürze oder in Wochen erledigt ist.

Über die Volltextsuche lassen sich auch große Archive durchsuchen und relevante Nachrichten und Dokumente schnell auffinden. Legal Holds lassen sich gezielt setzen, sodass relevante Daten für die Dauer eines Verfahrens vor Löschung geschützt sind.

Die Suchfunktion ist aber nicht nur bei rechtlichen Anfragen hilfreich. Auch im normalen Arbeitsalltag lassen sich damit ältere Nachrichten und Dokumente schneller wiederfinden.

Schnellere Suche im Arbeitsalltag

Mitarbeiter suchen regelmäßig zeitintensiv nach alten E-Mails oder Dokumenten, häufig über mehrere Systeme und Ablagen hinweg.

Mit EMA läuft diese Suche direkt in Outlook, im Web oder in der EMA App und liefert Ergebnisse in Sekunden, quer über alle Datenquellen, nicht nur innerhalb einzelner Postfächer. Benötigte Unterlagen lassen sich damit selbstständig finden, ohne dass dafür jedes Mal die IT-Abteilung eingeschaltet werden muss. Das entlastet nicht nur einzelne Mitarbeiter, sondern reduziert auch die Zahl der Support-Anfragen, die sonst bei der IT eingehen.

Postfachgröße im Griff

Wenn Postfächer über Jahre wachsen, wird die Verwaltung für die IT zunehmend aufwendig. Speicherlimits werden erreicht, die Performance leidet, Mitarbeiter löschen eigenmächtig alte Nachrichten, um wieder Platz zu schaffen. Es besteht das Risiko, dass dabei auch aufbewahrungspflichtige Inhalte verloren gehen.

EMA nimmt diesen Druck heraus. Die Postfächer bleiben schlank, weil Inhalte ausgelagert werden. Die archivierten Inhalte bleiben für berechtigte Nutzer weiterhin zugänglich.

Neben der praktischen Entlastung der IT spielt aber auch die rechtliche Seite eine Rolle.

Compliance und Revisionssicherheit

Für viele Unternehmen ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht der erste Anlass, sich mit Archivierung zu beschäftigen: HGB, AO und GoBD enthalten Vorgaben für die Aufbewahrung und den Umgang mit bestimmten geschäftlichen und steuerlich relevanten Unterlagen. Welche Nachrichten und Dokumente konkret aufzubewahren sind und wie lange, hängt vom jeweiligen Inhalt und Anwendungsfall ab. Diese Anforderung erfüllen die Primärsysteme wie zum Beispiel M365 allein häufig nicht.

EMA unterstützt die technische Umsetzung der vorgesehenen Aufbewahrungs- und Nachweisanforderungen. Jedes archivierte Dokument erhält eine digitale Signatur und einen fälschungssicheren Zeitstempel. In Kombination mit lückenlosen Audit-Trails lässt sich jederzeit nachweisen, dass Inhalte seit der Archivierung unverändert geblieben sind. Damit lässt sich bei einer Prüfung nachvollziehen, wie mit den archivierten Inhalten umgegangen wurde. Je nach Einsatzbereich können dabei auch Anforderungen aus aktuellen europäischen Regelwerken wie NIS2 oder dem EU AI Act relevant werden. Welche Anforderungen konkret gelten, hängt vom jeweiligen Unternehmen und Anwendungsfall ab.

Revisionssicherheit ist deshalb ein wichtiger Grund für die Archivierung. Ein weiterer Aspekt ist der Schutz der Daten vor Ausfällen und Ransomware.

Business Continuity und Schutz vor Ransomware

Ransomware-Angriffe treffen längst nicht mehr nur Großunternehmen. Auch mittelständische Betriebe, Krankenhäuser und kommunale Einrichtungen sind betroffen. Wenn Angreifer Zugriff auf die Primärsysteme erlangen, sind oft auch vermeintlich gesicherte Daten in Mitleidenschaft gezogen, sofern sie nicht getrennt vom Hauptsystem liegen.

Liegt das Archiv getrennt vom betroffenen Primärsystem, sind die archivierten Daten bei einem Angriff weiterhin verfügbar. Selbst bei einem erfolgreichen Angriff auf die Primärsysteme bleibt der Zugriff auf archivierte Daten gesichert, ebenso als Schutz vor versehentlichem oder mutwilligem Löschen durch Mitarbeiter.

Wenig Verwaltungsaufwand, planbare Kosten

Bei der Entscheidung für ein Archiv spielen neben der Technik auch der laufende Aufwand und die Kosten eine Rolle.

EMA verzichtet auf die Lizenzierung pro Nutzer und arbeitet stattdessen mit einem modulbasierten Modell. Das macht die laufenden Kosten von Anfang an planbar und reduziert gleichzeitig den administrativen Aufwand, weil kein separates Lizenzmanagement pro Mitarbeiter erforderlich ist.

Unterschiedliche Anforderungen. Ein Archiv.

Für manche Unternehmen steht die rechtssichere Aufbewahrung im Vordergrund, für andere die Suche oder der Schutz der Daten. Entsprechend unterschiedlich sind auch die Anforderungen an ein Archiv. Gemeinsam ist diesen Anforderungen, dass die Daten zuverlässig aufbewahrt und bei Bedarf schnell wiedergefunden werden können, ohne dabei zusätzlichen Aufwand für die IT zu schaffen.

Sie möchten herausfinden, welche dieser Gründe für Ihr Unternehmen am meisten zählen? Sprechen Sie uns an und wir zeigen Ihnen, wie EMA sich in Ihre bestehende IT-Umgebung einfügt.