E-Mail-Archivierung für Microsoft 365: Warum EMA die intelligente Archiv-Lösung ist
E-Mail-Archivierung ist für Unternehmen unverzichtbar. Während Microsofts integrierte Tools wie Purview grundlegende Archivierungs- und Compliance-Funktionen bieten, stoßen viele Rechts-, IT- und Compliance-Teams in der Praxis an Grenzen. Die Tools sind oft schwerfällig, die Suche dauert zu lange, und je nach Konfiguration erfüllt M365 nicht immer alle deutschen rechtlichen Grundlagen aus HGB, AO oder DSGVO.
EMA löst diese Probleme. Komplett in Deutschland entwickelt und gehostet, bietet die Lösung manipulationssichere Archivierung mit einer Suchfunktion, die tatsächlich funktioniert. ARTEC IT Solutions entwickelt seit drei Jahrzehnten Archivierungs- und Datenmanagement-Lösungen.
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Microsoft 365 und EMA: Warum diese Kombination funktioniert
Microsoft 365 bildet das Rückgrat der Unternehmenskommunikation, aber bei regulatorischer Compliance und langfristiger Datenaufbewahrung wird es kompliziert. Purview mag theoretisch die nötigen Funktionen haben, doch in der täglichen Arbeit empfinden es viele Teams als umständlich und langsam.
EMA wurde entwickelt, um genau dort anzusetzen, wo M365 an seine Grenzen stößt. Die intelligente Volltext-Suche durchsucht E-Mails, Anhänge und Metadaten ohne komplexe Abfragesprachen. Rechts- und Compliance-Teams finden, was sie brauchen, ohne auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein.
Besonders wichtig: EMA erstellt eine manipulationssichere Kopie Ihres Archivs im optionalen VSTOR Vault oder der EMA Cloud. Selbst wenn Microsoft 365 durch Ransomware beeinträchtigt wird, bleibt Ihr Archiv geschützt und zugänglich.
Für Rechtsabteilungen bedeutet das effizientere eDiscovery-Prozesse. Frühzeitige Fallbewertungen werden möglich, benötigte Daten lassen sich schnell finden und exportieren. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv genug, dass Teams produktiv arbeiten können, ohne ständig Administratoren zu kontaktieren.
Der Zugriff funktioniert über Outlook, Web und mobil. Rechts-, IT- und sogar Endbenutzer mit entsprechenden Berechtigungen können das System nutzen, ohne Plattformen zu wechseln. Die Kosten sind transparent kalkulierbar – EMA verzichtet auf userbasierte Preise zugunsten einer klaren Kostenstruktur.
Das Case Management in EMA ermöglicht es, Fälle zu erstellen, Legal Holds anzuwenden und relevante Daten unter einer Fall-ID zu gruppieren. Jede Aktion wird automatisch protokolliert, was interne Untersuchungen und externe Audits erheblich erleichtert.
Mehr als nur Microsoft 365
EMA beschränkt sich nicht auf M365. Die Lösung unterstützt Outlook, On-Premise-Datei- und Mail-Server sowie Gmail. Support für SharePoint, Google Workspace und OneDrive for Business folgt in Kürze. Ob cloud-basiert, On-Premise oder hybrid – EMA integriert sich nahtlos, ohne zusätzliche Komplexität zu schaffen. Altsysteme werden im laufenden Betrieb migriert, ohne Arbeitsabläufe zu unterbrechen.
Warum Rechtsabteilungen EMA gegenüber Purview bevorzugen
Viele Rechtsabteilungen kämpfen mit Purview. Die Navigation ist umständlich, die Suche oft langsam, Ergebnisse schwer zu filtern und Arbeitsabläufe kompliziert. EMA beschleunigt Reaktionszeiten und reduziert die Abhängigkeit von der IT-Abteilung erheblich.
Was unsere Kunden sagen
Führende Unternehmen verschiedener Branchen setzen auf EMA-Archivierungslösungen. Die Erfolgsgeschichten sprechen für sich.
Michael Jany, Teamleiter IT-Infrastruktur und IT-Security bei der Alfred Ritter GmbH & Co. KG, beschreibt seine Erfahrung: "Für uns ist EMA gewissermaßen die perfekte Kombination aus Rechtssicherheit und schneller E-Mail-Suche. Dies hilft auch mir bei alltäglichen Recherchen. Ich würde die Zeitersparnis gegenüber der früher oft mühsamen Suche in verschiedenen E-Mail-Ordnern auf mindestens zwei Drittel schätzen. Gleichzeitig läuft das System stabil und wartungsarm."
Lutz Hildebrandt, Geschäftsführender Gesellschafter der Publik. Agentur für Kommunikation GmbH, fasst es so zusammen: „Das größte Kompliment, das ich unserer EMA machen kann? Man vergisst leicht, dass sie Teil der IT-Infrastruktur ist. Denn sie leistet einfach und verlässlich im Hintergrund ihren Dienst. Wir müssen uns keinerlei Gedanken über Wartung und Pflege machen. Hinzu kommt, dass die EMA-Suchfunktion sehr leistungsfähig ist und zielführender als die Suche in Outlook selbst. Wir können immer darauf vertrauen, auch nach Jahren noch E-Mails zu Geschäftsvorgängen nachvollziehen zu können - selbst dann, wenn alle Beteiligten schon lange nicht mehr im Haus sind."
Die Kontrolle über Ihr E-Mail-Archiv zurückgewinnen
Ein Archiv sollte mehr leisten, als alte E-Mails zu sammeln. EMA bietet eine sichere, effiziente Plattform, die dabei hilft, compliant zu bleiben, sich gegen Ransomware zu schützen und schneller auf Anfragen zu reagieren. Ob Compliance-Anforderungen, HR-Untersuchungen oder besseres Datenmanagement – EMA liefert die Lösung.
