Deutsche Unternehmen sollten bei der E-Mail-Archivierung auf "Made in Germany" setzen
Deutsche Unternehmen müssen geschäftsrelevante E-Mails und Dokumente über Jahre hinweg revisionssicher archivieren – so verlangen es GoBD, HGB und AO. Doch obwohl diese Pflicht eindeutig ist, tun sich viele Firmen schwer damit, ihre Daten sicher abzulegen und rechtskonform zu nutzen.
Das Problem: Viele sitzen auf einem Datenschatz, den sie kaum heben können. Laut Bitkom schöpfen nur 6 % der Unternehmen das Potenzial ihrer Daten voll aus; 58 % nennen Datenschutz und rechtliche Unsicherheit als größte Hürden. Dabei wäre eine deutsche Archivierungslösung oft der einfachste Weg aus diesem Dilemma.
Datensouveränität ist geschäftskritisch geworden
Was früher nach politischem Schlagwort klang, ist heute harte Realität. Nahezu alle Unternehmen nutzen Cloud-Dienste oder planen dies. Und 97 % achten genau darauf, wo ihr Anbieter ansässig ist. EU-Standorte sind klar bevorzugt – aus gutem Grund: Innovation ohne Rechtssicherheit kann schnell sehr teuer werden. Doch was genau sind die Anforderungen und Probleme des geltenden Rechts?
Klare Archivierungs-Anforderungen durch deutsche Gesetze
Geschäftsrelevante E-Mails und die zugehörigen Dokumente müssen gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) archiviert werden. Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) geben Hinweise, wie die Archivierung revisionssicher umzusetzen ist. Seit dem Jahr 2017 gilt das verbindlich, und seit 2024 wurden die Vorgaben noch einmal konkretisiert, zum Beispiel für elektronische Rechnungen.
Parallel dazu drohen empfindliche Strafen bei Verstößen gegen die DSGVO – nicht nur finanziell, sondern auch durch einen langfristigen Vertrauensverlust bei Kunden. EU-weit beliefen sich die DSGVO-Bußgelder im Jahr 2023 auf über 2 Milliarden Euro.
Und die Anforderungen steigen weiter: Mit dem EU Data Act kommen zusätzliche Dokumentationspflichten. Wer heute schon Schwierigkeiten mit der Compliance hat, wird künftig noch stärker gefordert sein.
Das Risiko mit amerikanischen Cloud-Diensten
Besonders kritisch ist der Konflikt zwischen DSGVO und dem amerikanischen CLOUD Act. US-Behörden können auf Daten zugreifen, die von US-Unternehmen verwaltet werden – unabhängig davon, wo die Daten gespeichert sind. Für deutsche Firmen entsteht damit ein echtes Dilemma: Sie riskieren entweder einen DSGVO-Verstoß oder einen Konflikt mit US-Recht.
Das Argument „Unsere Server stehen in Deutschland" hilft dabei wenig. Entscheidend ist die Muttergesellschaft – und sitzt diese in den USA, gelten amerikanische Gesetze. Selbst deutsche Unternehmen können durch Übernahmen plötzlich ins Visier des CLOUD Act geraten.
Mit der Wahl eines deutschen Archiv-Anbieters bleiben Unternehmen unabhängig von der US-Gesetzgebung.
Was deutsche Archivierungslösungen anders machen
Rechtssicherheit und Unabhängigkeit: Deutsche Anbieter unterliegen ausschließlich deutschem Recht. Keine Grauzonen, keine Konflikte mit ausländischen Gesetzen.
Höchste Sicherheit: Rechenzentren in Deutschland sind ISO/IEC 27001-zertifiziert, für besonders hohe Ansprüche gibt es zusätzlich BSI C5.
Transparenz und Verlässlichkeit: Deutsche Datenschutzgesetze gehören zu den strengsten weltweit. Was manchmal als bürokratisch empfunden wird, ist für Unternehmen ein klarer Vorteil: Sie wissen genau, woran sie sind.
ARTEC: 30 Jahre deutsche Archivierung
Seit 1995 entwickeln wir bei ARTEC IT Solutions Archivierungslösungen in Deutschland. Das Archiv EMA zeigt, was „Made in Germany" in der IT bedeutet:
Konsequent deutsch
- Entwicklung, Support und Hosting ausschließlich in Deutschland
- ISO/IEC 27001- und BSI C5-zertifizierte Rechenzentren
- Inhabergeführtes Familienunternehmen ohne ausländische Investoren
Technisch ausgereift
- Zero-Knowledge-Architektur: Nur der Kunde hat den Schlüssel zu seinen Daten
- Erfüllung aller relevanten Vorschriften (DSGVO, GoBD, HGB, AO u.a.)
- Sekundenschnelle Suche in allen E-Mails und Dokumenten
Praktisch gedacht
- Einmal installiert, läuft EMA stabil und zuverlässig
- Transparente Preise ohne Lizenzierung pro User
- Kompatibel in jeder IT-Infrastruktur
Was Unternehmen jetzt tun können
Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Welche Cloud-Dienste nutzen Sie?
Prüfen Sie die Rechtslage: Erfüllen Ihre Prozesse alle gesetzlichen Vorgaben?
Stellen Sie die richtigen Fragen:
- Wo ist der Firmensitz des Anbieters?
- Wem gehört das Unternehmen – gibt es ausländische Investoren?
- Wo stehen die Rechenzentren?
- Welche Zertifizierungen liegen vor?
- Seit wann gibt es den Anbieter?
Fazit: Archivierung Made in Germany rechnet sich
Fast alle Unternehmen wünschen sich laut aktuellen Bitkom-Zahlen deutsche Anbieter und Serverstandorte. Dennoch setzen viele weiterhin auf ausländische Lösungen – oft aus Unwissenheit. Dabei gibt es längst Alternativen, die nicht nur rechtssicher, sondern auch technisch leistungsstark sind.
ARTEC zeigt seit 30 Jahren, dass Archivierung „Made in Germany" keine Kompromisse bedeutet: Sicherheit, Compliance, Performance und faire Preise – alles aus einer Hand.
Ihre Daten sind Ihr wertvollstes Gut. Sorgen Sie dafür, dass sie dort bleiben, wo sie hingehören: unter Ihre Kontrolle.
