Digitalpflicht 2027: Für Arbeitgeber gelten neue Regeln für die Archivierung von Entgeltunterlagen

Viele Unternehmen arbeiten noch mit gewachsenen Ablagestrukturen und Insellösungen. E-Mails hier, Rechnungen dort, Personalunterlagen irgendwo auf einem Netzlaufwerk. Das funktioniert im Alltag oft gut genug, bei einer Prüfung zeigen sich die Schwachstellen dann häufig schnell.

Ab dem 1. Januar 2027 verschärft sich der Rahmen. Mit dem Auslaufen der bisherigen Befreiungsmöglichkeit nach § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen Arbeitgeber mit sozialversicherungspflichtigen Beschäftigten grundsätzlich Entgeltunterlagen elektronisch und maschinell auswertbar führen. Papier reicht dann nicht mehr.

Was muss nach Beitragsverfahrensverordnung (BVV) archiviert werden?

Betroffen sind die typischen Bestandteile der Entgelt- und Personalabrechnung: Entgeltabrechnungen und zugehörige Nachweise, Meldungen zur Sozialversicherung, Unterlagen zur Versicherungs- oder Beitragspflicht, Bescheinigungen der Krankenkassen sowie Nachweise zu Beschäftigungsverhältnissen und Aufenthaltstiteln ausländischer Mitarbeitender.

Entscheidend ist dabei nicht nur, dass die Unterlagen digital vorliegen. Sie müssen im Prüfungsfall der Deutschen Rentenversicherung vollständig, strukturiert und ohne Verzögerung bereitgestellt werden können. Ein Netzlaufwerk mit unsortierten Scans kann das im Regelfall nicht leisten.

Die GoBD als Maßstab für die Archivierung

Die Anforderungen gelten nicht losgelöst vom restlichen Unternehmensumfeld. Wer Entgeltunterlagen elektronisch führt, muss dabei die GoBD einhalten (die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form). Dort vorgeschrieben sind unter anderem die unveränderbare Speicherung, nachvollziehbare Ablage- und Archivierungszeitpunkte, dokumentierte Zugriffe und eine strukturierte Wiederauffindbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum.

Wer die eigene Archivstruktur daran misst, stellt oft fest, dass einzelne Dateien in Cloud-Ordnern oder auf Laufwerken keine GoBD-konforme Archivierung sind.

Gesetzliche Archivierungsfristen im Überblick

Die Pflicht zur elektronischen Führung der Entgeltunterlagen ist nur ein Teil eines größeren Rahmens. Je nach Dokumentart gelten unterschiedliche Fristen: Handelsbücher, Jahresabschlüsse, Inventare und Eröffnungsbilanzen sind zehn Jahre aufzubewahren. Für Buchungsbelege und Rechnungen gilt seit 2025 eine Frist von i.d.R. acht Jahren. Geschäftsbriefe und andere geschäftsrelevante E-Mails sind für sechs Jahre aufzubewahren.

Rechtliche Grundlagen sind unter anderem § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) und § 147 Abgabenordnung (AO), ergänzt von individuellen Vorgaben zum Beispiel für Branchen oder Unternehmensgrößen.

Die Archivierung von E-Mails wird häufig unterschätzt

E-Mails gelten im Unternehmensalltag selten als Dokument im klassischen Sinne. Sobald sie jedoch geschäftsrelevante Inhalte transportieren, unterliegen sie denselben Aufbewahrungspflichten wie Briefe oder Rechnungen. In der Praxis entstehen hier regelmäßig Lücken, wenn keine zentrale Archivierungslogik vorhanden ist.

Zentrales Archiv statt Einzellösungen

Die eigentliche Herausforderung liegt selten in der Digitalisierung selbst. Sie liegt in der Konsolidierung. Viele Unternehmen haben Daten in Personalverwaltung, Rechnungswesen, E-Mail-System und Dateiablage, und viele unterschiedliche Quellen, die im Prüfungsfall mühsam zusammengeführt werden müssen.

Ein zentrales Archiv, das E-Mails, Dokumente, Chats und auch Personalunterlagen gemeinsam verwaltet, reduziert diesen Aufwand spürbar. Mit EMA bieten wir ein solches Archiv, On-Premise, in der Cloud oder hybrid. EMA fügt sich nahtlos in jede IT-Infrastruktur ein und bietet eine einheitliche Ablage- und Suchstruktur für alle relevanten Dokumenttypen.

Fazit zur Digitalisierungspflicht 2027 für Arbeitgeber nach Beitragsverfahrensverordnung (BVV)

Der Stichtag 1. Januar 2027 ist konkret. Wer die eigenen Archivierungsprozesse jetzt prüft, hat noch ausreichend Zeit, bestehende Strukturen sinnvoll zu konsolidieren, ohne Zeitdruck und ohne das Risiko, bei einer Betriebsprüfung schlecht vorbereitet dazustehen.

Wir unterstützen Sie bei der Analyse Ihrer Archivierungsumgebung. Sprechen Sie uns gerne an!