Unser Ansatz zu KI in der E-Mail-Archivierung
Von Nils Artishdad, Geschäftsführer der ARTEC IT Solutions GmbH
Höher, schneller, weiter: In der IT-Branche jagt man gerne den neuesten Trends hinterher. Alle paar Jahre elektrisiert eine neue Technologie die gesamte Branche – und plötzlich klebt jeder Anbieter das aktuelle Modewort auf seine Produkte. Nach drei Jahrzehnten wissen wir: Das ist selten der richtige Weg.
Als mobile Apps zum Pflichtprogramm wurden, haben wir unsere Oberfläche nicht einfach in ein Smartphone-Display gequetscht. Stattdessen haben wir uns gefragt: Wann braucht jemand wirklich mobilen Zugriff auf das Firmenarchiv? Welche Sicherheitsanforderungen entstehen dabei? Das Ergebnis war eine durchdachte Lösung, keine hastige Anpassung.
Was heute alle „Blockchain“ nennen, setzen wir seit 2005 mit unseren digitalen Signaturen um: eine kryptografische Verkettung mit Zeitstempeln zum Manipulationsschutz. Wir haben es nur nie anders genannt als das, was es ist. Eine Brücke heißt ja auch nicht „Cross-Water Transportation Enablement Platform“.
Als der große Cloud-Exodus begann, haben wir uns mit der ARTEC Trusted Cloud als Hosting-Lösung zurückgehalten und Erfahrung gesammelt, um es dann mit EMA Cloud richtig zu machen, frei nach dem Motto: „Wenn Cloud, dann richtig – und sicher“. EMA Cloud wird in Deutschland und auf Wunsch weltweit auf führenden Hyperscaler-Plattformen mehrfach redundant betrieben. Jeder Kunde profitiert von einem vollständig von anderen Kundendaten isoliertem Archiv mit echter Zero-Knowledge-Verschlüsselung. Bei EMA Cloud haben wir als Hersteller keinen Zugriff und keine Einsicht in Ihre archivierten Daten und auch die Hyperscaler-Betreiber haben anders als sonst üblich keine Zugriffsmöglichkeit. Das verstehen wir unter Datensicherheit made in Germany: solide, zu Ende gedachte Softwareentwicklung ohne Kompromisse.
Halbfertige Lösungen mit schicken Namen überlassen wir anderen. Wir versuchen Probleme stattdessen erst zu verstehen und dann im Kern zu lösen. Bei KI erleben wir gerade dasselbe Schauspiel – und wieder machen viele dieselben Fehler.
Die KI-Falle
Schauen Sie sich um: Überall wird derzeit künstliche Intelligenz „integriert“. Anbieter und Plattformbetreiber suchen sich einen KI-Dienst aus, bauen ihn fest ein und fertig. Das bedeutet: Ihre sensibelsten Daten wandern durch fremde Sprachmodelle und werden irgendwo zu Bedingungen verarbeitet, die Sie als Kunde nicht kontrollieren oder beeinflussen können.
Das Grundproblem kennen wir seit Jahrzehnten: Vendor Lock-In.
Ein Beispiel gefällig? Bei Cursor verdreifachte der Betreiber des dahinterstehenden KI-Modells über Nacht die Preise. Die Nutzer hatten daraufhin die Wahl: massive Einschränkungen hinnehmen, zahlen oder wechseln. Bei einer Softwareentwicklungsumgebung mag das noch mit vertretbarem Aufwand möglich sein. Bei einer Archivierungslösung mit Jahren oder Jahrzehnten an Unternehmensdaten? Viel Spaß beim Umzug.
Was machen Sie, wenn neue Datenschutzgesetze die fest verbaute KI-Lösung zum Problem machen? Wenn das integrierte Modell nicht mehr zeitgemäß ist? Wenn Sie spezielle Funktionen benötigen, die es nicht unterstützt? Oder wenn Sie bereits in eigene KI-Modelle investiert haben? Dann sitzen Sie in der Falle. Zahlen oder migrieren.
Genau das verhindern wir seit 30 Jahren. Denn es geht auch anders.
Unser Weg: Sie entscheiden
Statt Ihnen vorzuschreiben, welche KI Sie zu nutzen haben, entwickeln wir für unser kommendes Firmware-Release AOS 7.0 ein Framework, das Ihnen die Kontrolle zurückgibt.
Sie definieren eigene Aktionen, die bei Suchanfragen ausgelöst werden. Die Ergebnisse schicken Sie an Ihre KI-Werkzeuge und bekommen sie angereichert zurück. Die Entscheidung liegt dabei immer bei Ihnen: welche Anbieter, welche Daten, wo die Verarbeitung stattfindet, wie die Integration aussieht, usw. Sie kontrollieren die Prompts, die Modellparameter, die Zugriffsrechte.
Wir sehen darin den einzigen vernünftigen und gangbaren Weg, damit Sie Ihre Daten mit den Werkzeugen Ihrer Wahl und unter Ihrer Kontrolle datenschutz- und gesetzeskonform verarbeiten können.
Die technische Umsetzung
Unser Universal Actions Framework nutzt den sich gerade etablierenden Model Context Protocol-Standard. Vereinfacht gesagt stellt es eine Übersetzungsschicht zwischen Ihrem Archiv und beliebigen KI-Anbietern dar.
Wenn jemand in EMA sucht oder eine Aktion auslöst, ruft das Framework die konfigurierten KI-Endpunkte auf. Diese greifen über unsere bewährten APIs auf die Archivdaten zu. Das sind übrigens die gleichen Schnittstellen, die wir seit Jahren pflegen und ausbauen: Dokumentensuche über unsere Such-API, Attribute über unsere Attribut-API, Dokumentenzugriff über unsere Download-API. Alles bereits da, ausgereift und seit Jahren bewährt im Einsatz.
Dahinter stecken standardisierte REST-Aufrufe und keine proprietären Schnittstellen. Diese funktionieren mit jedem Dienst, der HTTP sprechen kann. Ihr KI-Dienst verarbeitet die Daten nach Ihren Regeln und liefert die Ergebnisse, die EMA dann in der Oberfläche anzeigt. Wir als Hersteller mischen uns nicht ein. Es erfolgt keine Vermittlung über unsere Server und es gibt auch keine Vorgaben bei der Anbieterwahl. EMA spricht direkt mit Ihren KI-Diensten, und das über die gleiche sichere API-Infrastruktur, auf die viele unserer Kunden bereits seit Jahren vertrauen.
Sie haben ein lokales KI-Modell für sensible Daten? Dann greift EMA auf Ihre Server zu. Wünschen Sie lieber einen cloud-basierten Dienst für standardisierte Anfragen? Auch das ist kein Problem. Sollen Ihre Abteilungen verschiedene Sprachmodelle nutzen? Auch das ist mit unserem neuen Framework möglich.
Beispiele aus der Praxis
Hier einige konkrete Beispiele dafür, wie sich diese Flexibilität in der Praxis auswirkt:
Ein Finanzdienstleister musste E-Mails nach seinem speziellen Regelwerk kategorisieren. Mit einer fest eingebauten KI wäre er auf die Möglichkeiten des Anbieters festgelegt gewesen. Mit unserem Framework hat er ein branchenspezifisches KI-Modell angebunden, das seine speziellen Anforderungen gezielt umsetzen konnte. Als sich mit der KI-Verordnung in der EU die Vorschriften änderten, konnte die Klassifizierung angepasst werden, ohne an EMA dafür etwas zu ändern. Die Archivierung lief die ganze Zeit weiter wie gewohnt.
Ein Krankenhaus in den USA wiederum musste Patientendaten aus Dokumenten extrahieren und dabei HIPAA-konform bleiben – ein US-amerikanisches Gesetz, welches den Umgang mit Gesundheitsdaten regelt. Statt die Daten an irgendeinen Cloud-Dienst zu schicken, läuft hier alles über eine lokale KI. Sensible Patientendaten verlassen so nicht das Haus.
Ein Maschinenbauer schließlich wollte KI nutzen, hatte aber Bedenken wegen kommender Regulierungen. Er hat auf ein Large Language Model in der Cloud gesetzt, aber da die Rechtsabteilung diesbezüglich Einwände hatte, wurde zu einem lokalen Sprachmodell gewechselt. Statt einer aufwändigen Migration war lediglich eine kurze Konfigurationsänderung erforderlich.
Regulierung? Kein Problem
Gesetzgeber weltweit überbieten sich gerade mit immer komplizierteren KI-Regulierungen. Die KI-Verordnung der EU etwa macht aus Softwareanbietern, die KI einbauen, sogenannte „KI-Anbieter“ mit massiven Compliance-Pflichten. Die USA gehen ihren eigenen Weg mit Erlässen des Präsidenten und Richtlinien einzelner Behörden. Japan wiederum setzt auf Selbstregulierung. China hingegen reguliert die verwendeten Algorithmen. Der Rest der Welt wird auf die eine oder andere Weise nachziehen.
Mit fest verbauter KI hängen Sie an der Compliance-Strategie Ihres Anbieters. Wird er in der EU zu einem Anbieter von künstlicher Intelligenz, sind Sie es in einigen Fällen automatisch auch. Kommen neue US-Richtlinien, müssen Sie mit den Entscheidungen Ihres Anbieters leben.
Wir ziehen in dieser Sache eine klare Grenze. ARTEC bleibt ein Archivierungsanbieter. Wir stellen Ihnen die notwendigen Werkzeuge bereit. Ob und wie Sie diese Werkzeuge nutzen, entscheiden Sie.
Besonders relevant ist das übrigens auch für internationale Unternehmen. Über unsere verteilte Suche können Sie mit EMA bereits heute im Einklang mit nationalen Vorschriften für ihre internationalen Niederlassungen ein globales Unternehmensarchiv aufbauen. Auch bei der KI ist dies hilfreich. Vielleicht benötigen Sie für Europa einen Ansatz, für die USA einen anderen und für Asien wieder eine andere Variante. Wenn sich die Gesetzeslage ändert, passen Sie einfach auf nationaler Ebene Ihre KI-Strategie an und bleiben handlungsfähig.
Unsere Philosophie
Eines ist wichtig: ARTEC IT Solutions wird kein KI-Unternehmen. Wir sind und bleiben Spezialisten für Archivierung, denn das können wir und das machen wir gut. Darauf können Sie sich verlassen. Aber wir sehen auch, wie KI die Arbeit mit archivierten Daten verändert und vereinfacht. Deshalb schaffen wir die technischen Voraussetzungen, damit Sie KI nutzen können, allerdings zu Ihren Bedingungen. Sie behalten die volle Kontrolle über Ihre Daten, Ihre Prozesse, Ihre Compliance. Wir liefern das Werkzeug, Sie entscheiden über den Einsatz. Das ist unser Verständnis von Partnerschaft.
Keine Anbieterbindung, keine versteckten Kosten, keine Überraschungen – dieses Versprechen geben wir seit Jahrzehnten jedem Kunden, der sich für EMA entscheidet. Wir gehören zu den wenigen verbliebenen Anbietern mit echten Pauschalpreisen. Egal, ob Ihr Archiv oder Ihr Unternehmen wächst – der Preis bleibt gleich. In einer Welt voller Abo-Modelle und nutzungsbasierter Abrechnung ist das quasi schon die Ausnahme. Mit EMA können Sie sich auf Ihr Geschäft konzentrieren, ohne Sorge vor möglichen Überraschungen bei der nächsten Rechnung.
Ausblick
KI kommt in die Unternehmen, das steht außer Frage. Die entscheidende Frage ist: Wie gestalten wir diesen Wandel?
Der bequeme Weg wäre für uns gewesen, dies für Sie festzulegen, indem wir eine KI-Lösung auswählen und sie fest in EMA einbauen. Viele unserer Mitbewerber gehen aktuell diesen Weg und kurzfristig mag das sogar attraktiv erscheinen. Ein Häkchen bei „KI-Integration“, schöne Screenshots für die Marketingabteilung, fertig.
Aber wir kennen unsere Kunden. Sie haben über Jahre hinweg individuelle Prozesse aufgebaut, spezielle Anforderungen entwickelt, eigene Compliance-Standards etabliert. Sie in eine vorgefertigte KI-Lösung zu zwängen, wäre respektlos – und kurzsichtig. Denn was heute State-of-the-Art ist, kann morgen schon überholt sein.
Unser Universal Actions Framework ist bewusst ein anderer Ansatz. Wir respektieren Ihre Kompetenz, Ihre Anforderungen und Ihre unternehmerische Zukunft. Sie entscheiden, welche KI-Technologie zu Ihrem Unternehmen passt. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Daten. Sie bleiben handlungsfähig, wenn sich Märkte, Technologien oder Regularien ändern. Egal ob ChatGPT, Claude, Gemini oder was auch immer morgen kommt, unser Framework unterstützt es. Und wenn Sie eigene Modelle entwickelt haben, helfen wir Ihnen gerne bei der Anbindung.
30 Jahre Erfahrung haben uns eines gelehrt: Die besten Technologieentscheidungen treffen Sie selbst. Unsere Aufgabe ist es, Ihnen die dafür nötigen Werkzeuge an die Hand zu geben. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. Mit dem Universal Actions Framework von EMA setzen Sie nicht auf unsere KI-Strategie. Sie setzen stattdessen Ihre eigene um. Genau das macht für uns eine Partnerschaft auf Augenhöhe aus.
